世纪科怡档案管理软件信息培训讲义

档案管理系统操作培训内容

字向红

一、世纪科怡档案管理系统基本操作

基本内容：软件功能（版本）介绍、软件安装及基本设置、数据备份恢复，目录导入、导出，基本录入操作、查询管理，数据排序、与目录序列设置

1、世纪科怡档案管理系统功能及常用版本

①档案管理系统功能：

世纪科怡档案管理软件系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。

a.系统包括对文件、档案、资料的管理以及档案业务处理的全过程，包括录入、检索、利用、编研、移交接收、统计以及数据管理等功能。

b.文书档案管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实现文件向档案的转化；遵循国家标准，同时支持传统和简化两种组卷方式。

c.自定义功能。

②世纪科怡档案管理软件常用版本：

a.终端数：

单机：标准v3.2.1版本

网络版：同时支持8个客户端同时录入或查询。

b.数据容量：

根据后台数据库来分：sql anywhere(目录数据十万条以下) Sql server（目录数据十万条以上）

2、世纪科怡档案管理软件安装、基本设置(以单机版本为例)

①对硬件和操作系统的要求

硬件：单位或个人所使用的电脑均能满足安装要求。

操作系统：不建议使用windows7的系统，容易出问题。

②安装注意事项：安装时建议安装在非操作系统分区（如：D盘）

③档案管理系统安装：光盘系列号在光盘盒背面

④基本设置：

a.全宗设置：设置全宗号及全宗名称。

b.原文路径设置：建议把原文存放在非操作系统分区（如：D）

c.实体分类号设置：操作此步之前，一定要先设置全宗设置，为了便于区分，序号建议使用0101来表示，前两位表示：类别（01文书档案、02会计档案等），后两位表示大类下的小类（0101

表示综合类）...

d.辅助字典设置：

根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别

在相应的字典类目下分层设置对应的内容，可在辅助字典下面设置和来文或档案录入界面下,如:加15年和25年保管期限。e.档号设置：

二级管理：全宗号-目录号-案卷号-页号

如：089-05-123-012

单级管理：全宗号-归档年度-实体分类号-保管期限-件号

如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表长期，d表示短期)

f.用户管理:设置密码（选择某用户-“用户”菜单-属性）及某用户权限

g.日志检查：系统操作日志，如：2011年5月25日ISA用户删除500条记录，进入日志检查后可查看到相关记录。

3、数据备份与恢复

恢复收发文管理门类：信息网()下载收发文管理数据-数据管理-备份与恢复-数据恢复-档案数据和格式数据恢复-选择恢复文件路径即可。

会计门类:同收发文管理门类恢复方法。

库文件备份恢复操作：备份is_archive.db这个文件即可。

4、目录的导入导出

a.导入：光标移到数据管理-F5后跳出下图窗口，按图示步骤进

行导入操作（注：第4步路径为“C:\报表”，此报表在临沧档案信息网上下载）

导入销毁清册目录：主界面“数据管理”按F5( v3.2 ctrl+1 )

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b.导出：来文-选择右边的“销毁清册”报表-工具栏“导出”-选择存放目录路径及文件名-确定

5、录入操作

①录入

科技档案为三级管理。靠档号来进行关联。

传统文书、基建、照片、会计等档案为二级管理

有关联：显示所选案卷级目录的卷内目录

无关联：显示所有案卷级目录的卷内目录

简化必须著录项目：文件编号、密级、文件题名、责任者、文件形称时间、页数、全宗号、归档年度、分类号、[目录号]、[案卷号]、保管期限为必录项目

a.基本字段：

全宗：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗号：形成档案全宗的单位代码，一般由所属档案管理部门制定分配。立档单位：全宗构成者，是指形成档案全宗的机关、团体、企事业单位和个人。

档号：档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号（唯一不可重复的）。分类号：档案类别的代码。

题名：是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。责任者：指对档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。

b.界面：

目录树：中间门类和底层门类档案门类（类目）

文号：由机关代字年度顺序号组成如：临档发[2012]45号

机关代字：临档发年度：2012 顺序号：45号

c.录入要求：

文件编号：文件编号为文件制发过程中由制发机关机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采用各种符号。有文号的一定要填写全称，像只填入1或2或2001等都是不符合规范的。必须机号代字+年度+顺序号构成

如：临档发[2012]45号

密级：密级是文件保密程度的等级，按GB/T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、秘密、内部、国内、公开。密集一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。

题名：是表达文件的中心内容、形式特征的名称。

1、没有题名或者不能揭示内容时，应该依据其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名能大概了解其主要内容。自拟题名放在在原题名后面并加[ ]，比如某份文件的题名是：紧急通知，我们应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知]

2、涉及人事、干部任免，工资、级别变动人员的。要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“[]”。目的是为了提高档案检索的准确率。

3、题名中的简称一律写成全称或者规范性简称。如：临沧地区行政公署商业局，简称临沧行署商业局。