新形势下高校图书馆档案管理工作初探

新形势下高校图书馆档案管理工作初探

发表时间：2018-05-23T10:49:21.573Z 来源：《基层建设》2018年第4期作者：路漫

[导读] 摘要：最近几年来，高校教学改革开展如火如荼，学校在图书馆档案管理工作方面也是下足了功夫。

山东协和学院山东济南 250109

摘要：最近几年来，高校教学改革开展如火如荼，学校在图书馆档案管理工作方面也是下足了功夫。高校的图书馆档案管理工作是以极具价值的文档和文献等来存档保存的工作，种类繁多，工作复杂，是高校图书馆历史轨迹前进的工T作总结，也是学校教学水平的映射。本文从高校图书馆档案管理工作的实际现状出发，指出了高校图书馆档案管理中存在的问题，梳理了图书馆档案管理工作的特点分析了高校图书馆档案管理的作用总结了高校图书馆档案的归档内容，阐述了新形势下图书馆档案管理的具体措施。

关键词：高校图书馆；档案管理；具体措施

引言：近年来，随着学校办学规模的扩大，高校图书馆档案管理工作的重要性愈发凸显。然而，随着图书馆管理工作的深入展开，档案管理工作过程中出现的一些问题不容忽视，抓紧解决档案管理工作中面临的一些问题促进新形势下图书馆工作取得新发展，同时总结图书馆档案管理工作势在必行。

1高校图书馆档案管理工作内容

高校图书馆档案管理工作的内容在广义上讲是对文本、文件以及设备的管理，具体来说包括对财产档案、人事档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案及情报交流档案等的管理。为了完善和加强图书馆档案管理工作，建议应从以下几方面开展工作: 其一，图书馆必须建立一个系统化的档案管理体系，通过培养管理人员的业务能力，以达到良好的管理效果。其二，培养管理人员学习掌握良好的计算机操作等技术水平，通过现代化的管理形式进行编目、查询、归档、收集及保存等工作。其三，提高管理人员工作责任感，以保障档案管理的顺利开展。

2高校图书馆档案管理现状分析

高校图书馆是高校三大支柱之一，高校图书馆档案同样是高校档案工作的重要组成部分其管理的好坏程度直接反映了图书馆的管理水平。[1]然而目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，在管理制度、管理方式、应急备份、工作创新等方面普遍存在着一些问题。

2.1在档案管理制度方面不完善，有的甚至没有专门的档案管理人员进行图书馆档案管理工作，而是由图书馆官员或办公室人员兼管，忽视了档案管理的重要性和必要性，导致档案资料不完整.甚至散轶、缺失严重易响图书馆管理、服务读者和运营的有效性。

2.2在图书馆档案管理方式上，存在领导不够重视档案管理工作，导致管理方式单一、档案管理方式与图书馆的发展实际不相符、档案管理工作整体效率低下的情况管理效果不明显影响图书馆的长远发展和图书馆业务的有效开展。

2.3在出现意外的情况下如果图书馆档案管理资料有应急备份，就不会丢失大部分档案资料甚至全部馆藏图书资源对各种图书档案破坏情况有应急备份就不会对高校和社会资源造成浪费。

2.4在移动互联网技术、云技术等不断发展的信息时代的当下，现有部分高校图书馆档案管理工作缺乏与时俱进的创新精神。固有的传统的档案管理模式及方式会导致图书馆档案管理工作效率降低已经不能适应信息化的当今社会发展的节奏。 3高校图书馆档案管理新思路

3.1规范管理体系，创新管理理念

管理工作的首要任务是创建- 套完整的、规范的管理体系，方便对日常工作进行规范和管理。在制定管理规范的时候，可以参考国家颁布的《档案法》并结合高校自身现状，制订符合自己实际的行之有效的管理规范。高校图书馆档案管理工作的革新也要在思想上提高管理人员对工作的重视，通过改变传统的思想理念，进行管理上的创新。图书馆中所有类别的档案文件都是图书馆重要的组成部分，应当分门别类，做到保存完整、查找有序。因此，应当指定专人进行不同档案的整理归档，并在日常会议中进行讨论分析，提出个人观点，总结行之有效的管理方案。只有提高对档案管理工作的重视程度，才能够逐步完善图书馆档案管理工作。

3.2加强电子档案建设，完善信息化管理

传统的手工档案管理方法不仅效率低，且因管理工作繁重、工作量大，出现错误和档案丢失等情况在所难免，给后期的工作带来很大的麻烦。随着电脑的普及、互联网的快速发展，电子档案在高校图书馆工L作中逐步推广开来。通过利用现代化的信息技术、先进的设备以转变档案的存储方式，实现信息化管理，这样不仅方便用户在线查找，而且对档案分类、归档都有很大帮助。电子档案的应用很大程度上节约了人力、物力，从长远的角度来看，对节约成本、实现环保的绿色化办公十分有益。在电子档案应用中，要逐步发展深化，搭建良好的互联网平台，建立完整的档案数据库。另外，为了方便管理与应用，可建立客户端系统，实现与用户间的时时对接。档案多为机密文件，不可外泄，因此，利用网络档案平台一定要做好后台维护，不仅要保证系统的正常运转，也要维护好网络安全，避免资料外泄。

3.3提高管理人员素质水平，增强责任意识

人是管理工作的主体，在高校档案管理的创新工作中，应当为工作人员制定长期的培养目标。工作人员在提高自身工作水平的基础上，应当不断学习新的管理理念和新技术，要做到与时俱进。另外，可引进年轻人才，通过年轻一代的创新思维帮助推动图书馆档案管理的发展。阶了良好的工作能力，工作人员自身责任感的提高也非常重要。首先要改变以往的服务意识，提高主动服务精神。其次，档案是学校重要文件资料。在档案管理中，对存取操作应当严格控制，提高管理人员的责任意识，按照规章制度进行各项操作，为了避免档案的丢失、破坏，应当做到责任到人，落实责任追究制度，对泄露资料者严肃处理。

4高校图书馆档案管理的作用

4.1为高校图书馆发展提供依据和参考

档案是图书馆活动的原始记录是图书馆各项工作最真实最可靠的信息。图书馆领导的决策政策的制定、未来的规划是以这些及时、全面、准确反映图书馆发展概貌、活动规律的档案信息资料

为依据的系统、翔实的档案信息资料，是图书馆领导进行人才规划、人员培训、图书馆内部职务认定、专业职称考评的重要参考图书馆业务档案收集归纳了日常管理和业务流程中各类统计数据和统

计报表客观真实地再现了图书馆业务活动实际情况，是分析总结业务工作时必不可少的一手资料。

4.2是高校图书馆科学管理的中介和载体