提升企业档案管理队伍建设质量的思考

提升企业档案管理队伍建设质量的思考

作者：刘妍

来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第12期

【摘要】随着科技的不断进步，档案管理水平差距越来越大。企业档案管理水平要跟上企

业的发展，必须加强档案管理队伍的建设，明确现状分析问题。本文分析了档案管理队伍建设

的现状，提出了建设策略，为企业档案管理队伍建设提供参考。

【关键词】企业档案管理；队伍建设；必要性；发展策略

企业档案管理的好坏直接影响着企业的发展，随着新技术的层出不穷，档案管理信息化已

经成为档案事业发展的必然趋势。档案管理者是运用新技术提高管理水平，增强档案管理效能

的关键，如何提升档案管理队伍质量，促进档案服务企业发展，成为企业应该思考的问题。

一、企业档案管理队伍建设的现状

（一）档案管理队伍质量低。很多企业对档案管理工作的认识，还停留在仓库管理员的基

础上，观念老旧，没有管理意识。企业高层认为，档案馆（室）主要起着保管档案资源的作用，大部分档案管理人员身兼多职且流动性大，小部分专门管理人员会一些简单的档案业务知识和

基本的计算机能力，能够收集和处理档案信息即可。造成档案管理队伍质量不高，不足以满足

信息化时代企业的需求。

（二）档案管理队伍素质分层。企业现有的档案管理人员，一部分从事多年的档案专业工作，传统档案管理的知识和技能扎实，管理经验丰富，但对于数字化和电子档案管理业务不熟练，缺乏对档案信息化的管理能力。还有一部分非专业档案管理人员，没有系统学习过档案管

理理论，更没有经验，导致档案管理工作质量差。

（三）档案管理队伍更新和培养机制落后。企业在引进人才时往往以信息技术人才完全替

代档案专业人才，把档案数字化开发和信息化管理完全交由信息人员，把电子档案长期放在信

息系统或业务系统中不进行正确归档，造成档案管理的不规范。同时缺乏科学的档案管理人员

培养机制，企业培训多注重企业发展方向，缺少档案管理方面，这就导致了档案从业人员的知

识更新缺乏，档案管理人员整体素质提升困难。

（四）档案管理队伍地位和待遇低。企业运营中，档案工作不能带来直接效益，往往不受

重视，专兼职档案人员的地位、待遇都相对较低，人员调动频繁，工作缺乏连续性，缺少发展

的动力。企业的不重视导致档案事业发展停滞不前，兼职人员不往这个方向发展，专职人员发

展不起来，严重影响档案事业的发展。

二、企业档案管理队伍建设的必要性

（一）档案管理队伍的建设是档案管理的基础。信息化时代，档案管理工作发生巨大的变革，在变革的过程中，人员起着至关重要的作用。这就要求档案管理人员除了要有扎实的档案

管理能力还要具备信息处理、数字化等多样的知识来满足档案工作的更新变化。因此，不断加

强管理队伍的建设，不断更新知识体系，不断培养高新技术人才，才能有效促进档案管理现代

化发展，为企业做好信息服务。

（二）档案管理队伍建设是提升档案服务效能的关键。在新技术飞速发展的时代，市场竞

争越来越激烈，信息的快速获取和高效分析成为竞争中的利器，这就给档案服务提出了新的要求，档案工作不能再止步于幕后，不能再滞后于企业发展，档案服务要走在前端，从被动变为

主动，充分利用自身优势主动为企业服务。因此，档案管理者的素质和能力都要达到一个新的

高度，跟上企业的发展，这样才能让档案信息在企业发展中充分发挥作用，帮助企业做出更科

学更符合发展规律的决策。

（三）档案管理队伍建设是档案工作开拓创新的需要。档案管理人员掌握的计算机技术、

网络和多媒体等各项技能都影响着档案工作的效果。企业各种业务、各道工序以及运用的新的

开发软件和手段都会产生各种档案，档案不再仅仅是纸质、光盘、缩微胶片等形式，电子档案

的存储格式和存储工具也在日益革新。这就需要档案工作者善于发现和解决问题，勇于推陈出新，在工作思路和方法上不断创新，让档案的管理适应企业和社会的发展，让档案信息能够以

高效率和高质量来满足企业发展的需要。

三、企业档案管理队伍建设的策略

（一）领导重视，营造良好发展环境。领导的重视是做好档案工作的有力保证，更有利于

档案部门和各部门的合作与配合。档案管理人员首先要主动向企业领导宣传档案法律法规，主

动向分管领导汇报工作，取得领导的理解和支持，树立良好的形象。企业领导要看到档案工作

的重要性和难度，要把档案工作放在整个企业的规划中去，把档案人才培养纳入整个企业人才

培养中去，为档案事业的发展营造良好的环境，这样才能改善档案工作边缘化、档案事业投入

少等问题。

（二）合理激励，营造公平发展态势。档案工作之所以难以吸引人才，是因为薪酬、福利、晋级等较差。档案工作默默无闻，表彰、评优和奖励的机会少，老同志感到希望渺茫，骨干感

到付出和回报不成正比，年轻人觉得难以激发出自身的能力和激情，这就导致大量人才的流失。因此，在考核时，企业不能以单一的业绩水平为唯一标尺，要把工作内容和服务水平等都纳入

其中，制定合理的激励机制，让档案管理工作得到尊重和认同，从而留住人才、发展人才，提

升档案工作服务企业发展的水平。

（三）加强交流，营造和谐协作氛围。在企业档案工作中往往有这样一种现象，业务部门

不知道档案部门的存在，或是不了解其工作内容，在需要配合完成相关工作时无从下手，配合

度不高。虽然档案部门对企业档案工作有指导的职能，但常常是档案管理人员不了解企业发展

的现状、不知道具体业务流程，导致在开展档案指导、收集工作的过程中困难重重，难以接收

到真正合格的档案。所以在重视和树立档案工作地位之余，档案部门要经常参加企业的各项活动，与各部门加强沟通交流，拉近和各部门的距离，团结一致干好工作，提高与各部门的团结

协作能力和凝聚力。

（四）合理分工，打造优质管理团队。档案管理队伍由不同层次的人员组成，既有阅历丰

富的老同志，又有年富力强的中年骨干，还有新入职的年轻人，以及兼职档案管理人员。档案

管理工作不能光靠企业的重视和其他部门的配合，还需要档案管理队伍自身的建设。每一项工

作都需要大家的通力配合，所以分工要明确，岗位职责要细致，相互配合要团结。老同志对企

业发展的来龙去脉都很熟悉，考虑事情周全，讲求实际，对事物有独到的见解，年轻人年富力强，有进取意识，思想桎梏少，新手段新技术掌握快速，改革创新能力强；兼职档案人员深入

业务领域，熟悉业务，对发展方向敏锐，了解一线的需求，与其他部门融入和沟通顺畅。因此，要做好档案管理工作，就要合理分工，三者通力合作，各自发挥自身优势，互助互补，使团队

资源价值最大化，让每个人都发挥出最大优势，从而高水平发挥企业档案管理工作的效能，帮

助档案工作更好地满足企业发展的需要。

四、小结