电子文档格式

电子文档格式规定

为了保持焱星筑梦团电子档案格式的统一，便于管理，焱星筑梦团所有电子档案均执行统一的格式要求。现制定焱星筑梦团电子文档规范如下：

1、文件要求

为保证兼容性，所有交给秘书中心的文件必须采用Word 97-2018 或Excel 97-2018的格式编辑，WPS版本所使用的格式必须转换成Word/Excel 97 -2018的格式才能提交给秘书中心或相关部门；

2、页面要求

采用A4纸张，页面边距设置为上下各2.5cm，左右各2.75cm（有特殊要求的除外）；

3、标题要求

文档的主标题一律使用“微软雅黑、小二号、加粗、居中”格式；如文件中有附件或表格，则其标题按照主标题的格式调整；

4、正文要求

正文格式设置为“黑体、四号、不加粗”。所有文字、标点均使用全角字符。如果正文中包含表格，表格中的内容可以以排版美观为目的灵活调整其字体大小，但字体样式必须按以下格式设置：表格的表头“宋体、加粗”，表格内容“仿宋、不加粗”，表格中的所有内容必须居中对齐；如果正文段落前有小标题，其格式只需要相对本段正文加粗；

5、段落格式

段落为首行缩进两字符，行距可根据段落情况灵活调整，不做统一要求，但必须保持文档内部的相对统一；行距统一为1.5倍行距（有特殊要求时根据要求设定）

6、段落编号

一级段落编号为“一、”、“二、”……，二级段落编号为“1、”、“2、”……，三级段落编号为“（1）”、“（2）”等等，一般不使用四级段落编号。相同的编号段落之间通过分号分隔，最后一段用句号结束。为方便调整格式，请取消“段落自动编号”功能，方法如下：“工具”菜单——“自动更正选项”——“键入时自动套用格式”选项卡——取消“自动编号列表”条目；

7、落款要求

落款必须使用部门全称，日期使用“YYYY年MM月DD日”右对齐（须使用“右对齐”功能，不允许通过空格键调整）的样式。

8、适用范围

焱星筑梦团的各种常用文档，如工作计划、工作总结、调查报告、活动流程、活动方案等：活动通知等文件按照各自要求调整格式。

附：通知类文档拟定流程

1、各部门部长活动前起草相应文件；

2、分管副主席审阅，确保内容无误；

3、秘书中心进行格式调整；

4、各部部长将修改后的文件给秘书中心做最后的校正；

5、各部部长把文件交分管副主席审阅，进一步修正后交于招就处老

师进行最后审批；

6、秘书中心将此文件上传至群文件，备注

7、秘书中心打印该文件盖章、存档。