论电算化会计信息系统的内部控制

论电算化会计信息系统的内部控制

在知识经济时代,会计实行电算化成为必然趋势。但随着会计电算化的应用,原有的内部控制已无法适应会计电算化信息系统的要求,迫切需要进行改进和完善。综上所述,加强和完善电算化环境下的内部控制制度,逐步建立以会计电算化为核心的计算机管理信息系统,实现信息资源共享,提高信息质量和使用效率,具有重要的现实意义。

标签：会计电算化信息系统

0 引言

现代信息技术在会计领域的应用和发展,预示着会计技术手段必将由会计电算化发展到会计信息化,并进一步跨越到会计信息处理智能化阶段。由此,会计的内部控制系统也应该随着电算化的发展而相应地完善起来,特别在整个网络技术强大的整体下,我们必须紧跟其后,完善我们日趋壮大的会计领域。

1 电算化会计信息系统的背景

随着电子信息产业的不断发展,会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛。我国的电算化事业起步比较晚,人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。

2 电算化会计信息系统的状况

会计信息系统审计是计算机技术和计算机会计发展的结果,它对审计部门的审计工作大大影响,同时也产生了一些问题。会计信息系统并没有改变审计的目标和基本原则,但是改变了目标所应用的审计技术和方法,对审计工作提出了新的发展要求。关键在,审计套计管理系统信息化计算机应用知识经济和信息技术的高速发展.推动全球进人了信息社会时代。这个时代的显著特征之一就是:IT技术被广泛应用于社会的各个领域,成为社会发展的重要支柱。我国非常重视审计工作应用高新技术,开展网上远程审计和经营风险预警建设。会计信息系统对审计部门的审计工作产生了重大影响。因此对计算机会计信息系统的电子数据处理的审计方法的应用自然就成了一门集会计、审计和计算机网络通讯技术综合一体的边缘学科——会计信息系统。

会计信息学是一个特殊的领域,由有着不同背景和训练水平的个体组成。我国会计人员的素质直接影响会计行为及其结果,加速加强会计人员的素质控制,是保证内部会计控制作用成否的关键。我国的会计信息化正经历着人才和技术的挑战,如何培养一批既懂会计又懂管理、既有会计信息化知识又能解决实际工作中存在问题的高素质复合型人才。

3 加强电算化会计信息系统的重要因素

随着会计电算化信息系统的普及与发展,内部控制中的新问题和新课题将不断出现。对电算化会计风险的深入研究,必将使在会计电算化下形成新的会计理论和方法得到进一步完善和发展,也使得电算化会计信息系统环境下的内部控制制度不断地调整、改善,真正做到保证会计信息的真实性、完整性和可靠性,为企业做出正确的决策提供有效的信息,给企业创造良好的会计效益。如何管理、完善、正确规范电算化会计内部控制体系是我们当前需要面对的,需要及时解决的问题。在电算化系统运行过程中,制定及规范信息系统内部控制的法规、准则是完善内部控制的重要因素。也因此,在加强电算化信息系统的内部控制的具体方案中,制定、管理及监督都起着极其重要的全面控制作用。随着电算化会计信息系统的发展壮大,我们也必须着重从几个方面来加强对信息系统的内部控制:

3.1 系统的开发控制

系统的开发是一种预防性控制,目的是防止电算化系统开发阶段的错误和偏差,确保系统开发过程及内容符合内部控制的要求和有关标准。开发系统前,要进行有效的可行性研究,使系统的每项设计都等满足单位的会计工作要求,并能适当满足单位发展前景的要求;系统开发过程中还要留下审计线索,以保证日后审计工作的需要。会计信息系统技术的先进性往往是扩展性的保证。核算中心的软硬件系统应能保证两年后系统不落伍,且能适应核算中心未来发展的需要,具有良好的扩展性。因此在期初规划时,网络设备接口、服务器负荷、工作站点数等方面都留有余地,以免将来业务扩大,系统无法扩展。

3.2 电算化会计信息系统的应用控制

电算化会计信息系统的应用控制是指影响系统特定用途的控制,即为适应会计处理的特殊要求而建立及实施的控制。应用控制是一般控制的深化,可以在一般控制的基础上,直接深入到具体的业务数据处理,为数据处理的准确性、完整性和可靠性提供最后的保证。

3.3 系统数据差错的安全重要性

在电算化会计信息系统环境下,会计数据无论是形态还是结构发生了变化,这对会计数据的真实性、有效性和完整性都造成了威胁,一旦出现舞弊行为,后果将是严重的和难以发现的。目前,在会计工作实践中,电算化会计信息系统内部控制存在的问题主要表现在以下3个方面。

3.3.1 数据的安全性差

手工会计系统中数据的处理和储存都分散于各个不同的部门和人员,而电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化,因此给数据安全带来了一定的威胁。在电算化实践中,一部分单位虽然设置有不同的财务分工,却往往是一

个操作员身兼数职,可以以不同的身份进入系统进行不同的操作,这样,财务分工的控制就名存实亡。未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件,造成会计机密数据被泄漏。会计数据文件大量地保存在磁性材料中,一旦发生火灾、水灾、盗窃之类的事件,就可能使全部数据丢失和毁损;同时磁性材料对外界环境的要求比较高,要防火、防水、防磁和防尘,对环境温度也有一定要求,因此增加了数据的脆弱性。

3.3.2 差错的反复性和严重性

手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工,一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。所以,一般情况下一定时间内差错重复发生的可能性不大,发生重大差错的可能性也不大。电算化系统数据处理自动化、集中化,再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性,使得处理结果一旦发生错误,往往就会在短时间内迅速蔓延,造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真,并且可能使系统出现反复性差错。因此,电算化会计信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制。

3.3.3 管理和监督的有效性差

会计电算化的单位必须建立完善的电算化管理制度,有些单位虽然建立了内部管理制度,但职权不明显的原则严重影响到电算化会计信息系统的管理及监督,我们应该利用系统特有的加密功能防患于网络将带给会计信息系统的隐患。

参考文献:

[1]姚瑶.会计电算化有关问题的探讨[J].中国新技术新产品,2009,(01):151.

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[3]赵玉成.浅谈铁路运输会计电算化过程中的风险控制[J].中国新技术新产品,2009,(02):154.