关于构建公司协同办公系统的申请

关于构建公司协同办公系统的申请

公司领导：

为提高公司各部门工作效能，建设开放型、服务型、高效型企业，提高办事效率，降低行政成本，推进公司现代化建设进程。我部对省内其他有关现代化企业进行调查了解。目前，我省多数现代化企事业单位均依托已建成的电子政务网络平台，建设

一、指导思想

提高工作效率、节约办公成本、积累企业文化。

二、项目目的

1、无纸化办公：通过OA办公系统的导入对现有日常办公中的信息发布、内部通信、流程审批、文档管理、企业管理等进行统一的信息化管理，真正意义上实现无纸化办公。

2、节约运营成本：改善了公司信息及公文流转效率。以前用纸张逐个部门找人签字的繁琐工作，现在可以通过OA系统快速解决,以前公司各级需要花上几天时间完成的审批程序，现在也可以利用OA系统快速解决。减少报销时间，减少纸张用量，完善文档管理，完善行政资源管理，提高办公效率。

3、增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效的控制各部门，各个人员的工作进度情况；实时、全面的掌控各部门工作办理状态，及时发现问题，及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

三、公司内部现状分析

1、文件管理方面

（1）公司内部文件采用手工签批，效率低，不易管理。

（2）流转中的批示意见不能被及时反馈，不能随时了解文件进度，事后找不到文件。

（3）文件归档、存储与检索能力差。

（4）大量的文件审批过程需要专人进行跟踪，经常因一两个人外出而影响整个文件的流转，浪费人力且效率低下。（5）收发文件较多，容易出现文件遗失问题。

（6）大量文件没有按照相关规范进行严格管理。

2、知识管理方面

（1）知识散落在民间。知识是企业的最大的财富，但是企业各种知识却散落在各个地方，没有得到积累、共享和利用。（2）人走知识走。企业多年积累的知识由于散落于个人手中，一旦辞职，就造成人走知识流失，企业为此而付出惨痛代价。（3）缺乏信息获取手段。新员工入职查找不到相关资料，导致迟迟不能达到上岗要求。

（4）没有知识管理概念。企业员工没有知识管理概念，导致知识资源经常丢失，也没有充分利用知识提升管理水平。

3、工作流管理方面

（1）、公司的审批流程采用手工处理方式，但是在实际的管理和

运营过程中，经常会出现一些问题。如：为了签一份文件而在各个部门奔波，并且经常会因为负责人不在而造成工作的延误。

（2）工作流的相关资料不能有效和统一的管理，审批意见不能完整的保存并归档。

（3）人工送审，传递慢、成本高、信息反馈不及时、不同步、办理情况不易于跟踪，办理意见不利于查阅等问题。（4）手工审批意见字迹不容易辨认，容易出错。

（5）公司当前有的工作缺乏约束和指导，尚未形成规范的工作流程体系。存在各种隐性与显性流程，缺乏流程清洗、梳理、整合、优化并贯彻落实执行。

4、信息应用方面

（1）企业的不同的信息以不同的结构在不同的数据库，主机，文件服务器，应用系统之上存在，而这些系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存并缺乏应有的关联，从而给企业获取有用的信息带来很大障碍。

（2）缺乏统一，高效，便捷的信息展示平台。

（3）目前公司已经引入了多种应用系统，在各个业务领域的管理上都有自己的特点，但是由于他们无法面向整个业务过

程，各个系统之间也难以紧密集成。使得企业“环环相扣”

的业务被这些分散的系统“分割”开来。企业不得不花大量的人力，物力对其进行切换，维护，造成运营效率不高和反

映迟钝。

四、项目技术方案

通过对比国内几家成熟的OA系统提供商，比较他们各自的功能和特点、业务集成度、性价比、以及对公司业务的适用度等，推介万户的OA办公系统。

五、项目企业同比及所需资金预算

湖南省保监局35万

长沙经济开发区管委会130万

株洲市交通局27万

山河智能43万（第一期）

运达实业集团70万（共3期）

中联重科200万（共5期）

我公司人员较少，规模不大，所需办公模块应用不多，初期预算约9.5万左右。

六、项目推进实施计划

项目计划2012年10月开始实施，2个月内完成上线，并根据企业相关业务流程不断优化。

以上是关于公司OA办公自动化系统项目的启动申请报告，妥否，请领导批示。

综合人事部

2012年9月10日