交单收汇与单证归档操作

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学习任务五 交单收汇与单证归档操作
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阅读收到的结汇收账通知 (银行水单)。
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办理出口收汇核销。出口收汇核销单样本如下。
总结出口核销单的填制要点，画出出口核销流程图。
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填写出口核销单。
总结办理出口退税业务的要点，画出出口退税流程图。
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撰写善后函。善后函样本如下。
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(1)善后函撰写的要点如下。 ①开证行接受单据时的善后函。由于此时整笔交易进展得非常顺利， 写法上就显得相对比较随意。出口方可以回顾该笔交易中值得肯定的地 方，诸如感谢对方所做的努力，对交易增进了双方的了解表示高兴等， 也可以展望未来，如希望能继续扩大合作，收到更多的订单，建立长期 业务往来关系，或借此推荐新产品等，以下是此类善后函常用表达。
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任务导入 采用外贸单证员工作项目、职业活动为导向的项目教学法，使学生 掌握交单收汇与单证归档操作的方法。以某进出口公司外贸单证员制作 的单证为依据，根据实际外贸活动要求办理交单收汇与单证归档操作， 包括记录备案，每票订单顺利完成之后，都要整理好所有单据资料，做 好等级，以备日后查询和统计。单据资料归档包括将所有的文件、底单、 支付文件等整理成套备查。 任务目标 通过本情境的学习，使学生掌握以下技能。 (1)能按L／C指示或合同条款交单。 (2)能检查收回单据的准确性、完整性和一致性。 (3)能处理有问题的收回单据。 (4)能办理结汇。
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②存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、 进口付汇凭证、进口商检单。 ③按供应商分类归档。 (3)加工贸易项下单证的管理。所有进出口单据先按一般贸易单据 规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码；另外根据手册号再做 档案，要求手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、 进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书等均按手册 号归档。 (4)以上相关单证自进出口报关日期起保管5年。 2.单证归档 图5.1所示为一般单证归档的方式。 四、评价、总结
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②遭到开证行拒付时的善后函。虽然这类善后函会因单证不符的内 容而写法各异，但总的来说，由于出口方处于极不利的地位，语气应当 诚恳，委婉，并且具有说服力，已赢得买方的谅解，比如对由此造成的 不便表示抱歉，回顾双方以往的愉快合作等。更重要的是，出口方应当 强调单证不符点是细微的，并不影响实际商品的品质，不会对进口方的 实际利益造成损害。以下是此类善后函常用表达。
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图5.1
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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(5)能办理出口收汇核销、出口退税。 (6)能按业务和其他部门的要求将各类单证归档。 工作过程流程图
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一、交单收汇与单证归档操作前期准备 教师帮学生做好分组，每组以4～6人为宜，为提高团队成员的凝聚 力，各组可自行推举一名单证部经理并进行分工协作，如表5.1所示。 分析交单收汇与单证归档操作标准，确定交单收汇与单证归档操作 流程及技巧。收集与结汇有关的单据如表5.2所示。 查找交单收汇与单证归档操作有关的法律法规，并总结各法律法规 对交单收汇与单证归档操作的具体要求，如表5.3所示。 根据交单收汇与单证归档操作的流程，全面考虑一下各环节都需要 配套哪些材料。 二、交单收汇的步骤及方法 根据所制单据填写客户交单联系单中各栏目的内容。
当然，有时做出一些具体的让步，如适当减价，也是必要和明智的。
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(2)根据上述任务和信息撰写善后计划，即如何书写善后函。
(3)完成善后函的撰写。
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三、单据归档操作 1.单证归档操作要点 (1)一般贸易项下出口单证管理。 ①按出运批次归档。 ②附上每一套单证，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、 货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期、交单日期及议 付银行。 ③存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据、 收汇水单。以上单据均为原件正本的复印件。 ④按客户分类归档。 (2)一般贸易项下的进口单证的管理。 ①按进口批次归档。