档案的立卷方法和要求
档案组卷原则和案卷的装订
1、质量要求1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。
凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。
文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。
1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。
1.3文字材料与图样材料分别组卷。
文件材料数量少的也可合并组卷。
密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。
2、组卷的方法组卷要便于档案的利用和保管。
2.本公司档案的组卷同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。
组卷应注意以下几点：（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。
（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。
（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。
（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。
外单位的要把直接主管与非主管单位分开。
（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。
（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。
（注：永久卷中不许有短期保存的文件）2.2基本建设类2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。
水、电、地质勘探等资料分别组卷。
2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。
3、卷宗内文件材料的排列3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。
档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范一、卷内文件排列（一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；（二）卷内文件按其形成时间顺序排列。
首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列；（三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。
二、卷内文件编号（一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号；（二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。
三、卷内文件目录的编制（一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号；（二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全；（三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称；（四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。
例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。
（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写；（六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号；（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。
四、卷内备考表的编制（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；（二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名；（三）检查人：由案卷质量审核者签名；（四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名；（五）备考表附于卷尾。
五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。
标题简练，概括准确六、案卷的装订：用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。
档案分类方案与立卷说明
档案分类方案与立卷说明中共蔡甸区委办公室二0一0年十月档案分类方案与立卷说明根据省市档案局关于档案分类的原则和趣味办公室制定的“三合一”制度，按照档案组卷工作科学、规范、合理、便于保管和利用的要求，结合办公室实际进行组卷，具体说明如下：一、分类方案本单位综合档案室，讲室藏档案分为：文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案六个门类。
1、文书档案共分为六个大类：即综合工作类、经济工作类、组织纪检类、宣教教育类、政法武装类、统战群团类。
2002年开始实行单份文件归档，采用“年度—问题—保管期限”分类方法。
2、会计档案：分凭证、账簿、财务报告类。
3、科技档案：分基建类和设备类。
4、声像档案分照片、录像两类。
5、电子档案：光盘类。
6、实物档案有奖牌、印章、字画、奖杯、锦旗。
二、立卷方法1、文书档案按年度—问题组卷。
2002年元月以前，以问题为主，结合作者、时间、文件名称特征进行组卷。
分别于次年六月前归档完毕。
分永久、长期和短期。
案卷排列按照不同的保管期限分别编制流水号。
从2002年元月开始，实行单份文件归档，以归档文件在同一年度同一类别的三个保管期限，按时间先后顺序排列，分别编制流水件号，从2007年份永久、30年、10年三个保管期限。
2、会计档案：按类别结合时间先后顺序编制件号。
3、科技档案按基建和设备两个类别分别立卷，基建档案按工程项目立卷，设备档案按每台设备分别立卷，结合时间分别编号排列。
4、声像档案按载体类别结合时间编制流水号。
5、电子档案按时间顺序编制流水号。
6、实物档案按类别结合时间先后顺序进行排列，按件编号。
档案归档立卷要求
2、归档立卷要求2.1案卷质量的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
2.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷按照有关规定执行。
2.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
2.6永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。
2.7有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
2.8凡事归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等内容必须填写正确、规范，标题简明确切，装订整齐、牢固、美观，不适合装订的文件、图纸等要折叠整齐、编写件号与页号。
2.9归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等；需要装订的，不能使用普通的订书钉，只能用不锈钢订书钉。
因为不锈钢订书钉成本高，所以可以采用打孔缝线装订法，打孔缝线必须按照相关要求。
此外，还可以用固体胶、胶水等粘贴，但必须保证干燥后才能归档。
档案立卷归档制度及9个制度
夷陵区疾病预防控制中心档案立卷归档制度1、立卷归档的范围已在拟定的《文件材料归档范围》中明确规定，档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。
2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。
3、立卷时，案卷质量总体要求是：遵循文件、材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体应做到以下几点：（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文本立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划，放有针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
（4）卷内文件材料应别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
即：批复在前，请求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。
（5）卷内文件材料应按排列顺序装盒，依次编写页号或件号。
装盒的案卷，应统一在有文字每页材料正面的右角上、背面的左上角填写页号；加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式，逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名；有的虽有题名，但无实质性内容的，亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目内容；会议记录应每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整；卷内文件目录应放在首页。
（7）、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。
（8）有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。
若无情况可以说明，也应将立卷人、姓名和时间填上，以示负责。
档案馆归档资料立卷装订要求
市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。
例如：天富房地 产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备 阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在 1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里 写明原件在 1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。
4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。
6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般 采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须 清晰，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、 技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章示例如下80竣工图15 50施工单位7编制人审核人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面，图标栏必须露在外面。
立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
档案管理制度立卷
档案管理制度立卷第一章总论第一条为规范和加强档案管理工作，保障档案的安全、完整和准确，提高档案利用效率，根据《档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的档案管理工作，包括档案的编煅、整理、交接、借阅、销毁等工作。
第三条档案管理制度立卷应根据本单位档案管理工作的实际情况，结合相关法律法规和规章制度，根据本单位档案管理的特点和需求具体制定。
第四条本制度的执行单位为本单位档案管理部门，具体责任人为本单位的档案管理员。
第五条本制度的具体内容包括档案管理的基本原则、档案的分类与保管、档案的整理与编煅、档案的借阅与调阅、档案的销毁与归档等。
第六条本制度经相关部门审议，于××年××月××日发布施行。
第二章档案管理的基本原则第七条档案管理工作应遵循法治原则，保证档案的合法、公正、准确和完整。
第八条档案管理工作应遵循规范原则，确保档案的有序、完整和准确。
第九条档案管理工作应遵循安全原则，保障档案的安全、完整和保密。
第十条档案管理工作应遵循服务原则，服务于企业工作需要和公众利益。
第十一条档案管理工作应遵循便捷原则，使档案的查阅和使用更加便捷高效。
第三章档案的分类与保管第十二条档案应按照归档期限的长短分为永久档案、长期档案和临时档案。
第十三条永久档案应存放在专用档案库里，长期档案应存放在专用档案柜里，临时档案应存放在普通文件柜里。
第十四条档案室的布局和设施应符合档案管理的要求，环境应保持干燥、通风、光线充足。
第十五条档案管理人员应定期检查档案的保存状态，发现问题及时处理。
第十六条档案管理人员应做好档案的防火、防水、防盗等安全工作，确保档案的安全。
第四章档案的整理与编煅第十七条档案的整理工作应遵循规范的操作流程，包括验收、分类、整理等。
第十八条档案的编煅工作应规范操作，确保档案的条理清晰、易于查找。
第十九条档案的整理和编煅应及时更新，确保档案信息的准确性。
档案的立卷方法和要求
四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义
案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有 有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的 价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要).
档案的立卷方法和要求
3.文件部门整理的优点
1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。
5）会计档案按归档材料的保管期限呈递 减排列,凭证按时间顺序排列.
6）应当按照房地产权属变化、产权文件 形成时间及权属文件主次关系排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
档案的立卷方法和要求
4.案卷编目方法(办法的第十八条)
4.1.文书档案案卷编目方法
4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序
4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管期限、
机构名称、起止件号.
档案的立卷方法和要求
4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一
案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表
(采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号 题名 年度 页数 期限 备注
立卷的原则和方法 正文
立卷的原则和方法正文立卷的原则和方法正文归档应符合本办法的内容要求，遵循工程资料的自然形成规律，保持卷内文件的连续性，便于档案的存储和利用。
立卷采用如下方法：1工程资料按工程准备阶段文件、施工质量管理资料、施工质量控制资料、工程竣工验收资料、竣工图纸和工程竣工备案验收文件六部分分别归档。
2施工质量管理资料、施工质量控制资料、竣工图应按分部、专业工程分别立卷。
3工程资料案卷内不应有重分文件。
每份案卷厚度一般不超过40mm。
卷内资料排列顺序为：1.书面材料应按事项和专业顺序排列。
2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
立卷的原则和方法说明与要求根据GB/t11822-2000《科技档案构成要求》和GB/t50328-2001《建设工程文件归档整理规范》的要求，本规定确定了工程技术资料的归档原则，即：1。
符合本办法的内容要求；2.遵循数据的自然形成规律；3.保持卷中文件的连续性其根本目的是要保证“工程应该有的项目基本上都有，每个项目里应该有的资料基本都有，每份资料里应该有的数据基本都有”，而且要做到便于档案的查阅和保管。
根据这个原则，《规程》第6.1.2条规定了资料的立卷方法。
大家在具体工作中重点注意以下几点事项：1、工程准备阶段文件和工程竣工备案验收文件是由建设单位负责收集整理的，尽管在具体工程建设过程中，建设单位常常把这项工作委托给施工单位去做，但这项工作的第一责任人始终是建设单位。
因此，建设单位必须对此给予高度重视。
2.在具体工程施工过程中，施工单位按单位和专业进行，相关单位在审核资料时也按专业进行。
因此，在数据整理归档中，除了数据分类原则、分部分项工程划分原则等归档原则外，还应单独考虑这一因素，并尽可能按照专业清单进行独立滚动和记录。
3、按照科学技术档案案卷构成的有关要求，卷内资料一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。
同时，卷内不应有重份文件。
每份案卷厚度一般不超过40mm。
4、竣工图应按照《技术制图复制图的折叠方法》（gb/10609.3-89）的要求，分专业进行立卷。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求1.收集重点（1）本企业或本部门形成的文件材料；（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。
2.收集范围文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。
3.整理原则文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求（1）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（2）文件材料归档后不得更改。
（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（6）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
5.整理方法（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。
1）正文与附件为一件。
2）文件正本与定稿为一件。
3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。
4）转发文与被转发文为一件。
5）原件与复印件为一件。
6）正本与翻译本为一件。
7）中文本与外文本为一件。
8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。
9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。
10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册(本)为一件。
11）信息、简报等一期为一件。
（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度。
1）计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。
2）跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有结果）年度。
3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4）跨年度形成的会议文件归入会议的开幕年度。
5）合同（协议）归入执行完结的年度。
档案的立卷方法和要求
署名者。
c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制
的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心
主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。
e)日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之
一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用 途径。
e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良.
2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 第16条)
1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 分类.
2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段 (开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档.重要项目的科 技文件材料应复制二份至三份配套归档。
3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷, 它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按 工程阶段排列组卷。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、 移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 注:备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获取)
档案立卷归档管理制度
档案立卷归档管理制度第一章总则第一条为加强档案管理工作，规范档案立卷和归档程序，保证档案管理工作的规范性和有效性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的档案管理工作，包括档案的立卷、整理、归档、借阅和销毁等工作。
第三条本制度的宗旨是：遵循档案管理法律法规，严格执行规章制度，确保档案管理工作的合法性、安全性和有效性。
第四条本单位成立档案管理委员会，负责制定档案管理工作规章制度，指导和监督全市档案工作。
第二章档案的立卷管理第五条档案的立卷工作要有明确的规范和流程，包括以下几个步骤：（一）确定档案的种类和范围；（二）编制并印制档案目录；（三）建立档案管理系统；（四）严格执行档案立卷标准。
第六条对于不同的档案种类和内容，要根据实际情况制定不同的档案立卷标准，并确保其符合档案管理的规定。
第七条档案立卷工作由专门的档案管理人员负责，要有相应的档案管理培训和资格证书，确保工作的专业性和规范性。
第八条档案的立卷必须按照时间顺序进行，逐级审核，确保档案内容的真实性和准确性。
第九条对于重要的档案要进行备份和加密处理，确保安全性和可靠性。
第十条任何单位或个人不得私自篡改、销毁或转移档案，违者将受到相应的法律责任。
第十一条对于档案损坏或丢失的情况，必须及时报告，由档案管理委员会进行调查处理。
第三章档案的归档管理第十二条档案的归档管理是档案管理工作中的重要环节，必须严格执行规定的程序和标准，确保档案的安全和完整。
第十三条档案的归档工作应按照以下步骤进行：（一）确定档案的归档规范和流程；（二）编制归档目录和归档清单；（三）建立归档管理系统和档案馆；（四）严格执行归档标准和规定。
第十四条归档管理工作要有专门的人员负责，要有相应的档案管理培训和资格证书，确保工作的专业性和规范性。
第十五条对于不同的档案种类和内容，要根据实际情况制定不同的归档标准，并确保其符合档案管理的规定。
第十六条档案的归档必须按照时间顺序进行，逐级审核，确保档案内容的真实性和准确性。
档案整理的基本要求
档案整理的基本要求一、立卷的原则、方法和卷内文件排列（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。
（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。
（四）文字材料按事项、专业顺序排列°同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸材料按建筑结构、给排水、暖、电气设备等专业排列组卷，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整。
同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
（六）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
二、案卷的编目（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（五）卷内目录的填写。
卷内目录序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
责任者：填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：填写文件标题的全称。
日期：填写文件形成的日期。
页次：填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
（六）卷内目录排列在卷内首页之前。
（七）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（八）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
建设工程档案立卷要求细则
建设工程档案立卷要求细则1、纸质文件的立卷（1）建设工程文件应随着工程建设的进度及时收集和整理，保证工程从立项到竣工各阶段文件的齐全完整。
（2）组卷应符合以下原则：D组卷遵循建设工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合专业特点，便于档案的保管和利用。
2）不同载体的建设工程文件分别组卷。
3）卷内不得有重份的建设工程文件。
（3）组卷应符合以下要求：1）建设工程纸质文件的形成包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件（包括工程变更文件）、竣工图、竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件、工程结算文件、备案文件等内容。
2）工程准备阶段文件按建设工程工程组卷。
在符合本细则规定案卷厚度要求时，可按建设程序、形成单位等组成假设干卷，工程地质勘察报告单独组卷。
3）监理文件按单位工程、分部工程、专业等组卷，综合性文件可按建设工程工程集中组卷。
4）施工文件（包括变更文件）和竣工图按单位工程、分部工程、专业等分别组卷。
5）管线工程竣工测量文件和竣工测量图按建设工程工程或专业等分别组卷。
6）竣工验收文件按建设工程工程、单位工程、专业等组卷。
7）工程结算文件、备案文件单独组卷。
（4）卷内文件和案卷的排列顺序应符合以下要求：1）文字材料按事项、时间顺序排列。
同一事项的批复和请示，同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请不在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2）根据建设工程工程的不同，建筑、市政、公路、地下管线、园林绿化、水运等工程文件分别符合本细则附录一、附录二、附录三、附录四、附录五、附录六的排列顺序。
3）变更文件按变更文件号或变更文件的时间顺序排列。
4）图纸遵守专业排列顺序，同专业图纸按图号顺序排列。
5）案卷按照工程准备阶段文件卷、监理文件卷、施工文件卷、工程变更文件卷、竣工图卷、竣工测量文件卷、竣工测量图卷、竣工验收文件卷、工程结算和备案文件卷的顺序排列。
（5）案卷的编目应符合以下要求：1）案卷由案卷封面、保管单位内封面、卷内目录、工程文件、备考表和案卷封底组成。
档案预立卷制度
档案预立卷制度为使立卷归档工作规范化、制度化，以确保归档材料齐全、完整、准确、系统，必须做好平时预立卷工作。
为此，特制订本制度。
一、学校实行文件材料形成部门立卷归档制度。
各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
二、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预立卷类目，并根据工作实际对预立卷类目适时进行调整。
各类档案的预立卷要求如下：1、文书档案、教学档案预立卷各部门兼职档案人员应在年初或上半年末根据立卷规定，预先编好归档类目及各个条款，各准备好一个卷盒，在卷背上写上类目，依次排列，以便随时将有关材料归类。
兼职档案人员平时应注意积累，并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号等后，于第二年的4月底前移交综合档案室集中统一保管。
2、科研档案预立卷凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（可以指定专人）应建立平时立卷盒，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，再按归档范围进行整理归档。
3、设备档案预立卷设备开箱验收时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存。
在设备安装，调试完毕后，将全部的文件材料按照进行整理归档。
4、基建档案预立卷项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立卷盒，做好不同时期的收集工作。
等项目完成告一段落后，进行系统整理。
5、会计档案预立卷由财务处按照有关会计档案要求预立卷。
6、其它档案声像档案、电子档案可随时收集归档。
三、各部门兼职档案员平时应对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理，并按预立卷类目分类存放。
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e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良 . 2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 第16条)
1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 分类.
4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一 案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表 (采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号 题名 年度 页数 期限 备注
案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写; 案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标 题完全一致,不允许随意改动或增减文字; 年度:即该案卷的所属年度; 保管期限:即该案卷的保管期限; 页数:即卷内实有档案文件的总页数; 备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文 件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、 损坏、移出等情况.
4.1.2填写备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内 归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项 目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 注:备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获 取) 4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管
3.案卷内排序(办法的十七条)
1) 管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时 间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序 是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后； 结论性材料在前，依据性材料在后. 2) 项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定 阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心 主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 e)日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之 一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用 途径。 f)页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。 g)备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况， 包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
c)密级大体相同;
d)材料具有有机联系(这点最重要).
2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11--15条) a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的 形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同 价值，便于保管和利用; b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理 活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利 于长期保存; C) 凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有， 任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按 时归档; d) 使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目 录、纸制文件、卷内备考表的规格统一为： A4 （ 297mm×210mm ）的纸张，并且要用激光或喷墨 打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度相同， 规格为300mm×20（30、40、50、60）mm。除有特 殊要求，档案所用各种表格、档案盒，内容规格 应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）;
表格的名词解释
a)件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低 一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编流水 号，即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件 编流水号。 b)责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。 c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制 的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
3.科学研究的可靠资料
档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一 方面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直 接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究 活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档 案是科学研究的必要条件.
4.宣传教育的生动素材
利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举 办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.
5.维护国家、集体和个人权益的法律书证
档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的 某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件, 许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权 等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、 福利待遇方面的诸多问题.
二.立卷制度的确定
文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中 实行的一项基本制度。 1.文件处理部门立卷制度的确立 早在1955年1月17日经中共中央批准的《中 国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作 和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立 卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。 1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国 家档案工作的决定》，单独写了一条“全面推 行文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”， 规定立档部门在日常工作中形成的文书材料， 在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前, 均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便 于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由 文书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期
三.立卷的准备
1.什么叫立卷 将零散的文件材料根据其相互联系 、特征和保存 价值分类组成案卷的整理过程. 2.立卷的准备
第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的 <档案 管理办法> 、<院文件材料归档和不归档的范围 >和<院档案保 管期限暂行规定>的要求,逐一鉴别、分类、整理,最终归档.
第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完 毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷 盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能 积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间 的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材 料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。
4.2会计档案案卷编目方法
4.2.1填制案卷封面 a)填制会计凭证封面(对照实物讲解) b)填制会计帐簿(报表)封面 填写项目: 编报单位名称、会计帐簿(报表)名称、保管期限、 年度. 4.2.2填制会计档案案卷目录(采用excel表格,统一表格到 院内网中获取) 会计凭证目录
顺序 案卷 号 号 1
2. 档案部门整理的弊端
由档案部门整理归档文件会产生以下弊端： 由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成 了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大 量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业 务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系， 因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。 另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后 就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给 文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使 用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大 了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作 量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又 无法利用。
3.文件部门整理的优点
1 ） 可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。 2 ） 文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。 3 ） 文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。
档案的立卷方法和 要求
讲解提纲
一.档案的作用 二.立卷制度的确定 三.立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续
பைடு நூலகம்
一.档案的作用
它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 1.行政管理的查考凭据 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中 包括行使行政职权的法律依据 , 处理行政事务的过程 与结果以及管理活动的经验 , 为企、事业单位的领导 工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、 总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 2.生产建设的参考依据 档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、 和教训 , 从自然资源、生产手段到生产过程以及计划 管理和生产技术等各方面的信息 , 可以作为工农业生 产和经济管理的科学依据和参考材料.
2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段 (开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档.重要项目的 科技文件材料应复制二份至三份配套归档。
3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷, 它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按 工程阶段排列组卷。 4）设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组 成案卷,一个型号的文件材料组一个或几个案卷.
环境院(财务 处)2002年度 决算报表
案卷题名
起止年 册 凭证 保管 备 月日 数 号 期限 注 环境院(财 2002.1. 2 1-30 15 务处)2002 5---年度原始 2002.1. 20 凭证