企业采购管理办法

物资采购管理办法

第一章总则

第一条为了进一步规范采购程序，降低采购成本、提升采购质量和服务水平，结合公司实际情况，依据《中华人民共和国招标投标法》有关制度,特制定本办法。

第二条本办法适用于除公司信息化、后勤物资外的所有物资采购业务。

第三条物资采购遵循“公开、公平、公正”的原则和“诚信为本，品质为先”的理念。

第二章采购职责

第四条采购供应部是公司采购业务的归口管理部门，主要职责是：

(一)负责公司采购计划的执行工作。

(二)负责物资采购的策略和战略研究工作。

(三)负责采购市场调研、开拓和维护工作。

(四)负责合同起草、审核，并履行合同约定工作。

(五)负责物资质量控制、编制货款支付计划和协调售后服务工作。

(六)负责供应商管理工作。

(七)负责组织物资验收工作。

(八)负责物资采购数据统计及台账的建立与完善。

(九)负责物资供应的其他相关工作。

第三章采购管理

第五条采购工作遵循“计划在前、采购在后”的原则进行。

第六条采购供应部是公司物资采购计划的主要执行部门，具体按照公司《物资采购计划管理办法（试行）》执行。

第七条公司采购的主要方式：战略采购、招标采购、比价采购和商务谈判等。

第八条战略采购

(一)战略采购：需求稳定、品种较少、数量多、金额大、且能形成规模的物资，独家生产或专利产品等单一货源物资，集团内部协作产品。

(二)合作方式：与供应商签订战略合作协议，长期合作。战略合作协议有效期原则上不能超过一年。

第九条招标采购：招标采购依据公司《招标管理办法》执行。

第十条除战略采购和招标采购外，可根据物资性质、需求情况、市场行情灵活选择比价采购或商务谈判等采购方式。

(一)比价采购过程控制

1.比价采购供应商选择必须由采购供应部从公司《物资供应商目录》中选择，原则上不得少于3家，少于3家供应商报价的为无效比价。

2.供应商报价必须满足询价条件，报价单由业务代理人签字

并加盖公章后生效。

(二)商务谈判过程控制

1.独家生产或专利产品等单一货源未实施战略采购的物资，原生产系统改造或设备配套产品，招标、比价采购供应商数量不足3家的，可以进行商务谈判采购。

2.采购供应部在谈判前对市场进行调研，摸清市场情况。

3.商务谈判由采购供应部负责组织，党群工作部审计监察室监督、检查。

4.商务谈判供应商为两家时，应先采用现场循环报价，然后再和低报价方进行谈判。

第十一条紧急物资采购经有关领导口头沟通同意后，可先采购后补办相关手续。

第十二条分级谈判：除招标采购、战略采购外，比价采购和商务谈判等采购方式最终必须经过分级谈判流程。业务人员根据比价和谈判结果填写《物资采购分级谈判审批表》（详见附件），由科长、采购供应部副部长或部长、采购供应部分管领导逐级谈判，择优选择供应商，最大限度降低采购成本。

第十三条定标管理

招标采购、战略采购和分级谈判流程结束后，采购供应部要把采购初步结果进行汇总，并报公司招标领导小组进行评审。根据采购金额，依照以下流程进行确定：

(一)采购金额在10万元以下的，分级谈判流程结束后，直

接签订采购合同，之后在招标领导小组会上通报。

(二)采购金额在10万元（含）以上的，由采购供应部会议研究，汇总上报公司招标领导小组审批。

第四章合同管理

第十四条采购供应部负责审批后的合同签订工作，合同实行“谁采购、谁承办”的原则。

第十五条公司采购业务都必须签订采购合同，合同内容以公司规定的模板为准。

(一)战略采购由公司和战略合作供应商签订战略采购协议。

(二)除战略采购外其他采购方式，以集团公司或相应的子公司和供应商签订采购合同。

(三)单笔采购金额在10万元（含）以下的采购业务，采购合同传真件及其复印件、扫描件均有效。

第十六条合同的起草

(一)依据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规和陕煤化集团有关规定以及招标文件、投标文件、中标通知书、商务谈判报告、比价结果单、技术协议等起草合同。

(二)合同内容包括：物资名称、型号规格、数量、单价、金额、质量标准及要求、运输方式、交货方式、交货地点、交货时间、结算方式、发票税率、付款条款和相关文件资料，以及保险、售后服务、违约责任、合同有效期、验收、索赔、仲裁和其他需要约定的事项等。

第十七条合同审批、签订和合同履行按照公司《合同管理办法》执行。

第十八条合同签订后综合管理部、采购供应部、相关子公司物资管理科及财务管理部门各执一份，如有《技术协议》一并留存。采购供应部业务员需将招标资料、技术协议、询价单、往来文书、验收资料等收集归档。合同台账和统计工作由采购供应部负责。

第五章验收、供应商、售后管理

第十九条验收管理：物资到货后的验收、出入库工作按照公司《物资仓储管理办法》执行。

第二十条供应商管理：供应商管理依据公司《供应商管理办法(试行)》执行。

第二十一条售后管理：采购供应部应根据使用单位要求，按照物资采购合同和技术协议及时联系厂家开展售后服务；并及时办理使用单位所提交的返厂维修工作。

第六章结算管理

第二十二条采购供应部和子公司负责本单位物资货款的结算工作。

第二十三条货款结算

1.财务管理部每月分时间段向采购供应部出具可支付资金额度，采购供应部有关业务科室根据可支付资金额度、依据合同、

到货、票到挂账等情况编制付款计划明细。

2.采购供应部和子公司根据资金平衡会议纪要办理付款申请单进行付款。

3.付款审批流程按公司财务审批程序执行。

第七章采购纪律

第二十四条各项采购活动必须严格遵守国家相关法律法规和公司有关规定，严禁违法、违规操作，对违规、违纪行为的部门和人员，按照国家、公司规定予以追究。

第二十五条参与采购活动的工作人员不得向供应商泄露影响公平竞争的商务信息，不得接受供应商任何形式的贿赂，在业务往来中要作风正派，办事公道，态度热情，廉洁奉公，不损公肥私，不变相捞好处。

第二十六条对于未按本办法和有关规定实施且造成安全事故和经济损失的，将根据损失程度和具体情节，按照有关规定给予纪律处分，情节严重的移交司法机关追究其法律责任。

附件

物资仓储管理办法（试行）

第一章总则

第一条为了贯彻执行公司相关规定，进一步规范物资管理程序、保障公司库存物资的安全与完整、降低物资仓储管理成本、规范物资验收、避免物资积压，特制定本办法。