试论知识经济时代的企业档案管理

试论知识经济时代的企业档案管理
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【论文关键词】知识经济知识管理数字化
【论文摘要】本文结合知识经济时代的主要特征，对传统企业档案管理和信息时代企业档案管理及其存在问题进行了分析，把企业档案管理提升到知识资源管理的高度，运用知识管理的规律，对知识经济时代的企业档案管理的价值和作用进行了重新定位。

一、知识经济的主要特征
一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。

过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。

过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。

过去靠面对面培训I，靠电视、厂播。

而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。

虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。

企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。

知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

二、企业档案管理中存在的问题
(一)传统企业档案管理中存在的问题。

传统企业档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”。

传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体(主要是纸质或实质)记录下来，并分’Iqg3l类地存放在档案室中。

这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。

同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。

事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。

由于历史的局限，传统企业档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。

特别是在大型企业，这个问题特别突出。

因为大型企业的档案资料来源是多方面的，技术的、人事的、财务的、政策的、管理的，甚至有设施、设备、工具的。

若要收集上来，就得有专门人员催办、审查，还要进行编目编册。

企业规模越大，档案收集整理的工作量越大。

二是保存占据空间较大。

特别是大型企业，档案资料经过几十年的积累，已经不勘重负，而现在更是“档案爆炸”。

面对如此情况，传统档案管理已经无能为力。

三是查找困难。

传统档案的借阅必须到档案室现场，还要在书“山”文“海”中捞“针”。

虽然也有一些索引查阅的工具，但依然要耗费大量的时间去找寻一份资料。

如果所需的资料已被借出，就无法满足其他人的需求。

在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难，无法满足大企业“身”处多地的需要。

这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑工作效率低下的主要原因。

四是传统档案的安全性没有可靠的保障。

因为多是纸质记
录，被虫咬、被鼠啃是常有的事。

如果只有“孤本”，就难免“绝迹”。

另外，还有火情、雨情、盗情等干扰。

（二）信息时代企业档案管理中存在的问题。

I、收集整理档案用人多，耗费时间长。

与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。

等整理编号完毕，已经成为“历史”。

有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规X化难以实现。

2、档案的分类方法多沿袭旧制。

按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，致使一些人找不到需要的档案，或很难找到与工作实际相关的信息。

因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。

如果第一次找不到、第二次找又很麻烦，以后就不去找了。

事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题。

最后，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

3、档案中的信息类、数据类、知识类资料区分不清。

就知识类的档案而言，如新收集到的冶炼工艺方法，它是知识，是随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那么就要及时地送到其他地方去应用、实践、检验，并再修正、存入系统，循环往复，得到最后的最佳工艺。

这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。

4、网络化没有给企业档案管理带采革命性的变化。

信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。

因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间等待
档案员那漫长的整理过程。

只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。

目前就我国各级档案馆来看，档案管理的革命性变化还没有真正到来。

三、企业档案管理与知识资源管理的关系
企业知识管理就是通过一定手段，把知识的产生、沉淀、规X、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，极大地提高企业工作质量和效率水平，进而取得利润。

企业知识是企业利润的核心来源，知识管理也就是企业核心利润源的管理。

管理本身要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识，使管理者既有能力，又高效率地开展管理。

所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障，也就是企业核心素质的管理。

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1、知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。

企业知识大体上分为显性和隐性两大类。

显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。

所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。

知识资源管理，也就是显性知识的管理。

当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。

知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一，它当然是企业管理的核心之一。

并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。

2、知识资源管理须遵从知识管理的规律。

所谓知识管理的规律，就是推动知识运动的规律。

企业的知识管理具有如下特点：一是“产生者是企业各类工作岗位上的员工；二是“沉淀”在企业的环境中，供大家共享；三是“规X”(优化1是全体参与者共同的事，也必须经过大家形成共识，并经过专家加以确认；四是“应用”到工作中，支持需要它的员工进行实际工作，是知识资源管理的最主要目标；五是“创新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法，进而使企业工作步入新的境界。

3、档案知识管理必然上升到知识资源管理。

档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规X化处理(格式化编目、编号)得知识资源。

当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。

(1)企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。

因为档案知识是知识资源，且是规X化处理后的知识资源。

按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，才能“生存”下去，否则档案知识管理就会走到尽头。

(2)企业档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的。

因为通过上升，档案知识不再被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。

一是通过大家参与，形成共识的知识资源“规X”(优化)处理，避免了过去收集整理只是档案管理者的事；二是通过支持实际工作，知识资源结合实际分类“应用”，解决了过去“按档案方法分类，不切实际”的问题，也解决了“档案知识不能及时或实时应用”
的问题；三是档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式。

综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的，所以说是必然的。

(3)知识资源管理还将给企业带来新的价值。

传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史”，而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。

这不是档案管理的本意，而本意都是要促进企业工作更有效益。

但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意无法实现。

在知识经济时代，如果能使档案管理走向知识资源管理，不仅能给企业带来了档案管理本意的实现，还将带给企业新的价值——知识资源管理将提高决策质量和决策效率。

知识资源管理更将稳固企业的素质水平，强化企业的竞争能力。

企业的竞争力，不仅在于拥有知识，而且还在于让知识被企业工作者、管理者所掌握和应用。

以往的档案知识管理已经使我们拥有了知识，但知识资源管理通过知识的。

沉淀～规X”，使企业的素质水平有了稳固的基础，再通过“应用”，使企业具有能力，通过“创新”使企业具有核心竞争力。