酒店会计档案管理制度和规定

酒店会计档案管理制度和规定

会计档案管理是指会计凭证、会计账薄和会计报表等会计核算资料，它是记载和反映经济业务的重要史料和证据。

一、会计档案的范围

（1）会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单及余额调节表等。原始凭证是进行会计核算的基础，平时无论在任何部门保管，年度终了都必须按照规定归档。业务部门留存凭以登记业务调拨账和进销卡片的联单以及仓库凭以收付货物的出入库单，虽不在会计档案保管之列，但也应由业务部门保存相当年限，以便查核。

（2）会计账薄。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记薄等。凡设在业务部门、基建物资部门和总务部门等有关部门的产成品明细账、固定资产明细账、低值易耗品明细账、原材料及物料用品明细账和各种债权债务明细账，都是会计账薄的组成部分，必须按照会计档案管理的要求保持完整。

（3）财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报及月、季、年度会计报表，上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告等也包括在内。

（4）其他会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。如：经济合同，财务数据统计资料，

财务清查汇总资料，核定资金定额的数据资料。中心工作整理上报的资料，会计档案保管期限所明确的会计移交清册，会计档案保管清册等。实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资料等和存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料，均应视同会计档案一并管理。（5）报账制单位以及实行两级核算各分部门会计档案，也是企业单位会计档案的组成部分，应按规定统一管理。

二、会计档案的整理、立卷规定

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（1）会计凭证。按全年的顺序统一编号，卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。

（2）会计账薄。各种会计账薄办理完年度结账后，除跨年度使用的账薄外，其他均需整理、立卷。

①会计账簿的装订前,应按帐簿启用表的使用页数，核对各个账户账页是否齐全，是否按顺序排列。

②会计账薄装订顺序：

A、会计账薄装订封面；

B、账薄启用表；

C、账户目录；

D、按本账薄页数顺序装订账页；

E、会计账薄去空白页后，将本账页数填写齐全，撤账夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

③装订后的会计账薄应牢固、平整，不得有折角、掉页现象。

④会计账薄的封口处，应加盖装订印章。

⑤装订后，会计账薄的脊背应平整，并注明所属年度及账薄名称和编号。

⑥会计账薄的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。

⑦会计账薄按保管期限分别编号：

A、现金、银行存款（借款）日记账，全年按顺序编制卷号。

B、总账、各类明细账、辅助账，全年按顺序编制卷号。

（3）会计报表：

①会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册。

②会计报表应整理平整，防止折角。

③会计报表在装订前，应按编报目录核对是否齐全。

④会计报表的装订顺序是：

A、会计报表封面；

B、会计报表编制说明；

C、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列；

D、会计报表封底。

装订的会计报表,报表上边和左边应对齐。

⑤会计报表按保管期限分别编制卷号：

A、月、季会计报表全年按月、季顺序编制卷号；

B、半年和年度会计报表按顺序编制卷号。

（4）涉外有关会计资料等单独装订立卷。会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册应单独装订立卷和单独编制卷号。

三、会计档案的归档保管制度

（1）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财会部门保管一年，期满后原则上应由财会部门移交给本单位的档案部门保管。移交时应开列清册，同时要填写交接清单，并在账薄启动表移交日期栏填写××年12月31日，移交日后的签章项由账薄经管人签章，次行经管人员姓名项由会计档案保管人员签章。

没有独立档案部门的企业单位，应单独设房屋存放会计档案，并配备专用档案柜。

（2）会计电算档案中，由计算机打印输出的凭证、账薄、报表，其保存期限与手工方式完全一致。存贮于磁性介质上的会计资料，在未打印成书面资料前要妥善保管。同时，会计部门应明确复制备份数据的时间间隔，以及清楚数据的时间间隔。两者根据会计单位业务量大小和计算机存贮能力而定。会计数据的备份应分别存于两个以上不同的建筑物内。

（3）财会部门应指定专人负责会计档案管理工作。有专职档案部门的

企业，财会部门负责移交前的会计档案的整理、立卷、保管等工作，期满后，负责向档案部门办理移交手续。没有专职档案部门的企业，会计档案管理工作人员应负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

（4）年度终了，根据单位的具体情况，有专职档案部门的企业，财务部门应填写“会计档案案卷目录表”一式二份，由财会负责人签字后，一份随会计档案存放，一份在档案部门接收签证后留在财会部门，以明确责任。

（5）保存会计档案资料应做到反盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要注意防尘、防热、防磁、防冻。要有相应的安全措施。

（6）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

四、会计档案的借阅使用规定

（1）会计档案在财会部门管理的，除填写“会计档案案卷目录”以外，还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册，即应将历年的会计档案的内容、保管期限、存放地点等情况登记清楚。使用会计档案借阅登记清册，应将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

（2）外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。