高校院系办公室工作探讨

高校院系办公室工作探讨

摘要：高校院系办公室作为院系行政管理的执行机构，是院系综合事务的处理中心,是沟通上下、协调左右、联络内外的桥梁与纽带，是院系管理层的参谋助手。围绕院系办公室工作定位，对如何做好院系办公室工作进行分析与探讨。

关键词：高校；院系；办公室工作

中图分类号：g47 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）-08-0-02

二级管理架构下的高校院系是拥有一定责权利的管理主体。高校院系办公室作为院系行政管理的执行机构，是院系综合事务的处理中心, 是沟通上下、协调左右、联络内外的桥梁与纽带，是高校院系管理层的参谋助手。高校院系办公室应适应学校、院系发展的需要，贯彻学校大政方针精神，执行高校院系行政管理层决策，有效参与政务，妥善处理事务，积极提供服务。本文围绕高校院系办公室工作定位，对当前高校院系办公室中存在的主要问题及如何做好高校院系办公室工作进行了分析与探讨。

一、高校院系办公室的工作定位

高校院系办公室是维护高校院系行政管理体系高效运作的重要

保证, 是高校院系管理层对教学、科研、人事、财务、行政、后勤等各项工作实施管理的重要环节。高校院系办公室工作定位主要包括:

（一）院系综合事务的处理中心

高校院系办公室是院系综合事务的处理中心，其所涉及的工作范围广、事务多，主要包括：

1、常规性事务

协助院系行政管理层督促各项工作计划、制度实施落实；管理办公用品；文书档案工作；会务服务工作；教务工作、人力资源工作，考勤考核、职称评定、福利事务等。常规性事务具有周期性、规范性的特点，处理时以规章制度为执行准则。

2、临时性事务

包括突发紧急事件与院系领导交付的临时事务等，如交通事故、打架斗殴等需要院系办公室参与并配合有关部门工作；在院系行政管理层的授权下，草拟或审核有关文件资料等。临时性事务具有独特性、灵活性的特点, 处理应根据情况做出合理的判断，需当机立断决不能贻误时机，不能独自决定的决不擅做主张。

（二）沟通上下、协调左右、联络内外的桥梁与纽带

高校院系办公室是沟通上下、协调左右、联络内外的桥梁与纽带。高构院系办公室担负着沟通有关职能部门、院系管理层及师生员工的职责，应做到密切掌握动态，做到上传下达，及时传递行政管理层决策精神, 迅速反馈下级情况意见。高校院系办公室与学校相应职能部门及院系内各部门间是平等的关系，院系办公室要顺利开展工作，离不开这些部门的配合与帮助，因此要做好深入人心的协调工作。另外高校院系办公室承担院系的公关、接待和外联事务等，是展示院系形象的窗口。

（三）高校院系管理层的参谋助手

高校院系办公室还要做好院系管理层的参谋助手。院系办公室要善于领会上级指示、吸纳群众意见，敢于发现实践中的新情况，对事物的发展做出正确的推理和科学的预测，为领导科学决策做出有关深入细致的调查研究，用创新思维提供解决问题的方案，提供合理化建议, 为院系领导的工作出谋划策。

二、高校院系办公室工作存在的主要问题

高校院系办公室在高校行政管理架构中处于基础性的地位。高校院系办公室工作事务千头万绪，其效率高低与执行力强弱对院系管理质量好坏起着决定性的作用。然而现实情况下，由于高校院系办公室工作职能不到位、院系办公人员业务水平不高及服务意识的不强，使得高校院系办公室未有效发挥出应有的作用，进而导致高校院系管理成本的上升与管理效率的低下。

（一）工作职能不到位

院系办公室作为院系行政管理层的下属机构，是非权力型的综合办事机构，承担着办事、办文、办会的任务，其工作的范围和内容非常广泛，但并不是对院系琐碎大小事务简单的包罗万象。实际工作中由于职责范围没有界定明确, 院系办公室职能不到位，就会停留在处理日常琐碎事物的低水平状态, 浮于琐事，导致综合事务处理效率低下，桥梁与纽带功能表现欠佳，参谋助手作用更是无从谈起。

（二）业务水平需提高

院系办公室人员必须具备过硬的业务水平，才能游刃有如地切实履行工作职责。院系办公室人员大多是从机关干部、辅导员、教师、教辅中选调, 或是直接留用的本校毕业生, 学历、经历各不相同。办公室工作人员，仅有的知识背景与工作经历远远不够的，要与时俱进，对办公室工作人员进行适时的继续教育不仅是必需的，也是当务之急的。

（三）服务意识应强化

服务是高校院系办公室工作的宗旨。高校院系办公室工作的出发点与归依点就是为院系发展服务，为院系行政管理层服务，为广大师生员工服务。提高服务质量是新时期对院系办公室工作的要求。高校院系办公室仅仅停留被动办事的状态是消极落伍的表现，会直接影响到高校院系办公室及至整个院系管理层的自身形象与工作

效率。只有上升到积极服务的境界，高校院系办公室才能切实在办事过程中不断探索新形势下做好工作的新方法, 做到在服务中提

高工作效率, 在服务中树立和提升自身形象。

三、与时俱进，科学管理，做好高校院系办公室工作

因应高校院系办公室的工作定位，针对当前存在的主要问题，结合新情况，新形势，与时俱进，科学管理，才能避免干扰因素的影响，提高与做好高校院系办公室工作。

（一）科学的规章制度是高校院系办公室工作的基础

科学的规章制度体系是实现管理科学化的基础。随着高等教育的发展，高校的管理工作日趋规范化、科学化。高校院系办公室单凭

经验、习惯开展工作，已不能适应形势发展的需要。高校院系办公室应结合工作定位，建立、健全高校院系办公室的各项规章制度和工作流程，强化制度管理，强化服务意识，促使办公室各项工作纳入规范化、科学化的轨道。要根据科学管理的需要和实际情况，对机构设置进行合理调整，明确职责分工和岗位责任，加大岗位目标责任的约束力度，健全规章制度，以具体工作的制度化、程序化和规范化，逐步实现管理的科学化。

（二）高素质的人员队伍是高校院系办公室工作的根本

规章制度的科学性，关键是在人的执行过程中来体现。科学的规章制度没有高素质的人员配套，形同虚设。高素质的人员队伍是院系办公室工作的根本。要建设一支精干、高效的院系办公室班子，首先要强化良好的进人机制，选拔出有潜质，有志于从事办公室工作的人员；其次要有合理的用人机制，做好办公室的分工与匹配，人尽其能，人用其长；再次要有合理的培训机制，对办公室人员进行必要的继续教育。

（三）合理的激励机制是院系办公室工作的保障

要对院系办公室工作实行目标任务管理，形成奖勤治庸的激励机制。激励要做好精神与物质的两个层面的结合，恰当的精神鼓励，适度的物质奖励，是调动人员工作积极性，服务自主化的推动剂。要对高校院系办公室工作做出较为全面的客观评价，要对高校院系办公室人员所从事工作的质与量进行科学的考核与评估。要建立健全的岗位考核、激励机制及科学合理的管理、服务评价制度，结合