进馆电子档案元数据规范

进馆电子档案元数据规范

（一）基本描述信息（约束：必选）

按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。

（二）电子特征信息（约束：可选）

1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。

2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。此项由计算机自动生成。

3、室编电子档案号（标识：reference code of

electronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。

4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。

保管期限代码编码规则如下：

1—永久

2—长期

3—短期

4—30年

5—10年

5、容量（标识：size；数据类型：数字型；著录规则：直接著录数字，单位为字节（B）；约束：可选），用于记录电子档案所占的计算机存储空间大小。此项由计算机自动生成。

6、存储位置（标识：memory mapped；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录电子档案实际存储地址，包括：网络服务器、节点、驱动器、文件夹的名称等。此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。

7、载体编号（标识：reference code of medium；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录电子档案存储载体的编号。此项由处理人员手工录入或由计算机自动生成。存储载体的编号方案为：“全宗号—存储载体类型代码—顺序号”。存储载体类型代码为：DVD—一次性写入光盘DVD-R （DVD-Recordable）。

8、创建时间（标识：created date；数据类型：日期时间型；约束：可选），用于记录电子文件的创建时间。此项由计算机自动生成。

9、最后修改时间（标识：modified date；数据类型：日期时间型；约束：可选），用于记录电子文件的最后修改时间。此项由计算机自动生成。

10、电子签名指示符（标识：authentication indicator；数据类型：字符型；约束：可选），用于描述电子签名相关信息，可存放电子档案的数字摘要信息、电子签名的验证途径与方法信息、验证数据等。此项由计算机系统自动生成或处理。

11、硬件环境描述（标识：hardware；数据类型：字

符型；约束：可选），用于描述电子档案的支持硬件，如：计算机型号及制造商，网络服务器型号及制造商，数据库服务器型号及制造商，机读设备（光盘驱动器）型号及制造商等。此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。

12、软件环境描述（标识：software；数据类型：字符型；约束：可选），用于描述电子档案的支持软件，如：操作系统名称和版本，数据库系统名称和版本，应用软件名称、版本和开发商，相关软件（如：文字处理工具软件、编码类型、浏览器、压缩/解密软件等）。此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。

（三）形成或处理过程信息（约束：可选）

1、处理类型（标识：process type；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录文件处理流程的类型，如发文拟稿、核稿、审核、会签、签发、登记……归档，收文登记、拟办、批办、承办……归档。此项在文件流转过程中由计算机自动生成，或者由人工判断选择。

2、处理者（标识：processor；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录与处理类型相对应的处理人员的姓名。此项在文件流转过程中由计算机自动记录。

3、处理时间（标识：process date；数据类型：日期时间型；约束：必选），用于记录撰写处理意见的日期和时间。此项在文件流转过程中由计算机自动记录。

4、处理部门（标识：processing department；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录与处理类型相对应的处理部门名称。此项在文件流转过程中由计算机自动记录。

5、处理意见（标识：process view；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录与处理类型相对应的处理意见。此项由处理人员手工录入。

6、处理后发出时间（标识：send date；数据类型：日期时间型；约束：可选）。此项由计算机自动生成。

7、接收时间（标识：receive date；数据类型：日期时间型；约束：可选），用于记录文件处理过程中的接收日期和时间。此项由计算机自动生成。

注：

1、以上各元数据项内的记录内容均不能带“<”、“>”、“换行符”、“半角空格符”等字符。如确有需要，“<”可替换为“《”，“>”可替换为“》”，“半角空格符”可替换为“全角空格符”；

2、除特殊规定外，处理类型、处理者、处理部门、处理意见等元数据项内的记录内容不能用代码，而应直接用汉字表示。