外贸跟单流程全图

外贸业务跟单作业指导书

流程步骤办理时间相关单据/表格

①前

期

接

触T/T付款方式价格方式（FOB,CIF

等，几个港口，分几

批）

报价时

向报价员询价（详细记录价格方式等细节），

报价员成本核算需给上级审核，再交跟单或业

务员

收到询价即时《内部询价单》；《内部报价

单含成本核算表》

还盘（如工艺要求复杂，客户改动等）需拿着

原内部报价单继续交报价员，确认后经上级审

核交由跟单或业务员

业务和跟单及时与报价员，

工程部及时沟通

再报价(如情况特殊需向除主管审核后向老板

请示)，报价员提供的成本核算表（包括变动

后记录）及客户的报价单，一定保留入电子和

文件夹档案

收到还盘即时《客户报价单》需上级审核，

报价时邮件需抄送，并做好

《客户询盘及报价总汇表》

②打

样先向相关人员询问样板交期，以及上级询问样

板费及运费报价状况

确认打样，确认费用到帐后，经审核签名再分

发给文控中心并回签留底

客户需求样品时

确定样品费及快递费，给客

户回复此问题邮件需抄送上

级

《形式发票》和银行水单给

客户及杨小姐收款。《样品需

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订单样品完成后快递给客户确认，需留样放置固定

位置，标签标识清楚

交货期需与生产部门沟通后确定再答复客户。

如订单较大或交期难以确定。则召开订单评审

会议。会后填写会前分发的完整订单评审记录

表。

下单后，做P/I给客人,如有订单，需将P/I

和订单给杨小姐查款。

样品完成后

确认样板时，下单时

求单》

录入《客户打样总汇表》并

进行跟踪

订金P/I+水单+

客人原始订单给杨小姐收

款

登记《客户订单总汇表》

③催

订

金

根据P/I的付款条件催订金

T/T：催客户汇出订金

收到客户银行水单

P/I，水单和订单给杨小姐查

款

P/I,《银行水单》,客人订单交财务查款

收到收款确认函收款确认函

④下单

生产上级审核签内部订单，同时提供客人原始订单

给上级存档。让PMC部清楚工艺要求与下单具

体事项。等待PMC召开产品分析会议。会议上

自己留底内部订单上记录品质注意事项和《生

产进度表》。

收到收款确认函时

产品会议时新客户，老客户

新产品，或老客户大订单做

好订单评审记录

《样板传递签收登记》

《内部订单》

《订单评审表》

PMC放置于固定文件夹随时

提供查看《生产进度表》

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⑤

生产过程

（生产进度跟进）

提供大货样 。

订单后续资料修改，完善，补充，增加订单数量，以及跟进过程中的任何问题。跟单员需及时向上级提交详细《内部联络单》审核并分发相关部门签收。适当需要召集讨论会议。

订单数量和交期有变更时，必须第一时间通知相关部门

PMC 每天更新《生产进度表》，确保速度与质量都有保障。

《内部联络单》 《变更通知单》

业务员制作中英文〈〈生产进度表〉〉给客户。

〈〈生产进度表〉〉 ⑥

出 货

质检部或客户委托方验货并出验货报告 验收后即时 验货报告

订舱

填写〈订舱确认书〉给货代与提供货物重量信息给货代 准备并填写出货单证一套

报关单证一套（装箱单/形式发票）

由市场部向生产部下出货通知单（工厂交货情况下），一式三份，一份交由上级，一份交由杨小姐。一份交由出货负责人。

《出货单》

货代信息、车牌号及司机身份证复印件，联系信息、拖货时间确定、到厂时间、离厂时间、到港确认。 送货 空运入仓单与仓库地图联系方式

报关

装箱单与形式发票 提单副本给客户

告诉客户航班/轮船信息/订仓号给客户

提单副本 订仓号 ⑦

收尾款/放单

货代提交提单正本文

由进出口公司提交正

提单正本文件

件给我们本文件至银行

传真至客户催收尾款向进出口公司跟进收款状况

收到客户水单进出口公司传真划账水单

交财务查款收到财务收款确认函

放提单登记收款时间全套提单正本文件⑧核销单跟进核销单返回情况报关后 20-30天内核销单

另每位跟随时更新《订单总汇表》，《询盘总汇表》，《样品总汇表》，《客户投诉总汇表》每月底前三天提交一次。

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