会议接待培训

3、根据客人要求、喜好、忌讳、风俗习惯准备并摆放好 鲜花、水果、茶水、香巾、烟缸、纸和笔等（笔和纸摆 在桌子内边距离1CM处，笔尖朝上与纸平行；茶杯摆放 在纸的右上角，与桌子外边距离10CM；如有香巾服务， 茶杯将摆在纸和笔的正上方，香巾摆在纸和笔的右上 角）；
4、摆放席位卡：1）协助销售部按照客人要求 制作席位卡，有外宾参加的会议，席位卡要 求中英文对照；2）按照客人要求摆放席位 卡，并检查是否摆放正确； 5、安装、调试好扩音器及客人要求使用的其 它设备，如投影、幻灯机是否工作正常； 6、检查厅内照明、空调、排风、会场控制系 统是否正常，并在贵宾到达前三十分钟开启， 保持厅内温度在20度左右，确保空气新鲜无 异味； 7、检查厅内公共区域及会议厅内地毯、地面、 门、墙壁、家具及公用洗手间是否干净，达 到要求；
会见厅的服务
1、客人入座前5分钟添加茶水的服务应完毕；会见厅 及贵宾休息室内添加茶水时应进行半蹲式服务； 2、控制员随时注意会见前、会见中、会见后客人对 音控系统的需求；

不影响客人交流；2）不影响摄影和拍照；3）服务员不 宜过多；
3、会见开始时，将会议厅大门关上，服务员随时注 意有客人进出时，帮助开门、关门； 4、会见过程中，服务员面带微笑站立于厅内不明显 处，随时注意客人的一举一动、一言一行，发现客 人需求，提供服务，并随时听候客人的招呼；
四、签字仪式
签约形式
准备工作
1、了解会议接待工作的具体要求：会议时间、地点、 人数、贵宾单位、姓名、身份、会议形式、会 议内容、贵宾风俗习惯、生活特点、特殊要求 和活动的社会影响； 2、摆台：按照接待要求摆出会议台型，先摆好签字 桌，铺好干净平整的绿色台绒，围上绿色围裙 （国际贯例），也可根据客人的要求布置签字 台，如白色台布红色围裙等，在签字台上摆放 鲜花，整齐地摆好座椅，使其在一条直线上； 3、若是中外两国举行较为隆重的仪式则要备上两国 国旗和旗架，其它签字仪式需备上签约单位的 全称；
4、摆放席位卡：1）协助销售部按照客人要求制作 席位卡，有外宾参加的会议，席位卡要求中英文 对照；2）按照客人要求摆放席位卡，并检查是否 摆放正确； 5、安装、调试好扩音器及客人要求使用的其它设 备，如投影、幻灯机是否工作正常； 6、检查厅内照明、空调、排风、会场控制系统是 否正常，并在贵宾到达前三十分钟开启，保持厅 内温度在20度左右，确保空气新鲜无异味； 7、检查厅内公共区域及会议厅内地毯、地面、门、 墙壁、家具及公用洗手间是否干净，达到要求；
五、结帐
1、通知总台收银准备好帐单； 2、到收银台取帐单，核对后放入收银夹， 送至客人处； 3、按照联系函的要求找到结帐客人或担 保人提供结帐服务，结帐方式有五种： 挂帐、签单、信用卡、支票、现金结 算； 4、结帐后向客人表示感谢；
六、送客
1、会议即将结束时，会议接 待主管、电梯间迎宾员、服 务员等候送客服务； 2、会议结束时，打开会议厅 大门，引领客人从电梯间离 开，提供电梯服务，或者引 领客人于包厢用餐。
这是一门学问
迎接客人
1、安排迎宾员于客人可经之道，如：电梯口、 会议厅大门迎接客人，迎宾员保持正确的 站姿和端庄的仪容仪表向客人微笑，将客 人按要求领入会议厅； 2、会议厅主管到位欢迎客人，重点安排好主 位、客位的接待；
会议厅的服务
1、客人入座后马上服务茶水（注意背对客人 时的姿势）； 2、每15分钟或根据具体情况添加茶水，添 加茶水时注意： 1）不影响客人交流；2）不影响摄影和拍照； 3）服务员不宜过多； 3、控制员随时注意会议前、会议中、会议后 客人对音控系统的需求，要保证会议室周 围的安静； 4、会议开始时，将会议厅大门关上，服务员 随时注意有客人进出时，帮助开门、关门， 服务员进出会议厅，从偏门进出；
七、检查
1、检查厅内是否有客人遗留物品，如果有，想办 法与客人取得联系交给客人，有必要时向部门 汇报； 2、检查地毯上是否有烟头； 3、将空调、音响、话筒等关闭； 4、将除操作外的照明灯关闭； 5、清理会场，进行卫生清洁工作。 6、班后服务员进行小结，总结服务工作中的漏点、 缺点，怎样杜绝，弥补和制定有力的方案及措 施，管理人员进行分析和培训。
会议形式：
1、课桌式(授课式) 2、会见式 3、谈判式(洽谈式、讨论式) 4、宴会式 5、酒会式 6、剧院式 7、回字形
一、会见形式
客人 茶几 主人准备工作
1、了解会议接待工作的具体要求：会议时间、人数、贵 宾单位、姓名、身份、贵宾风俗习惯、生活特点、特殊 要求和活动的社会影响； 2、摆台：按照接待要求摆出会见台型（U字形或随圆 形），确定主位（左）、宾位（右）（有外宾参加的会 见，主、宾位的椅后摆放翻译椅）；主、宾位之间的杂 几上摆放单面观鲜花一盆，鲜花和花盆的高度约50cm--60cm；其它的宾客或主人分别根据人数摆放在右面或 左面，两个沙发一个杂几，杂几上摆小盆插花、香巾、 矿泉水，茶杯等（标准：小盆插花摆放在杂几中间，其 它物品分别摆放在杂几外边沿5CM之内，香巾、矿泉水、 茶杯之间的距离为4CM）；具体台形附后：
谈判桌
6 4 2 1 3 5 7
客 方
竖桌式(特殊式)谈判排位
• 准备工作
1、了解会议接待工作的具体要求：会议时间、地点、人 数、贵宾单位、姓名、身份、会议形式、会议内容、贵 宾风俗习惯、生活特点、特殊要求和活动的社会影响； 2、摆台：按照接待要求摆出会议台型（口字形、回字 形），先摆好桌椅，在桌子上铺好干净平整的台布，整 齐地摆好座椅，使其在一条直线上；
三、其它形式的会议
课桌式
洽谈、讨论式
酒会式
课桌式
会见厅的 口字式
多功能中厅 口字式台形
会见厅口
字式台形
多功能中厅 回字式台形
会见形 式
酒会及 签约形 式
客方 6 4 2 1 3 5 7
谈判桌
7 5 3 1 主方 2 4 6
横桌式(标准式)谈判排位
主 方
7 5 3 1 2 4 6
5、贵宾休息室内的服务员应为流动吸烟的客 人提供烟缸服务，防止烟灰、烟头烫坏地 毯； 6、对贵宾会见内容、贵宾行踪、住店情况等 进行保密； 7、服务员掌握客人的人数、单位、姓名、身 份、贵宾风俗习惯、生活特点、特殊要求 和活动的社会影响后，应及时反馈给部门 和各餐厅主管； 8、电梯间随时安排迎宾员提供电梯服务。
4、 贵宾休息室的准备，根据客人的要求、 喜好、忌讳、风俗习惯准备并摆放好鲜花、 水果、果叉、茶水、香巾、烟缸等； 5、检查厅内照明、空调、排风、麦克风、音 响、会场控制系统是否正常，并在贵宾到 达前三十分钟开启空调，保持厅内温度在 20－度左右，确保空气新鲜无异味； 6、检查厅内公共区域及会议厅内地毯、地面、 门、墙壁、家具及公用洗手间是否干净， 达到要求；
3、控制员随时注意会议前、会议中、会 议后客人对音控系统的需求，要保证会 议室周围的安静； 4、会议开始时，将会议厅大门关上，服 务员随时注意有客人进出时，帮助开门、 关门，服务员进出会议厅，从偏门进出； 5、会议过程中，服务员面带微笑站立于 厅内不明显处，随时注意 客人的一举 一动、一言一行，发现客人需求，提供 服务，并随时听候客人的招呼； 6、迎宾员在过厅时刻注意台面的整洁、 清扫、物品的摆放，并及时为流动吸烟 的客人提供烟缸服务；
5、会议过程中，服务员面带微笑站 立于厅内不明显处，随时注意 客人 的一举一动、一言一行，发现客人 需求，提供服务，并随时听候客人 的招呼； 6、迎宾员在过厅时刻注意台面的整 洁、清扫、物品的摆放，并及时为 流动吸烟的客人提供烟缸服务； 7、对贵宾会议内容、贵宾行踪、住 店情况等进行保密；
8、会议中，随时准备为客人提供传递话筒的 服务，服务时注意： 1）不能背部正对着客人；2）身体不能挡 住客人的视线；3）不影响摄影和拍照。 9、会议中，有领导来到会场，服务员应根据 客人的要求和实际情况及时加位，提供茶 水、香巾、纸、笔、席位牌等其它服务； 10、电梯间随时安排迎宾员提供电梯服务。
迎接客人
1、安排迎宾员于客人可经之道，如：电梯口、会议厅大门 迎接客人，迎宾员保持正确的站姿和端庄的仪容仪表向客 人微笑，将客人按要求领入会议厅； 2、会议厅主管到位欢迎客人，重点安排好主位、客位的接 待；
会议厅的服务
1、客人入座后马上服务茶水（注意背对客人时的姿势）； 2、每15分钟或根据具体情况添加茶水，添加茶水时注意： 1）不影响客人交流；2）不影响摄影和拍照；3）服务员不 宜过多；
多功能中厅会见式
迎接客人
1、安排迎宾员于客人可经之道，如：电梯口、 会见厅、贵宾休息室大门迎接客人，迎宾员 保持正确的站姿和端庄的仪容仪表向客人微 笑，将客人按要求领入贵宾休息厅和会见厅； 2、会议厅主管到位欢迎客人，重点安排好主 位、客位的接待； 3、摆放席位卡：1）协助销售部按照客人要 求制作席位卡，有外宾参加的会议，席位卡 要求中英文对照；2）按照客人要求摆放席位 卡，并检查是否摆放正确；
7、对贵宾会议内容、贵宾行踪、住店情 况等进行保密； 8、会议中，随时准备为客人提供传递话 筒的服务，服务时注意： 1）不能背部正对着客人；2）身体不能挡 住客人的视线；3）不影响摄影和拍照。 9、会议中，有领导来到会场，服务员应 根据客人的要求和实际情况及时加位， 提供茶水、香巾、纸、笔、席位牌等其 它服务； 10、电梯间随时安排迎宾员提供电梯服务。