马拉松流程及注意事项

HK马拉松跟进流程及注意事项：

报名：

1、每年的8月底，HR将接HK同事的邮件，告知内地各区开始报名，（有具体的邮件及报

名表），接到此通知后，请检查实际操作性及表格的完整性（马拉松报名表中，服装选择栏前后都有选择项，无法准确识别员工真实选项，需逐个进行确认）。

2、报名后，需尽快将人员资料形成表格，重点核对：姓名，工号，身份证号码，并确认所

填报名表是否完整有效。建议为每份资料编号存档，后续如有争议项，可依编号迅速查找到原始资料。

报名资格确认：

1、查询人事系统确认是否是职员？HK要求参赛者必须为公司职员。

2、查询该员工往年是否参赛？是否有领取服装？往前推前2年都有参赛且已领取服装，该

年度不需发新服装。如为首次参赛，请帮其登记（大会T恤、公司风衣、公司T恤）码数。

3、核对员工身份证，户口本，及居住证信息是否一致，（身份证，户口本中，姓名，家庭

地址，2项资料必须完全相同），居住证地址必须为东莞市厚街镇，如是其它镇区地址，请致电东莞市出境局确认是否可以办理港澳通行证。如不可以办理请回复员工。

4、港澳通行证办理分为：自办证，公司办证。

自办证：户籍为广东省均可办理到个人游通行证，其它30个省份只有省会城市才可以办理到个人游通行证，其它二线，三线，城市只能办理到团体游通行证，此信息点务必与员工确认清楚，特别是首次参赛且为自办证的同事。

公司办证：员工提交相关资料后，员工关系组审核OK后，会转交人事组带领大家办证，届时员工需带好自己的户口本原件，身份证原件，有港澳通行证的需带原件加注。如证件已过5年，需重新办理，如有此情况，报名时员工需向员工关系组说明证已过期。

办证：

1、员工报名成功后，将所有同事的NOTES地址分为：自办证，公司办证。

2、每隔半个月，发邮件给所有参赛同事（自办证，公司办证，二批），让其告知办证进度，

以便及时掌握已有多少同事拿到有效证件。

3、公司办证的同事一般是在1个月内都会收到证件，（快递费用需自理），如有个别同事一

直没有消息，需在出境局信息网中查询该员工的证件状态，并与办证厅工作人员确认接下来的操作方式。并及时与该员工共享此信息。

4、如活动开展的前一周仍未拿到证的同事，需每日确认证件进度，如最后三天仍未拿到证

件，建议其取消参赛。

5、一般HK也会要求内地同事汇报办证进度，如有个别同事不能办理好证件，需及时发邮

件给HK同事，告知具体事宜（如：怀孕、身体不适、辞职、等突发性原因）。

服装发放：

1、查询往年的服装发放资料后，请为符合条件的同事登记服装，大会风衣，公司风衣不分

男女，但码数都偏大（欧码），需留意！

2、公司T恤分为男T恤，女T恤，故请分开统计。发放时也请核对清楚男女款式。往年男

女T恤主色相同，款式上会有所区别，但不太明显，所以，务必仔细确认。

3、服装发放时，需按原来登记码数，不得随意更换，如确实不合适，建议员工之间互换。

4、该服装需在马拉松当天穿，故请妥善保管。

住宿安排：

1、依HK同事要求，基本上为2人/间，如有同事落单，需与其它区同事合住。

2、住宿原则为：男与男，女与女的2人/间，如为夫妻住宿，请备注。

3、分房前发邮件告知，让大家自己先申请我们进行安排，如未申报，我们将依同部门，同

楼层，同公司的原则进行分房。

马拉松赛式：

1、选取该区领队及副领队各1名。每车选一名车长。

2、公布住宿安排，乘车安排，及具体赛式要求。

3、提前打印好车牌号，张贴在HK车辆的前，后显眼位置。

4、依HK邮件时间，组织大家有序上车，需确认无非参赛人员，并告知大家该车车长联系

方式，以及不得在车内吃东西，不得私换车辆等注意事项。其它注意事项，HK导游会在旅途中告知。

5、马拉松活动中的房卡，乘车卡，餐卡，等物品需妥善保管，如有遗失，必自行赔偿。建

议带小收纳带，将小件物品整理好。

赛后：

1、依HK同事要求，征求大家对于此次活动的意见及建议，汇总给该部门负责人。

2、报销领队，副领队，各车长电话费。

3、该年度参赛选手资料的整理。

4、各类与赛式有关的资料的存档。

庆功宴：

1、次年，集团将与有有效成绩的同事及有进步的同事举行庆功宴，我组依HK同事安排，进行跟进。

小结：跟进过程中，有几点需要留意：

一、所有HK发过来的邮件的内容及格式字体，不要有更改。

二、所有与HK对口同事的邮件需给到自己的上司确认，并由上司发送。

三、跟进过程中，请严谨，慎思，不确定的事情请不要回复。没收到邮件确定的事情，

请不要回复给员工。

四、保留书面资料，如：NOTES回复原件，以防员工改变意愿，而将责任转架到我组

同事，特别是：服装码数更改，办证信息更改，等与员工切身利益相关的事情。

五、请员工回复信息时，请务必让其备注（姓名，工号），如是他人转发，请转发人说

明详情。

卢宁花