收发文管理制度

收发文管理制度

为进一步做好我公司的收发文处理工作，确保文件能够及时上承下达，发挥承上启下的枢纽工作，提高工作效率，规范收发文工作，就收发文作如下规定。

一、收文处理程序

收文处理的程序：收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。

1、收文登记。

凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、其它来文（传真、信函和其它文字材料），一律由公司前台文员负责签收，根据文件内容对其进行整理登记（附件一）《外来文件登记表》，并填写《文件传阅卡》（附件二）报行政部负责人拟签分流。

2、文件拟签

行政部负责人对前台文员报送的文件提出处理意见后，及时交呈阅领导。

3、文件阅批

来文经行政部负责人拟签后，承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批，阅批的文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。

4、文件承办

行政部综合文员按照领导阅批指示，及时向其他领导或有关部门转交。文件需转交的部门在行政部《文件传阅卡》上签字后给本

部门留复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。承办：政府机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。

5、文件归档

所有文件统一归档行政部综合文员。

二、收文、传阅工作要求

1、对所有的文件、资料，行政部要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。

2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。

3、对领导批示急办的文件，有关部门要及时办理，并将处理结果呈报相关领导。对于需要承办的急件，前台文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。

4、文件在转递时要办理交接手续，移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。

5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。

6、所有收文均应在行政部登记编号（详见附件三），个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。

7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。

三、发文处理程序

公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。

1、拟稿

就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。公司公文、日常业务和事务性的文件由行政部综合文员负责拟稿；各部门负责人以公司名义起草的文件, 一律交公司行政部综合文员按正式文件的格式填写《发文审批卡》(祥见附件四)，经行政部负责人审阅核稿后交公司领导审批, 根据文件的急缓程度统一安排打印, 打印后的文件校对由公司行政部负责把关,力求不出差错或少出差错。文件起草要字迹清楚,不得涂改。

2、核稿

即对文件草稿进行审核。由行政部负责在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。

3、签发

各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在《发文审批卡》“拟稿部门”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送行政部。

4、会签

签发是公司领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。

5、编号(祥见附件三)

文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

6、校对

校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。

7、打印

即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：

1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。

2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。

3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。

8、盖章

即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。

9、分发

发放文件时，必须建立《发文登记簿》（详见附件五），严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。

10、归档。

这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理的要求，整理归档。

收文流程图

发文流程图

附件一

外来文件登记表