受控文件管理制度1

受控文件管理制度1

受控文件管理制度1

一、制度背景及目的：

随着信息化的快速发展，文件管理在企业中变得日益重要。为了更好

地规范和管理企业的文件，确保企业的文件能够得到有效的保存和利用，

提高工作效率和信息安全性，制定并实施受控文件管理制度变得迫切而必要。

本制度的目的是规范企业对文件的创建、存储、传递、利用和销毁等

全过程的管理，确保文件的准确性、完整性、安全性和合法性，提高文件

管理的科学性和规范性。

二、适用范围及责任主体：

本制度适用于企业的所有职工，包括全职员工、兼职员工以及临时工。所有职工必须遵守本制度的要求并承担相应的责任。

文件管理部门是本制度的主要责任主体，负责制定、解释和监督本制

度的执行，保证受控文件管理制度能够得到有效的贯彻和执行。

各部门（单位）的负责人是本制度的具体责任主体，他们负责组织和

实施文件管理的相关工作，保证本制度的执行情况。

三、文件的创建与编号：

1.所有的文件必须按照统一的格式创建，包括文件的标题、主题、日

期和编码等信息。

2.文件的编号必须规范和唯一，编号格式由文件管理部门统一制定并

告知。

四、文件的保管与传递：

1.文件必须存储在规定的电子存储设备中，确保文件的安全和可靠。

2.对于涉密的文件，必须进行加密和权限的控制，保证文件的机密性。

3.文件传递必须经过授权，必须填写传递记录并经过双方确认。

五、文件的利用和备份：

1.所有的文件必须遵守相关的法律法规和保密制度，不得用于非法用途。

2.对于需要经常使用的文件，可以进行备份和缓存，方便日常工作的

进行。

六、文件的销毁与归档：

1.文件的销毁必须严格按照文件管理部门的规定进行，不得随意销毁。

2.文件的归档必须按照文件的重要性和使用频率进行分类和存储。

3.对于已归档的文件，必须定期进行检查和维护，确保文件的可读性

和完整性。

七、制度执行与监督：

1.文件管理部门负责对本制度的执行情况进行监督和检查，并定期向

上级汇报。

2.各部门（单位）的负责人必须确保本制度的执行，并及时解决文件管理中的问题和难题。

3.对于违反本制度的情况，必须进行相应的处理，并由文件管理部门进行记录和归档。

八、制度的保密性：

本制度的内容和执行情况必须严格保密，不得随意泄露给外部人员。相关人员必须根据保密制度的要求进行保密。

九、制度的修订与完善：

根据企业的实际情况和需求，本制度可以进行修订和完善。修订和完善的具体事项由文件管理部门负责，并向全体职工进行通知和培训。十、制度的通知与培训：

文件管理部门必须依据本制度的要求，对全体职工进行通知和培训，确保职工能够理解和遵守本制度的要求。

以上是关于受控文件管理制度的一些基本内容，希望能够对企业的文件管理工作有所帮助。在现代企业中，文件管理的科学性和规范性将会对企业的发展和竞争力起到重要的支持和推动作用。因此，制定和实施受控文件管理制度是企业必不可少的一项工作。