如何更好的规范应用文写作

如何规范应用文写作

目录

一、应用文规范性的表现及其引发的问题

二、应用文的规范性来源于创新性

1.应用文的规范化首先取决于它的社会功能

2．应用文的规范化也取决于读者

3.应用文的规范性还取决于应用文特有的行文特点和办文

规则

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一、应用文规范性的表现及其引发的问题

规范性是应用文有别于文学创作的一个显著的特征。应用文的规范性首先表现在应用文格式的规范, 应用文的各种文体在长期使用过程中已形成相对稳定的格式, 从标题到内容直至落款, 要素完备, 自成一体。根据不同文体功能的要求, 应用文的文体格式主要有三种形式, 即文字叙述式、图表式、文字图表互补式。应用文格式的规范化又分为两种情况, 一种情况是有些文体格式在实际应用中日趋成熟, 已成为行业的标准, 并由相关的管理机构做出统一规范和要求, 如国家标准局作为国家标准颁布执行的学术论文和相关科技文体格式标准、国务院和中共中央办公厅做出统一的行政公文规范。另一种情况是在长期的使用过程中, 约定俗成的、应用者已自觉遵守的各类文体的规范格式, 如各类司法文书、经济文体、行政事务文体、社交礼仪文书的规范格式等等。应用文的规范性除表现在文体格式方面之外, 在表达方式和语体上也有统一的要求。数字说明是应用文最为常用的表达方法, 对数字的书写要求,国家标准局曾多次作过修改并做出了统一的规定; 图表因其简洁、形象、实用有效而日益受到人们的欢迎, 成为了应用文中一种重要的表达方式, 图表的规范不但在国内日趋统一, 近年来, 随着对外交流的日益广泛深入, 图表制作的规范化开始与国际接轨。需要说明的是, 图表在应用文中并不仅仅是一种表达方式, 还是一种文体格式。在传统的写作理论中, 格式仅指以文字为表达手段的文章格式、由完整的篇章结构构成的, 而图表是以点、面、线和数字以及不多的文字说明的辅助手段构成的, 它具有与一般文章格式相同的表情答意的功能。此外, 一些科技应用文中经常使用到的计算符号、计量单位以及学术论文、学术著作的著录方法也都作为国家标准, 由国家做了统一的使用规定。

应用文, 特别是行政公文对语体规范性的要求是文学写作中没有的, 行政公文的功能是传达政策, 交流信息, 因此要求语言准确、庄重、简要、平实, 在长期的写作实践中行政公文形成了比较固定而又符合文体要求的规范性表达语体, 概括起来有称谓语、开端语、经办语、行文语、过渡语、文种语、祈请语、征询语、结束语、谦敬语。除行政公文外, 许多行业性的应用文也有大量的约定俗成的惯用语。

正因为应用文具有鲜明的规范性要求, 在写作理论研究中, 相当长的一个时期内, 人们

对如何认识应用文的规律, 如何把握应用文的本质特征认识不清, 有人甚至认为应用文无创新可言.

二、应用文的规范性来源于创新性

任何一种应用文文体规范格式, 从它的产生源头看,都是与一定的写作环境、写作目的有关的。应用文格式和语体的规范性并不是一种孤立的形式要求, 它的产生和形成有其复杂的容要求和社会要求, 深入探究规范性产生的根源可以帮助我们更好的认识应用文写作的规范性.

1.应用文的规范化首先取决于它的社会功能

应用文是行政机关、企事业单位开展工作不可或缺的重要工具, 在社会工作中以上传下达、部署工作、交流信息、保证政令畅通为基本功能, 服务性、交流性、宣传性是它的主要特征。他的社会功能要求应用文以工作内容为中心, 行文主体鲜明, 中心突出, 表达简洁、明了、具体,从起草、撰写到传递、阅读、办理、执行都要准确、优质、高效。因此, 应用文与文学写作的最大区别是不再以满足人们审美需要为主要目的, 而要以切实解决工作中实际问题为最高价值标准。正是这种规范性的社会功能, 导致了应用文格式、语体以及内容的规范性。或是经过较长时间在发展过程中约定俗成, 或是运用行政权力强制统一。但是这种规范并不是永恒的、一成不变的。一方面它作为一种规范具有相对的稳定性和约束力, 另一方面它又要根据社会实际的需要适时变化。总之, 它与不断创新的社会需求是不能分割的。例如2001 年国务院办公厅对5国家行政机关公文处理办法6重新做了修订,其目的就是要更

好地适应不断发展的社会工作的要求。

2 应用文的规范化也取决于读者

应用文的读者是特定的, 他们阅读应用文是从实际工作需要出发, 有明确的阅读需要, 与阅读文学作品不同, 读者在阅读应用文时不再以娱乐、消遣、欣赏为主要目的, 而是要将文本内容转化为工作内容加以贯彻执行,因此, 阅读只是其中的一个环节, 阅读后的理解、接受、采纳、贯彻执行等一系列后续行动是实现应用文价值的重要步骤。因此, 它要求内容应不断创新。读者更看重内容信息的价值, 不过分苛求文笔的优美和其他美感的追求。规范的格式和流畅简洁的表达更有助于他们在阅读中理解内容, 分析情况, 做出决策, 采取行动。应用文表达形式的规范还有一个重要的功能, 它能够体现读者和作者的身份和关系, 简化了许多不必要的繁文缛节, 便于相互之间的沟通和交流, 有利于上下级之间的合作并形成良好的工作关系。读者是变化的, 读者对应用文的要求也各不相同, 因此, 要求应用文要认真揣摩读者的特点, 随时做出相应的变化因此, 应用文的规范性, 本质上体现了不同读者类型的不同要求, 它与创新性并不矛盾,只要我们在使用格式时不违背特定读者的需要, 就可以将规范性与创新性统一起来。

3.应用文的规范性还取决于应用文特有的行文特点和办文规则

大多数应用文都有时效方面的要求, 要求在特定时间成文、送达、办理, 规范化的应用文无疑会提高写作、阅读和办文的时效, 方便快捷已成了现代应用文一个十分显著的特点。这一点与文学作品的创作和阅读要求也大相径庭。应用文不仅仅是作者和读者之间一种单纯的思想情感交流过程, 还有公文传达的中介过程和解决落实的办文过程。因此, 应用文从撰文到落实, 中间环节多,程序复杂, 而规范性的格式使得应用文在签发签收、分类办理、整理归档等等环节上大大加快了工作节奏, 畅通、方便, 快捷, 使得应用文成为了政令畅通的有力保障。这说明应用文的规范性是适应文体本身格式发展要求产生的, 它同样不是僵死的、不变的, 是在缓慢地走向新的目标。例如应用文中的各类图表, 从复杂的网状表发展到简洁的三线表、无线表就说明格式也在变化创新, 这种变化正是为了适应快速发展的工作需要, 进步提高办文效率。再如, 近几年, 从中央到地方的各级各部门都在大力提倡减少文山会海, 进一步规范公文的办理程序和手续, 并逐步走向科学高效的公文运行机制, 可以说应用文办理程序的规范性和创新性是同步并行的, 今天的创新意味着明天的科学规范。由此可见, 只要不脱离特定语境和写作目的, 应用文规范性同创新性并不矛盾。应用文的规范性并不单单是一个表达形式的问题, 如果抛开它赖以产生的语境, 把教学研究的视点仅仅聚焦于它的表达形式上, 机械地去照搬应用文现成的格式, 必然会走上八股文的老路上去。因此, 认识应用文规范性的问题必须将其与应用文的写作内容及其赖以产生的语境联系起来。从这个意义上看我们可以得出两个结论:第一, 尽管应用文的格式和表达形式是规范的, 但它所反映的内容却是复杂的, 不断变化的, 始终用标准的格式、统一的语气去套用内容, 必然会把复杂情况简单化了。应用文所要面对的情况既有时间、地区、内容、工作条件上的变化, 也有社会文化、历史时代、工作重心、政策上的变化, 还有读者文化、年龄、工作作风、心理状态等等方面的变化, 这些都是应用文写作要创新求变的内容, 因此说应用文的形式是规范的, 但这种规范决不能与内容的创新相冲突, 随着内容的不断变化发展, 形式也必须或快或慢地发展变化。第二, 应用文在规范性的同时, 必须创新, 这种创新不只是在格式上独出心裁、标新立异, 而主要是表达内容上与千差万别的写作目的和特定语境相适应, 这种适应, 就是创新。

应用文所谓的创新有它特定的内涵, 应用文的创新来自于它对社会读者的适应性, 来自于对社会生活错综复杂情况不确定性的敏锐捕捉和快速反应, 来自于对读者职业、职位、