办公室工作职能及规范要求

办公室工作职能及规范

为严肃工作纪律，规范工作程序，提高工作效能，推进工作实效，特制定行政办公室工作规范。

一、办公室工作人员要求

坚持绝对忠诚的政治品格，坚持高度自觉的大局意识，坚持极端负责的工作作风，坚持无怨无悔的奉献精神，坚持廉洁自律的道德操守。

二、办公室工作职责

服务大局抓好谋划，把握重点抓好落实，统筹协调抓好运转，建章立制抓好规范，把办公室建设成学院事业发展的坚强前哨和巩固后院。

三、主要业务工作及规范

1. 政务活动

外单位邀请学院领导参加的政务活动，要经办公室请示主要领导同意后统一安排。一是严肃形式，邀请单位要提供邀请函或正式文件，一般不接受口头邀请；二是通过办公室统一请示安排，不得直接分送院领导，更不能多头分送院领导；三是各部门转达的邀请函或文件，也需经过办公室统一请示安排，各部门不得直接请示分管领导；四是分管院领导未经请示主要领导同意，不得私自代表学院参加外事活动。

学院部门或系部承办的大型活动，需要院领导出席的，需汇报请示党政主要领导同意，并提供详细的活动方案；需要院领导讲话的，要提交代拟稿供领导审阅（代拟稿要求参照文稿起草要求）。

2. 政务督查

督促落实院长办公会议决议事项和领导交办的其他事项，定期梳

理会议决议执行和落实情况，及时汇报院长；对重大事宜或难度较大事宜提出解决方案。

3. 行政活动

会议协调落实：协调落实上级部门各类会议的联络、人员确定、报送名单、参会组织、会议精神落实等工作；做好单位内部各类会议（办公会、工作例会、教职工大会、行及考核或检查指导工作会议等）的组织协调与服务工作，贯彻落实好会议精神。

公务接待：负责各类领导视察、兄弟院校和企业考察交流、合作项目洽谈等联络、组织、安排落实。

对外协调：做好省教育厅、市委市政府、市教育局等上级部门和其他外事单位具体业务的协调联络。

4. 文稿起草

起草各类文件、汇报、讲话、信息等材料。

底线要求：严肃认真看得过。符合政治原则和上级精神；语句通顺，字词得当；格式规范，页面整洁；称谓、信息准确；部门负责人把关。

质量要求：言之有物用得上。站位要高，定位要准；善于总结和提炼，语言要精炼；把握重点，突出亮点。

5. 公文运转

公文接收：所有外来公文统一由办公室文档员收文登记，经办公室主任分批后，主要领导批示；各部门及个人不得自行将外来公文直接分送院领导。

公文转批：公文经主要领导批示后，由文档员按照分批意见做好登记后呈送分管院领导阅处；承办部门办理完毕后，应将公文交回办公室文档员处归档。

公文报送：学院对外报送的所有公文应全部经办公室审核、印制、用印、留档，各部门或系部不能越级上报各类公文；向上级部门报送文件一律呈送文档科或办公室（秘书科），不得直接呈送单位领导。

6. 保密工作

按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》有关规定做好保密工作。不断加强办公室人员保密意识和保密尝试教育；秘密级及以上文件按保密规定限定传阅范围和时限，并由文档员亲自收发、传递、归档、上报，不得随意摆放；各类会议记录设专人、专柜保管，不得随意摆放；原则性工作回复不在学院网或QQ群答复。

7. 统计年报

完成各类学生基本情况数据、教职工基本情况数据、教学设施、办学条件及校舍数据、教学、科研有关数据及其他需要统计的综合情况及数据的收集与填报。

8. 信息公开

根据教育部《高等学校信息公开事项清单》规定由10类50项事项需定期公开。

9. 信息报送

根据《甘肃省教育信息工作规则》规定，信息报送分正常信息报送和应急信息报送两类。

正常信息报送范围包括党和国家重大决策在本单位工作范围内的执行落实情况；本单位对上级重要工作部署及有关会议精神的落实情况；本单位重点工作的进展情况，以及工作推进过程中出现的问题；上级领导兄弟院校来我院指导、检查工作或参观、访问情况；其他需报知院领导的重要信息。

应急信息报送范围：国家规定应急信息包括自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件四类。涉及学校的主要有公共卫生事件和社会安全事件，如突然发生，造成或可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒，以及其他严重影响公众健康的事件。涉及公共安全的重大刑事案件、涉外突发公共事件、恐怖袭击事件、经济安全事件以及规模较大的群体性事件等。

10. 信访工作

按照《国务院信访工作条例》规定开展相关工作，坚持依法办事、逐级上访、分级负责、归口办理原则。具体工作要求：建立信访工作档案；建立信访工作督查督办机制；不歧视、不许愿、不信口开河；解决问题与思想疏导相结合；及时回复，做好解释性、结论性和鼓励性答复。

11. 车辆管理

按照《酒泉职业技术学院“三公”经费管理办法》做好车辆管理。

12. 档案管理

按照《酒泉职业技术学院档案管理办法》规定做好档案收集、整理、归档、保存、借阅等工作。

13. 其他业务

公章管理：严格公章使用，对外报送材料需要加盖学院公章的，须有院长签字，办公室一律留存两份归档。

开具便函：常规性、证明性便函经办公室主任审核后开具，学生证明根据系部证明由行政干事直接开具，教职工开具便函内容与学院业务发生关系的须经院长签字同意。