档案归档立卷要求

2、归档立卷要求

2.1案卷质量的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

2.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷按照有关规定执行。

2.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

2.6永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。

2.7有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

2.8凡事归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等内容必须填写

正确、规范，标题简明确切，装订整齐、牢固、美观，不适合装订的文件、图纸等要折叠整齐、编写件号与页号。

2.9归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等；需要装订的，不能使用普通的订书钉，只能用不锈钢订书钉。因为不锈钢订书钉成本高，所以可以采用打孔缝线装订法，打孔缝线必须按照相关要求。此外，还可以用固体胶、胶水等粘贴，但必须保证干燥后才能归档。