会议室使用管理制度95185
会议室使用管理制度_会议室使用管理制度办法
会议室使用管理制度_会议室使用管理制度办法
一、概述
会议室是企事业单位进行各类会议、培训和讨论等工作活动的重要场所。为了更好地管理和利用会议室资源,确保会议室的有效使用,制定本《会议室使用管理制度》。
二、会议室的分类和使用范围
1.会议室按照规模和用途可分为大型会议室、中型会议室、小型会议室和多功能会议室等。
2.会议室可供内部员工使用,也可对外开放给合作单位或个人使用。
三、会议室预约和使用流程
1.内部员工使用:
(1)内部员工须提前向会议室管理人员提交会议室预约申请,包括会议室名称、预约时间、预计参会人数等信息。
(2)管理人员根据申请情况审核并给予通过或拒绝,并将结果及时通知申请人。
(3)预约成功后,申请人须按时使用会议室,如有变更或取消预约,应尽早通知管理人员。
(4)会议室使用完毕后,申请人要及时将会议室恢复整洁,并按规定归还相关设备和物品。
2.合作单位或个人使用:
(1)合作单位或个人须填写会议室使用申请表,并提交给会议室管理人员。
(2)管理人员根据申请情况审核,与申请人进行协商并确定使用时间和费用等事宜。
(3)合作单位或个人使用会议室期间,需严格遵守相关管理制度,不得损坏会议室设施和设备。
(4)使用完毕后,合作单位或个人要及时将会议室恢复整洁,并按规定归还相关设备和物品。
四、会议室使用规定
1.不得擅自改动会议室布局和设备设置,如有需要应提前申请并取得管理人员的批准。
2.不得将会议室用于与工作无关的活动,如无特殊情况,会议室不得用于娱乐、休息等非正式场合。
3.会议室内禁止吸烟、饮食,不得乱丢垃圾,保持环境清洁卫生。
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
1. 会议室介绍
会议室是公司内进行会议和讨论的重要场所,为了有效地管理会议室资源,提高会议效率,制定一套会议室使用管理制度至关重要。
2. 会议室预订
2.1 每位员工可以在系统内查看会议室的预订情况,并通过系统进行预订。
2.2 会议室预订需提前一定时间,避免临时变更导致的会议室冲突。
2.3 部门负责人可优先预订会议室,但不能长时间占用会议室,以避免资源浪费。
3. 会议室使用准则
3.1 会议开始前15分钟到会议室签到,超时未到者会议室预订自动取消。
3.2 会议室使用完毕后,需要清理会议室,将桌椅摆放整齐。
3.3 禁止在会议室内抽烟,禁止饮食,避免影响其他使用者。
4. 会议室设备使用
4.1 在预订会议室时需要注明需要使用的设备,并合理使用。
4.2 使用完毕后,需将设备关闭,归还给管理人员,并保持设备的完好。
4.3 使用公司设备需谨慎,如有损坏需按规定赔偿。
5. 会议室监督管理
5.1 设立会议室管理人员,负责会议室的预订、使用情况管理。
5.2 定期检查会议室使用情况,发现问题及时处理。
5.3 对违反规定者进行批评教育,并记录在案。
6. 会议室使用流程
6.1 预订会议室
6.2 使用会议室
6.3 清理会议室
6.4 反馈意见
7. 常见问题解答
7.1 会议室预订系统出现问题怎么办?
解答:联系会议室管理人员进行手动预订。
7.2 如何处理会议室设备损坏的情况?
解答:需按规定赔偿,如有争议可提出申诉。
8. 结语
制定会议室使用管理制度,不仅能提高会议效率,还能有效管
理会议室资源,带来更好的工作环境。各部门要严格遵守管理制度,共同维护好公司的会议室资源。
会议室管理制度(合集18篇)
会议室管理制度(合集18篇)
会议室管理制度第1篇
一、目的:
会议室是公司举行会议,接待来宾的场所,为了充分利用会议室的功能,给员工创造一个良好的办公环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司的各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,制定本制度。
二、责任:
会议室使用管理由公司人力资源部负责,并实施监督。
三、范围:
适用于公司所有聘用人员。
四、会议室使用细则
(一)会议室时专门用于召开会议、研讨工作、接待来宾的地方,未经允许,不得挪借他用。
(二)公司会议室的管理由人力资源部统一负责,会议涉及使用的设备及设施由指定专人负责保管、管理与调试。
(三)四楼会议室无特殊情况暂停对外使用,二楼会议室专供客户使用,如客户人数较少且需长期使用会议室,报人力资源部后统一安排;其他人员如需使用会议室由人力资源部统一安排,其他会议室专供公司人员开会,
与供应商了解沟通使用。
(四)一楼会议室(1—9号会议室)不是重要会议都不得安排,如公司人员需与客户沟通,尽量使用外面的会议桌。非参加会议的人员,未经允许不得随意进入会议室。
(五)为了避免会议室使用时发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天填写事务申请表交至人力资源部,以便统一安排。公司每天都会将会议室统一上锁,各部门人员在使用会议室时必须到前台登记,并领取钥匙和会议牌。
(六)临时召开的紧急会议需要使用会议室时,要及时通知人力资源部提出申请并登记使用。
(七)各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、参加人数等,如需提供纯净水、制作会标、摆放水果的,要在事务申请表中填写具体内容及数量。
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
第一条:非参加会议及培训的人员,未经允许不得随便进入会
议室。它山之石可以攻玉,下面本文库店铺为您精心整理了5篇
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会议室使用须知篇一
1、连续会议室室内乾净,严禁在会议室内用餐及食用多汁果品;严禁在会议室内吸烟。
2、借用会议室使用的,在会议完毕后,及时通知行政部办公室,作会场检查工作,验收无误后方可清场锁门。
3、人为主观因素造成会议室设施损坏的,部门或相关人员应予
以赔偿。
4、参会人员进入会议室后,要讲究卫生,不得随地吐痰乱丢纸屑,不得喧哗不得在桌椅墙上刻画涂写,不得损坏公物。
5、自发遵守当次会议提出的其他要求及规定。
6、会议结束后,人员离场时须将随身物品及垃圾携带出场,并
将桌椅摆放整齐物归原位关好门窗关掉电源,以方便下次会议使用。
7、禁止携带易燃易爆等不安全物品进入会议室,清除火灾隐患,并做好防盗工作,确保会议室的安全。
8、凡进入会议室的人员,务必衣冠整齐,穿厂服戴胸牌,不得
穿拖鞋光膀子打光脚披散发说脏话粗口。
9、会议过程中,自发连续会场安静,不得交头接耳,移动电话
处于关机或无声状态;不得在会场接听电话和使用信息收发功能;
除录音功能外,不得使用MPMP移动电话收音机等电子产品的其它各
项功能。
10、进入会议室的。人员应自发听从现场工作人员的管理,布
置会场时,不得随便张贴装饰,不能随便移动拆卸室内设施。
会议室使用须知篇二
1、本会议室在非会务活动期间用于本校学生自习及学术研讨,
不得用作娱乐等其他用途,严禁开展商业活动;如需用作会务场合,须在学校OA系统申请。
会议室使用管理制度(3篇)
会议室使用管理制度
是以合理、高效地利用会议室资源为目标,规范和管理会议室使用的一套制度。下面是一个常见的会议室使用管理制度的示例:
1. 会议室预定:
a. 会议室的预定需提前至少一天进行,以确保场地的合理安排。
b. 预定时需提供会议时间、会议主题、参与人数等相关信息。
c. 优先考虑公司内部的会议需求,如有外部客户需要使用会议室,需提前向管理部门申请审批。
2. 会议室使用:
a. 会议室使用时间需严格按照预定时间进行,超时需经过相关审批,并支付相应费用。
b. 会议结束后,参会人员需要确保会议室的整洁和设备的正常使用情况,如有损坏或遗漏需立即报告。
c. 会议室内不得吸烟、食用重口味食物等,以免影响他人工作和使用环境。
3. 会议室设备:
a. 会议室设备的使用需提前申请,并由专人负责设备的调试和维护。
b. 使用完毕后,需确保设备处于关闭状态,并进行必要的维护保养工作。
4. 取消预定:
a. 如需取消预定,需提前24小时通知管理部门,以便安排他人使用。
5. 紧急情况:
a. 如会议室预定被紧急使用,需要提前通知已预定的用户,协商其他时间、地点等解决方案。
6. 会议室使用费用:
a. 对外客户使用会议室需按照相关费用标准进行收费,内部员工使用免费,但需严格按照预定制度和规定使用。
7. 违规处理:
a. 对于违反会议室使用管理制度的行为,管理部门有权采取相应的纠正和处理措施,包括取消预定资格或限制使用权限等。
以上是一个常见的会议室使用管理制度的示例,具体的制度规定可以根据实际情况进行调整和细化。
会议室使用管理制度(二)
会议室使用的规章制度
会议室使用的规章制度
一、会议室的使用范围:
1. 本规章制度适用于公司内所有设有会议室的部门及员工。
2. 会议室主要用于内部会议、培训、讲座等活动,不得私自用于其他用途。
二、会议室的预约:
1. 会议室需提前预订,可以提前至少1个工作日进行预约。
2. 预约会议室时,请注明会议名称、参会人数、时间、需要的设备等信息。
3. 会议室预约不得跨越午休时间,即12:00-13:00不得进行会议室预约。
4. 如果需要取消会议室预约,请提前至少半个工作日通知会议室管理员。
三、会议室的使用时间:
1. 会议室使用时间为工作日上午8:00-12:00,下午13:00-17:00。
2. 超过工作时间需要使用会议室的,需提前向会议室管理员申请并得到批准。
四、会议室的设备:
1. 会议室内设备包括投影仪、音响、白板、桌椅等,使用时请爱护设备并按照要求使用。
2. 使用完毕后,请将设备归还整齐并关闭电源。
五、会议室的整洁:
1. 会议室使用完毕后,请保持整洁,将桌椅摆放整齐,垃圾放入垃圾桶。
2. 会议室内禁止吸烟、饮食,避免造成污染。
六、会议室的安全:
1. 会议室内严禁使用明火,如需使用电器,请注意用电安全。
2. 发现火灾、漏电等安全事故,请及时通知企业安全管理员处理。
七、会议室的守则:
1. 会议室使用期间,保持安静,不得影响他人正常工作。
2. 会议室内不能干扰他人,如有不当行为,经多次提醒无效者,会被取消使用资格。
八、会议室的申诉:
1. 若对会议室使用规定或安排有异议,可向相关部门提出申诉,并由该部门负责人作出处理。
会议室使用及管理制度
会议室使用及管理制度
一、会议室使用规定
1.会议室的使用范围:会议室主要用于公司内部的会议、培训、讨论以及重要客户或合作伙伴的会谈等活动。
2.会议室的预定:员工需要提前预定会议室,可通过公司内部的预定系统或者向行政人员提出书面书面申请。预定时需明确会议室的时间、用途和预计参加人数。
3.会议室的优先级:会议室的使用优先级按照以下顺序排列:公司高层会议>部门级重要会议>普通会议。同时,公司高层会议在与其他会议冲突时,优先使用会议室。
4.会议室的使用时间:会议室的使用时间一般为工作日的工作时间,即早上9点到晚上6点。如需在非工作时间使用会议室,需提前向行政人员申请,并获得批准。
5.会议室的准备工作:使用会议室的员工在使用前需自行检查会议室设备和环境是否正常,并保持会议室的整洁和卫生。如果会议室存在设备故障或者卫生问题,需及时向行政人员报告,并等待及时修复或清洁。
6.会议室的临时使用:当没有其他人预定会议室时,员工可临时使用会议室,但优先级高的会议有权优先使用。
二、会议室管理规定
1.会议室的设备维护:公司将定期对会议室的设备进行维护和保养,包括投影仪、音响、会议桌椅等设备。员工在使用会议室时要注意保护设备,不得移动设备或私自调整设备设置。
2.会议室的安全管理:公司要定期对会议室进行安全检查,确保逃生通道畅通,并提供灭火器等应急设备。员工在使用会议室时要遵守安全规定,不得擅自改变会议室的布置,如有特殊需要需提前向行政人员申请。
3.会议室的保密管理:会议室内进行的讨论、会议内容以及会议材料等都属于公司的机密信息,在会议结束后要进行妥善保管,不得外传。如果需要销毁会议材料,应按照公司文件销毁规定执行。
(完整版)会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
1. 目的
为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于中心各会议室管理。
3. 职责
3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
3.2办公室负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。
4. 内容
4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用,如特殊情况需借他人使用,需通过申请经办公室同意方可。
4.2 各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。
4.3 各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。
4.4 各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,须追究当事的相应责任。
4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用,必须征得办公室同意后方可动用,事后归还原处。
4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,办公室协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。
会议室使用管理规定(3篇)
会议室使用管理规定
1. 会议室的使用需提前预约,预约时间以确认邮件为准。未经确认的预约无效。
2. 使用会议室需保持卫生整洁,使用完毕后,请将垃圾清理干净并将座椅、桌面等设备归位。
3. 会议室内禁止吸烟,禁止饮食,禁止饮酒。
4. 会议室内保持安静,不得影响他人工作。
5. 如需使用投影设备、音响等设备,请提前向管理员申请并获得批准。使用后请及时关闭设备并将其归位。
6. 会议室内不得私自搬动、更换设备和家具。
7. 使用完毕后,请关好门窗,确保会议室安全。
8. 若有特殊需要,如使用独立办公设备等,请提前向管理员申请并获得批准。
9. 会议室使用时间限制为工作日的办公时间,需加班使用时,请提前向管理员申请并获得批准。
10. 如需取消预约,请提前通知管理员,以免影响其他人的使用。
11. 请严格遵守公司的保密政策,不得将会议室用于非法、违规活动。
12. 违反规定者将受到相应的处理,包括但不限于警告、罚款、暂停使用权等。
会议室使用管理规定(二)
1. 会议室的使用范围和时间安排
1.1. 会议室用于公司内部各类会议、培训、讲座和座谈会等活动。
1.2. 会议室的使用时间为工作日上午9点至下午6点。
1.3. 如有特殊需要,可以提前向行政部门申请调整会议室使用时间。
2. 会议室的预约和使用流程
2.1. 部门或个人需提前3个工作日向行政部门预约会议室。
2.2. 预约会议室时需提供活动名称、预计参与人数、活动时间、所需设备等相关信息。
2.3. 行政部门将根据预约情况,及时通知申请人预约是否成功。
2.4. 会议室使用完毕后,需将会议室清理干净,并归还所使用的设备。
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度1
为了充分利用会议室的功能,给员工创造一个良好的办公环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,制定本制度;
一、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方,未经允许,不得挪作他用。
二、公司会议室的管理由行政人事部统一负责。各类设备、设施由行政人事部指定专人管理、调试。
三、非参加会议及培训的人员,未经允许不得随意进入会议室。
四、为了避免会议发生冲突,各部门如需要使用会议室,需提前3天通知行政人事部,以便统一安排。
五、临时召开的紧急会议需要占用会议室时,需提前至少2个小时向行政人事部提出申请并登记,否则不予安排。
六、如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。
七、各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、参加人员等,使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议需求,前台文员可以协助。如有需要行政人事部协办的事项请提前注明,行政人事部可根据实际情况做好相关服务工作。
八、如遇会议之间发生冲突,要坚持局部服从整体的原则。遇公司层级的紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会议。部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
九、部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超过10分钟未到达会议室的,行政部有权对会议室的使用权另作安排。
十、部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不得超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。
会议室使用管理制度58377
会议室使用管理制度
第一章总则
为了规范公司的会议管理,加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好,提高会议管理工作效率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开,特制定本管理办法。
第二章适用范围
第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。
第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。
第三章会议的类型及使用原则
第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。
第四条会议室使用原则:
一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用,但不可影响后续其他预约情况;
二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室;涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时,应填写《会议接待需求表》;
三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人,根据实际情况协调会议室使用,事后补办有关登记;
四、部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用权由行政部另作安排;
五、如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请.部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。
第四章会议准备
第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容,提前到行政部指定人员进行登记预约,涉及重大会议时,应填写《会议接待需求表》,经行政部审批。
会议室使用管理规章制度
会议室使用管理规章制度
一、总则
为规范会议室的使用,提高会议效率,确保会议的顺利进行,特制定本会议室使用管理规章制度。
二、适用范围
本规章制度适用于公司内部所有会议室的使用和管理。
三、会议室的分类
根据会议的规模和需要,公司内部会议室分为小型会议室、中型会议室和大型会议室。
四、会议室使用流程
1. 预订
(1)所有会议室的使用都需要提前预订,可通过公司内部预订系统进行操作。
(2)预订时需填写会议主题、预计参与人数、时间、预计使用时长等信息,并注明需要的设备和服务。
(3)预订成功后,系统将自动发送确认邮件,会议室将被锁定。
2. 使用规定
(1)会议室的使用时间按预订时间为准,超时需提前申请延长使用时间,经批准后方可继续使用。
(2)会议结束后,使用者需清理会议室,并确保设备和用品的完好,并关闭投影仪等设备。
(3)离开会议室时需将灯光关闭,确保室内整洁。
3. 取消预订
(1)如无法按原定计划使用会议室,需提前取消预订,方便其他用户使用。
(2)取消预订需在会议开始时间前至少1小时进行,逾期取消将视为违规。
4. 违规处理
(1)未经预订擅自使用会议室,将视为违规行为,责令停止使用并进行批评教育。
(2)恶意损坏会议室设备和用品者,将依法追究法律责任,并承担相应的赔偿责任。
五、会议室设备和用品管理
1. 会议室设备、用品需妥善保管,确保完好无损。
2. 使用会议室时,应根据需要提前申请所需设备和用品,并负责使用过程中的保管和归还。
3. 发现设备及用品有任何损坏或遗失时,应立即向相关部门报告,以便及时维修或更换。
六、附则
会议室使用管理规定(4篇)
会议室使用管理规定
第一章总则
第一条为规范会议室的使用管理,提高会议效率,确保工作顺利进行,特制定本规定。
第二条本规定适用于公司内各会议室的使用管理。
第三条会议室的使用原则为:公平、公开、高效、有序。
第四条会议室的使用主要遵循以下原则:
1. 会议室首先应当用于公司内部工作事务的开展,包括内部会议、培训、汇报等。
2. 在会议室空闲的情况下,可以向外部单位提供会议室使用,但外部单位需提前预约并缴纳相应费用。
3. 会议室使用时间原则上不应超过8小时,连续使用超过4小时时需自觉空出30分钟进行休息。
第二章会议室的预约
第五条会议室的预约使用需提前在预约系统进行登记,注明会议目的、人数、时间等相关信息。
第六条会议室的预约时间可提前不超过15天进行预约,且不得占用其他部门工作需要的会议室。
第七条会议室的使用权优先给与行政管理部门及高级管理职位人员。
第八条会议室的预约使用优先级为:公司级别的会议 > 部门级别的会议 > 个人级别的会议。
第九条如预约会议室后因特殊原因无法使用,需提前24小时在预约系统进行取消。
第三章会议室的管理
第十条会议室的开放时间为工作日的早上8点到晚上10点,若有特殊需要可向行政管理部门提出申请。
第十一条会议室使用人员需按照规定时间提前到达会议室准备,并按时结束会议,不得私自延长会议时间。
第十二条会议室使用人员应当妥善保管会议室物品设备,严禁损坏或擅自调整会议室设备布置。
第十三条会议室使用人员不得擅自更换会议室门锁,并应当保持会议室门窗关闭、电源关闭等。
第十四条会议室使用人员在离开会议室时,要及时清理桌面杂物、关灯、关门,并将座椅归位。
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
第一章总则
为了规范会议室使用管理,提高会议室利用效率,保证会议室设施设备的安全性和完整性,制定本制度。
第二章会议室的使用范围和条件
1. 本制度适用于公司内所有会议室的管理及使用。
2. 会议室主要用于公司内部会议、培训、讲座等活动。
3. 会议室的使用必须遵守公司相关规定,且必须为公司内部员工使用。
第三章会议室的预约及使用
1. 员工可以通过公司内部预约系统预约会议室,或者向行政人员提出预约申请。
2. 会议室使用时长一般不超过4小时,超过时长需要提前向行政部门申请。
3. 会议室预约和使用需要提前至少1天时间。
4. 会议室的使用要求保持整洁,使用完毕后需要如实填写使用情况反馈表。
第四章会议室设备和维护
1. 会议室设备包括投影仪、音响设备、会议桌椅等,使用期间不得私自携带使用外部设备。
2. 使用完毕后,要做好设备的关闭、整理及设备的安全保护工作。
3. 发现会议室设备损坏或故障,需及时向行政部门进行报修,并做好设备保护工作,避免
造成二次损坏。
第五章会议室秩序及安全
1. 会议室使用期间应保持安静,不得影响到其他员工的正常工作和生活。
2. 会议室内禁止吸烟、饮食,严禁私自摆放易燃、易爆物品。
3. 使用完毕后要及时关闭门窗,保证会议室的安全性。
4. 会议室内发生人身伤害或财产损失,责任由使用人负责。
第六章会议室使用违规处理
1. 开会超时、超员、影响他人的行为,将会被限制使用会议室的权限。
2. 对于严重违规者,将会被纳入公司纪律处罚体系,对其进行相应的处罚。
第七章附则
1. 本制度解释权归公司行政部门。
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
一、概述
会议室作为企业或组织内部重要的场所之一,承载着各类重要会议和讨论活动。为了有效管理和合理利用会议室资源,制定本《会议室使用管理制度》。
二、会议室预约与使用
1. 会议室预约
a) 员工可以通过内部系统或指定渠道预约会议室。预约时需填写会议室名称、预定时间、参与人数等信息。
b) 预约会议室应提前至少一天,确保会议室的可用性。
c) 若会议涉及外部人员参与,需提前向行政部门申请,并注明来访人员姓名、单位、联系方式等信息。
2. 会议室使用
a) 预约人须按时赴约,如无法参加会议,应提前取消预约,以便其他人员可以利用。
b) 会议结束后,应及时清理会议室,包括将废弃物清理干净、会议桌椅恢复整齐、投影仪等设备关闭等。
c) 使用设备时应注意节约能源,无需使用时应及时关闭设备,灯光等。
三、会议室保养与维护
1. 日常保养
a) 保持会议室整洁,注意卫生清洁工作,保持环境整洁、干净。
b) 定期检查会议室设备的运行状况,如发现故障或异常应及时报修,确保设备正常使用。
2. 设备使用
a) 使用设备前,需了解设备的正确使用方法和操作规程,确保正确操作。
b) 使用投影仪等设备时,应注意安全操作,确保设备不受损坏。
四、会议室安全管理
1. 保密
a) 会议室内的会议、讨论内容等涉及到保密的信息,应严格遵守保密要求,防止泄露风险。
b) 会议结束后,应检查是否有文件、资料等遗留,防止信息外泄的隐患。
2. 设备安全
a) 使用会议室设备时,应注意安全操作,防止设备损坏或人身伤害。
b) 发现设备异常、故障等情况,应及时报修,确保设备的正常使用。
会议室管理制度(通用14篇)
会议室管理制度(通用14篇)
会议室管理制度篇1
为了正确、规范的使用会议室,提高会议举办的效率及质量,发挥会议室作用,给员工创造一个良好的办公环境,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开,现结合本公司的实际情况,对会议室的管理作如下规定。
第一章管理部门及管理职责
第一条公司会议室由公司总裁办公室行政事务部统一管理。
第二条总裁办公室行政事务部职责:
(一) 会议室的安排与协调; (三)负责会前物资的准备; (四)负责会议室使用记录; (五)保证室内整洁卫生、设施完好。
第三条在会议室使用后,及时检查,督促使用人恢复原状。
第二章会议室使用规定
第四条为了避免会议室使用时发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天由向总裁办公室行政事务部提出申请,填写会议室使用登记表,以便统一安排。
第五条临时召开的紧急会议需要使用会议室时,要及时通知总裁办公室行政事务部并在会后完善登记。
第六条如遇公司紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,公司会议优先于部门会议,部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。
第七条各部门申请使用会议室时,需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与总裁办公室行政事务部检查交接会议室的人员等。
第八条会议室使用期间,请爱惜会议室的设备设施,使用部门需保持会议室的整洁,不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌椅上写画、敲击和刻画,请不要改变会议室设备、家具的位置,爱护会场设施(包括:麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等),使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原,离开
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会议室使用管理制度
1. 目的
为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于中心各会议室管理。
3. 职责
3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
3.2办公室负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。
4. 内容
4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用,如特殊情况需借他人使用,需通过申请经办公室同意方可。
4.2 各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。
4.3 各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。
4.4 各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监
督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,须追究当事的相应责任。
4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用,必须征得办公室同意后方可动用,事后归还原处。
4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,办公室协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标立即撤销;若有其他特殊性要求,需提前申报,经办公室同意后,方可进行。
4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室,及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排,安排清洁人员做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。
4.9 会议结束后,使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处,并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作,保障各类会议、接待活动的正常进行。
会议室管理制度
为规范中心会议室的使用,确保会议的顺利进行,现规定如下:
一、会议室使用实行登记制度,使用时填写《会议室使用登记表》,由会议服务部门统一安排使用,如遇会议改期或取消,应及时通知会议服务部门。
二、会议室实行先登记先使用的原则,如发生使用时间重叠的情况,双方协商解决。
三、夏季提前15分钟打开空调,冬季提前15分钟打开暖风。
四、各司召开的会议,配有热水、纸杯,会议召开后每间隔30分钟提供热水瓶续水服务。
五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时,配有热水、瓷杯,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
六、接待外宾时,配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
七、会议结束后,使用部门及时通知会议服务部门清理会场。
会议服务员工作流程表
会议室分布情况
合计:会议室17个
一般会议室使用登记表
会议服务:118室电话:7781
特殊会议室使用登记表
会议服务:118室联系电话:7781
备注:1、新闻发布厅、外宾会议室有会时,服务员通知中控室、音响室人员。2、九层多功能厅有会时,服务员通知工程部,
根据市内温度调节空调和排风系统。3、物业公司备案。
信息办签字:面对强大的对手,明知不敌,也要毅然亮剑,即使倒下,也要化成一座山