会议室管理规定

会议室使用管理规定

一、目的:

为合理、有序地使用公司会议室，并保持会议室的整洁及各类设备的完好，特制定本管理规定。

二、适用范围：

1、本制度适用于公司会议室的管理与使用。

2、本规定的会议室包括行政办公大楼一楼会议室、二楼小会议室、二楼大会议室、三楼小会议室、三楼大会议室、四楼会议室、公寓B孵化中心——党团活动室等7间会议室。

三、各会议室主要用途：

会议室适用范围开放程度负责人

一楼会议室

公司高级会议室，仅用于公司

贵宾和重要对外会议接待用 一般不对各部门开放

申请

前台

二楼大会议室 适用于部门例会、生产/营销周

例会、重要面试、行政接待室、

座谈室、新员工入职培训等

各部门均可申请使用 前台

二楼小会议室 适用于部门例会、一般面试、各部门均可申请使用 前台

四、申请流程：

1. 为了统一管理，因会议组织、来客洽谈、招聘面谈、培训等需要使用会议室的，均须相关部门及人员至少提前1天到会议室负责人处做预约申请登记，以减少冲突，并由行政部统一安排会议室的使用。

2.申请部门及人员在填写会议使用时间时必须准确。

3.若会议室使用有冲突的情况，按照“谁先预约谁先使用”的原则进行使用。

五、使用注意事项：

1.会议室内一切公共设备（会议台、投影设备、会议凳、讲台、音响设备、移动白板等），未经行政部许可，不得私自搬离会议室。 行政接待、座谈等

三楼大会议室 适用于月度和季度生产/营销

例会、大型会议、专题讲座、

专题培训等

各部门均可申请使用 行政专员

三楼小会议室 适用于生产/

营销较多人例会、重要专题会议、重要专题培训等

各部门均可申请使用 行政专员

四楼会议室 公司高级会议室，仅用于公司

重要贵宾接待、高管重要会议

等

一般不对各部门开放

申请

董事办专员 党团活动室

适用于部门例会、小型培训、

远程教育讲座等 各部门均可申请使用 行政专员

2.会议或培训活动期间，如需使用手提电脑，请自行申请领用，将文件进行备份并严格做好文件保密工作，严禁泄漏、传播公司商业秘密。如需使用投影设备的，须按规范流程开启投影设备。

3.会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏要按价赔偿。

4.会议完毕，各部门及人员须自觉关闭所有设备电源，并关好窗户，会议桌椅摆放整齐，白板擦拭干净，以保持会议室整齐干净。整理完毕后，通知会议室负责人检查验收，验收不合格，会议室负责人有权督促使用部门及人员立即重新整理。

5.会议室内日常卫生、设备维护保养由行政部负责。

六、解析与说明

1、本规定自颁布之日起实施，若有修改或补充将另行通知，解释权归行政部。

2、原《会议室使用管理规定》作废。

七、附：《会议室使用预约登记表》

二〇一二年十一月二十八日