档案管理注意事项
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档案交接注意事项
一、档案室的交接
1、档案室交接时,首先档案管理人员要整理好档案室内的档案建立档案交接表。
2、交接人与接收人要逐一清点核实档案,然后再档案交接表上双方签字。
3、接收人要熟悉档案室内的所有档案分布情况。
二、档案的交接
1、归档资料:归档资料少时需由交档人填写《档案交接记录》,登记好时间、档案名称、数量等相关信息。数量多时除了要填写《档案交接记录》,同时,还要向档案管理人员提供交接档案的详细目录(纸质版、电子版)。
2、档案管理员进行档案资料的确认,经双方核实认可后,交接双方相互签字确认。
3、档案管理员根据归档资料的类别进行存档,并建立书面和电子档案目录。
4、各类档案要按类别、用途分别存档,整理出书面及电子目录,便于管理和查阅。
5、归档的文件材料应齐全、完整、准确。热敏纸传真件和字迹易(或已严重)褪化的文件材料(用圆珠笔、铅笔书写)应附上复印件。
6、平时合同交接时每月的15日、30日集中交接
档案借阅注意事项
1、借阅人填写《档案借阅登记表》,注明借阅档案名称、借阅理由及归还期限。
2、经总经理批准后方可借阅。
3、所借档案的复印件的内容仅供本次借阅事由涉及的用途,不得作为他用。
4、借阅人应爱护档案,注意安全和保密,严谨私自复印、抽卷、抽页、涂改和污损。
5、档案归还:
1)档案管理员要及时催促档案借阅者按时归还档案,并在档案归还时严格检查验收,保证档案完好。
2)营业执照、组织机构代码证、税务登记证等原件当天借当天还。
日常管理:
做好档案室的卫生清洁,定期进行通风,做好物品防潮、防腐、防虫、防火、防尘、防晒等工作。
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