出库单单据管理办法
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出库单单据管理办法
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Ⅱ
前言
本办法由生产保障部提出。
本办法由生产保障部起草。
本办法主要起草人:***
本办法审核人: ***
本办法批准人: ***
本办法由******部归口管理并负责解释。
本办法于2012年**月首次发布。
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出库单单据管理办法
1 范围
本办法规定了出库单据的使用、归档等管理内容及要求。
本办法适用于生产保障部出库单单据管理。
2 术语和定义
2.1出库单格式为一式三联。第一联(白色)由配货员、记账员留存转归档;第二联(粉色)作为出门证留存;第三联(蓝色)由领料人留存。
3 职责
3.1记账员负责单据打印、编号、下发、回收。
3.2 配货员负责单据接收,按保管员排序编号下发配货、回收转交记账员。
3.3保管员按第三联进行配货。
3.4归档员负责单据按出库单号顺序整理。
4 管理内容与要求
4.1出库单的使用操作
4.1.1保管员凭第三联(蓝色)发货。
4.1.2零星出库:领料人到记账员处签字,记账员留存第一联(白色),同时负责将出库单
交至单据整理归档人
4.1.3批量出库:领料人在第一联(白色)上签字;配货员负责该批量单据的编号及签字完
整性,同时将出库单交至单据整理归档人。
4.2 单据流转
4.2.1记账员、发货员必须设立《出库单流转记录台帐》,流转环节必须有下单日期、出库
单编号、签收人、签收日期、返单日期、归档日期等内容。
4.3 归档要求
4.3.1所有归档单据必须按顺序排列完整,不得缺号,缺号单据必须由记账员或配货员填写《单据缺号说明表》(附表A.1),并附在出库单单据里。
4.3.2 单据归档时间为10天(外协15天,含节假日、公休日)。
4.3.3 单据整理归档人每月负责统计《缺单提报单》(附表A.2)。
4.3.4 零星出库单缺单由记账员负责。
4.3.5 批量出库单缺单由配货员负责。
4.3.6 账务组组长负责每月5日前将2个月前的月度出库单单据进行装订归档。如8月5
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日前,需装订6月份的出库单。
4.3.7 《出库单流转记录台帐》按时间先后顺序记录,每本台帐页数为30页,台帐封面需注明台帐记录人的姓名。《出库单流转记录台帐》登记满页后,台帐记录人需在15日内交至部门档案管理员处归档。
4.4 缺单补打印
4.4.1 出库单因夹纸或其他原因丢失,需要补打印时,必须经部门分管负责人在补打印的出库单上签字,才能视为有效出库单进行后续配货、发货工作。
5 检查与考核
5.1 记账员、发货员未按规定时间完成单据、台帐归档,超期一天扣1分。
5.2 账务组组长未按时完成月度出库单单据装订归档工作,超期一天扣1分。
5.3 补打印出库单未经部门分管负责人签字并下发的,每次扣3分。造成物资重复出库的,每次扣10分。
5.4 记账员、发货员、归档员未及时提报异常信息,造成出库单丢失,每张扣100元/人。2
****** 附录 A
(规范性附录)
表格
表A.1 单据缺号说明表
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表A.1 单据缺号说明表
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表A.1 单据缺号说明表
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表A.2 缺单提报表
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