完成 档案提供利用的主要方法和形式

档案提供利用的主要方法和形式

摘要：本文通过分析档案提供的服务的多种形式，从而加深对档案的了解，从而能够为档案用户提供更多的服务，从而提高业务素质。

关键词：档案利用；主要方法；咨询服务

引言

在现代生活中，档案记录重要事情、个人或机关的事情，对于以后的工作有着重要的借鉴意义，因此合理档案使用档案有利于档案用户解决问题。下面我们队档案使用形式和方法进行讨论。

1档案提供服务

1.1档案阅览服务

档案室开辟阅览室，在阅览室内提供档案服务存在明显的优点：

(1)同档案本身的属性相适应。由于珍贵档案多数是单份存在，而且需要保密，因此在设置阅读室有利于档案用户及时获得档案，同时可以提高档案利用率，提升使用频率。同时，在阅览室利用档案，档案工作人员可以进行有效的监护，有利于维护国家机密，有利于保护档案文件的物质安全，防止损毁档案的事情发生。

(2)同档案用户需求相匹配。开辟阅览室档案用户不仅可以及时查阅档案，还可以获得专业人员的服务和知道，避免盲目查重。因此，开辟档案阅览室是档案部门为档案用户提供最理想的档案利用场所之一。

1.2档案外传服务

这种服务要求是特殊情况下，才能够提供的服务。此种服务必须在相关部门的办理相关手续，经过登记，档案用户才可以将保存材料借出馆外使用。档案一般情况下不允许借出，只用特殊用户，尤其是党政机关或司法机关在进行某项活动必须使用原件时，办理相关手续，才可外借使用。在借用某些特殊档案时，档案馆工作人员必要的时候采取“送卷上门”的服务方式，积极发挥档案应有的作用。对于珍贵易损的古稀文本的原件，管理人员拒绝外借，防止档案的丢失或损坏。

档案的外借，必须制定严格的制度，而且严格按照制度执行并办理一定的批准手续。外借的时间和时间必须严格控制，防止档案完整性遭到不必要的破坏。借出时当面点清，责成用户注意保密和保护档案，并保证借出的档案能按时完整地送回档案室。

1.3档案展览与陈列服务

为档案用户或公民展示档案利用工作，档案部门举办展览活动。根据展览时间的长短，展览形式可以分为两种：

(1)档案部门开辟长期展览室（厅）。展览室可以陈列本馆内保存珍贵的文件的原件或复印件，这样可以让档案用户充分认识档案工作和档案利用的情况；

(2)档案部门配合有关部门开展相关主题展览会。档案室为配合当前的工作任务，可举办各种小型的展览会，如工作成果展览会，或者开辟荣誉陈列室，把本机关获得的各种荣誉实物陈列出来，彰显其辉煌业绩。档案展览会灵活多变，主办档案馆（室）可以由一个档案馆(室)单独举办，还可以几个档案馆(室)联办；举办可以有计划的长期展出，也可以根据实际情况临时展出。展览陈列的地点和方式，可据需要和条件，或固定展出，或巡回展出。

1.4制发档案复制本服务

档案馆（室）根据档案原件或复印件，制发档案复制本或摘录本，从而为档案用户提供服务。

制发档案复制本为档案用户提供服务有三个主要优点：

(1)速度快，准确度高。由于各种现代化复制设备的应用，档案馆、档案室一般都可在较短的时间内，为用户提供制发复制本的服务。同时，档案复制本能够保持持档案原件的结构、内容和其他特征的再现，而且加盖档案保管部门的公章，因此复印本的保持档案的令人信服的准确性。

(2)机动灵活，不受时空限制。用户不到档案馆、档案室，即可获取所需要的档案复制本．不仅方便了用户，也为复用档案材料创造了方便条件。档案保管部门可在同一时间内，同时满足多个档案用户对于同一

档案的使用要求，充分体现档案的利用价值和社会作用。

(3)有利于档案原件的保护和流传。由于档案馆、档案室提供的是档案复制本，有效地减少了档案原件的使用次数．降低了各种不利因素对档案原件侵害的程度，为档案原件的保护和流传创造了条件。

另外，提供档案复制本也有它的局限性。如：制发复印本的可控性，不利于档案内容的保密，因此，复制本发放时，必须严格控制，而且明确规定制发范围和批准权限。

1.5制发档案证明

有些机关、团体和个人，为了处理和解决某个问题，往往需要档案馆、档案室提供档案中所记载的有关问题和事实的证明材料。以公检法等机关需要的证明材料为例，公民需要从档案中提取证明有关工龄、学历或财产方面等方面的证明材料。为此，在制发档案证明的时候，档案部门要满足机关、团体和个人的需求，从而提供服务。

制发档案证明材料是严肃的政治性工作，因此制发档案证明要严肃对待，并且严格按照相关规定，并且认真审查档案用户的申请书，并且按规定编写证明。证明材料制发必须根据机关、团体和个人的申请书编写。

对于档案证明申请书书写也有一定的要求，申请书中明确写明申请档案证明的目的或所需证明的事情发生的具体情况，这样书写的目的有两个：一是方便档案部门审查；二是方便证明材料的查找和编写。

档案馆、档案室是管理档案的机构，不是国家公证机关，它不能代替其它国家机关的职能。因此档案馆、档案室所出具的档案证明，仅仅向证明某种事实的存在记录并不能够直接得出结论。

1.6档案信息的网络利用

随着计算机技术和网络技术的发展，近年来，很多单位档案部门在单位内部的局域网上建立起档案信息的网络查询系统，对档案目录和档案全文进行计算机管理。如将大量的纸质档案扫描，建立起档案目录及全文、照片、声像等多个数据库，同时实现单位内部各部门的文件材料实时在线归档。这样，单位内部档案用户在办公室或家里的联网电脑上，通过网络浏览工具就可以不受时空限制地，根据不同用户权限查询所需的档案材料。

2 档案咨询服务

在档案馆内，档案用户通过工作人员直接获得档案信息资源。获得方式便捷快速，根据咨询的角度不同，可以有以下几种咨询方式：

检索性咨询，是指档案馆、档案室根据有关用户的利用需求，主动地提供档案情报(包括相关的事实、数据、目录信息等)咨询服务；

一般性咨询，是指档案部门对用户的最基本情况的答复。在档案用户正式使用之前，用户对于档案馆基本情况的了解，如档案使用制度、档案种类或档案内容等方面的咨询；

口头咨询，是指口头或电话答复的一种服务方式；

书面咨询，是指档案部门工作人员通过正式的书面材料或电子邮件解答档案用户的一种服务方式。

在实际工作中，只有将各种咨询服务的形式有机地结合起来，才能有效地开展这项工作，及时解答档案用户提出的相关问题”

档案咨询是按照程序进行处理，根据程序档案咨询过程由三步组成；

(1)接受咨询问题。对用户在借阅档案时提出的问题．较简单和有把握的则立即回答；问题比较复杂的，要记录下来研究后再予以答复。无论用户当面或电话咨询，凡不能即席解答的，或让利用者稍候，或另约时间。总之．应从便利用户出发，使之省时省事又获得满意的结果。必须指出的是，并不是用户所提出的一切问题均需要一一解答。如所咨询的内容超出咨询范围的，或涉及党和国家机密，或属于家庭与个人隐私不宜公开的问题等等，可以说明情况，谢绝解答。

(2)查找档案材料。根据用户提出的问题，确定查找范围，选定检索工具，查找有意义对客户有用的档案材料。

(3)答复咨询问题。经过一系列的工作，找到用户所需要的档案材料，即可答复咨询问题。

3结语