档案的立卷方法和要求
档案的预立卷制度
档案的预立卷制度
为确保归档材料齐全完整，并使立卷工作条理化、系统化和日常化，特制定本制度。
一、档案专职人员负责预立卷工作的指导与监督。
二、立卷科室的兼职档案员具体负责预立卷工作。
三、文书档案及业务档案的预立卷在次年的#季度进行。设备档案预立卷在设备开箱验收一个月内进行，基建档案预立卷在竣工验收后二个月内进行。
四、兼职档案员依据我院各类档案归档范围建立相应类目的卷盒，对文件材料进行分类保管及整理。
五、兼职档案员要做好文件材料的收集工作，积极主动地向有关人员、部门索要催收，并随时将收集齐全的文件材料组卷。
六、兼职档案员完成立卷后，填写移交目录一式两份,按归档时间要求向档案室移交。
档案立卷归档制度
档案立卷归档制度
一、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
二、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。
三、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度-机构-问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。
四、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。
五、文书档案在第二年九月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。
六、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。
七、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。
立卷方法及卷内文件整理要求
一、立卷方法
立卷，亦称组卷，是根据国家规定的文件立卷原则，将已经办理完毕的、具有保存价值的文件，按照特定的立卷方法，组成案卷或其他形式的保管单位的一项业务工作。
立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，适当考虑和区分文件的不同保存价值，使组成的案卷便于管理和查找利用。不同专业种类的文件有不同的组卷方法。集团公司在工作中所形成的文件、材料，一般每份文件（材料）都有一定的责任者、文种名称、日期、地区、收发文机关及内容主题等，在立卷过程中可采用以下几种方法：
1、按问题立卷。“问题”指文件内容记述、反映的主题或涉及的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成一个案卷。在按问题立卷时，要按照文件内容记述和反映的问题，视文件数量的多少，对文件有分有合，问题概括范围可大可小，可笼统可具体。此方法有较大的灵活性，但一般较少单独采用，大多是和其他立卷方法结合使用。因此，使所立案卷特征多，卷内文件成分单纯，便于利用。
2、按责任者立卷。“责任者”是指撰制文件的机构或个人。它是把同一作者形成的文件组合成为案卷。在实际工作中,常把数个责任者合并为复合责任者。为区别文件价值把文件按隶属的上级单位、下级单位、平级单位适当地分别立卷，也是按同类型复合责任者立卷。
3、按文种名称立卷。“文种名称”就是把文件种类、名称相同的文件组合在一起，同时注意文件内容相关,保持其间的联系性。此立卷方法较适合于综合性的计划、报告、会议记录、简报等的组卷。应注意的是，有时同一作用的文件，在不同单位，不同时间，使用的名称也会常常不同，而同一名称的文件,也有作用不同的情况。因此，在运用此方法时，不应过于机械，要具体分析文件的实际情况，灵活掌握。
档案归档立卷要求
2、归档立卷要求
2.1案卷质量的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
2.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷按照有关规定执行。
2.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
2.6永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。
2.7有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
2.8凡事归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等内容必须填写
正确、规范，标题简明确切，装订整齐、牢固、美观，不适合装订的文件、图纸等要折叠整齐、编写件号与页号。
2.9归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等；需要装订的，不能使用普通的订书钉，只能用不锈钢订书钉。因为不锈钢订书钉成本高，所以可以采用打孔缝线装订法，打孔缝线必须按照相关要求。此外，还可以用固体胶、胶水等粘贴，但必须保证干燥后才能归档。
档案立卷归档制度范本
档案立卷归档制度范本
第一章总则
第一条为了加强档案立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档
案工作条例》等有关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于各级机关、企事业单位、社会团体和其他组织。
第三条档案立卷归档工作应当坚持完整性、准确性、及时性和安全性的原则。
第四条档案立卷归档工作由单位档案部门负责组织协调，各部门负责归档文件的
收集、整理和立卷工作。
第二章归档范围
第五条归档范围包括：
（一）反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对单位工作具有查考价值的文件材料。
第六条不属于归档范围的文件材料，不得归档。
第三章归档要求
第七条归档文件材料应当具备以下要求：
（一）文件材料应当打印或使用钢笔、毛笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔书写；
（二）用纸应当规范，纸质良好，符合档案保管要求，归档案文件纸张规格除有特殊要求的以外，均应使用A4纸型；
（三）字迹工整，破损的文件材料应当修补、裱糊，不符合要求的档案不予接收；
（四）归档文件材料应当收集齐全完整，准确地反映其工作的真实内容和历史过程。
第四章立卷归档程序
第八条立卷归档程序分为收集、整理、立卷、审查、归档、登记六个步骤。
第九条收集阶段，各部门应当将形成的文件材料按照归档范围和归档要求收集齐全。
第十条整理阶段，各部门对收集的文件材料进行分类、排序、编号、装订等整理
【档案制度】大学档案工作部门立卷规范(WORD5页)
大学档案工作部门立卷规范
根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《高等学校档案工作规范》的要求，各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成立卷工作，实行部门立卷制度。为了进一步做好我校部门立卷工作，特制定本规范。
第一条学校部门立卷工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交给校档案馆的工作。
第二条各单位要根据学校档案馆下发的全校各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的具体指导下，由专（兼）职档案员进行立卷工作。
第三条校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理，可由本人在档案部门的指导下立卷，也可由校档案馆在本人配合下立卷。
第四条兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置案卷类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内，为年终调整定卷奠定基础。
第五条立卷归档的分工
1、全校性、综合性的文件材料由党委办公室和校长办公室负责立卷归档。其余按业务分工负责相应门类档案的立卷和归档。
2、立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门密切配合进行。
3、科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集和归档。
第六条案卷质量的要求
1、各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。
2、卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
档案管理制度立卷
档案管理制度立卷
第一章总论
第一条为规范和加强档案管理工作，保障档案的安全、完整和准确，提高档案利用效率，根据《档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的档案管理工作，包括档案的编煅、整理、交接、借阅、销毁等工作。
第三条档案管理制度立卷应根据本单位档案管理工作的实际情况，结合相关法律法规和规章制度，根据本单位档案管理的特点和需求具体制定。
第四条本制度的执行单位为本单位档案管理部门，具体责任人为本单位的档案管理员。
第五条本制度的具体内容包括档案管理的基本原则、档案的分类与保管、档案的整理与编煅、档案的借阅与调阅、档案的销毁与归档等。
第六条本制度经相关部门审议，于××年××月××日发布施行。
第二章档案管理的基本原则
第七条档案管理工作应遵循法治原则，保证档案的合法、公正、准确和完整。
第八条档案管理工作应遵循规范原则，确保档案的有序、完整和准确。
第九条档案管理工作应遵循安全原则，保障档案的安全、完整和保密。
第十条档案管理工作应遵循服务原则，服务于企业工作需要和公众利益。
第十一条档案管理工作应遵循便捷原则，使档案的查阅和使用更加便捷高效。
第三章档案的分类与保管
第十二条档案应按照归档期限的长短分为永久档案、长期档案和临时档案。
第十三条永久档案应存放在专用档案库里，长期档案应存放在专用档案柜里，临时档案应存放在普通文件柜里。
第十四条档案室的布局和设施应符合档案管理的要求，环境应保持干燥、通风、光线充足。
第十五条档案管理人员应定期检查档案的保存状态，发现问题及时处理。
第十六条档案管理人员应做好档案的防火、防水、防盗等安全工作，确保档案的安全。
档案的立卷方法和要求
• 案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写; • 案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标
题完全一致,不允许随意改动或增减文字; • 年度:即该案卷的所属年度; • 保管期限:即该案卷的保管期限; • 页数:即卷内实有档案文件的总页数; • 备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文件
字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、 损坏、移出等情况.
的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 档案的立卷方法和要求
d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心
主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 e)日期
日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之 一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用 途径。 f)页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。 g)备注
5）会计档案按归档材料的保管期限呈递 减排列,凭证按时间顺序排列.
6）应当按照房地产权属变化、产权文件 形成时间及权属文件主次关系排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
档案的立卷方法和要求
4.案卷编目方法(办法的第十八条)
4.1.文书档案案卷编目方法
4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况， 包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
档案的立卷方法和要求
档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范
一、卷内文件排列
（一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；
（二）卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列；
（三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。
二、卷内文件编号
（一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号；
（二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。
三、卷内文件目录的编制
（一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号；
（二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全；
（三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称；
（四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。
（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写；
（六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号；
（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。
学校档案立卷归档制度
学校档案立卷归档制度
是学校管理中的重要一环，对于学校的运行和管理起着至关重要的作用。档案的立卷归档制度旨在确保学校档案的有序管理和便于查询，以维护学校的正常运行和发展。下面，将从档案立卷和归档两个方面对学校档案立卷归档制度进行详细阐述。
首先，档案的立卷是指按照一定的规定和标准，将与学校运行和管理有关的各类文件资料进行整理、整合和编制档案册，以便于查阅和使用。在档案的立卷过程中，需要注意以下几点。
其一，确定文件分类。根据学校管理工作的不同层级和部门，将相关文件资料进行分类，以便于后续的归档和检索。例如，可以将其分为教务档案、行政档案、学生档案等不同类别。
其二，制定文件整理标准。在整理文件时，需要根据档案的特点和文件的内容制定一些规范和标准，以确保档案的整理质量和一致性。例如，制定文件编号、文件标题、文件日期等规约，统一整理文件。
其三，建立档案流程。建立完善的档案立卷流程，确保每个文件都能按照规定的程序和步骤进行整理和归档。流程包括文件送审、文件审核、文件封装等环节，以确保文件的完整性和准确性。
其四，完善档案记录。在立卷过程中，要对每个文件进行详细的记录和注明，包括文件名称、文件编号、文件日期、文件责任人等信息，以便于后续的查询和使用。
其五，定期进行档案审查。为了确保档案的长期保存和使用效果，需要定期对档案进行审查和整理。及时发现问题并进行修订，以确保档案的完整性和准确性。
其次，档案的归档是指按照一定的规定和标准，将已立卷的档案分类存放，并标注清晰的位置和归档时间，以方便日后的查阅和使用。在档案的归档过程中，需要注意以下几个方面。
年度档案立卷整理
年度档案立卷整理
一、预立卷（平时归卷）
1、学校各院、系、所、中心、部、处、工会、团委和直（附）属部门等实体单位，均为立卷部门。
2、各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按学校公文处理制度做好文件材料的收集工作，将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目随时分类存放。
二、整理立卷（组卷）
1、立卷原则
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2、文件按年度或问题进行立卷分类
①分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
②分问题：将文件按其内容所反应的问题、事件分开。
3、以问题为主进行立卷组合
①学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
②工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
③会议文件，按会议的届次组合。
④统计、报表、名册等，按照名称组合。
⑤简报按名称或期号组合。
4、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列
①批复在前，请示、报告在后。
②结论性材料在前，依据性材料在后。
③其他文件材料按时间顺序排列。
5、组卷的页数要求（档案盒分为1公分和2公分两种）
①对组成的案卷中文件页数要求是，一般不超过200页。
②对同一问题文件数量较多的可酌情适当分卷。
③对问题单一文件页数少的可将几个相近问题组成一个综合卷。
6、拆除卷内文件中的金属物，在装订线以外有字迹的文件或尺寸不一的以及破损文件材料要进行加边或修补。
档案整理的基本要求
档案整理的基本要求
一、立卷的原则、方法和卷内文件排列
（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。
（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。
（四）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸材料按建筑结构、给排水、暖、电气设备等专业排列组卷，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整。同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
（六）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
二、案卷的编目
（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（五）卷内目录的填写。
卷内目录序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
档案立卷归档管理制度
档案立卷归档管理制度
第一章总则
第一条为加强档案管理工作，规范档案立卷和归档程序，保证档案管理工作的规范性和有
效性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的档案管理工作，包括档案的立卷、整理、归档、借阅和
销毁等工作。
第三条本制度的宗旨是：遵循档案管理法律法规，严格执行规章制度，确保档案管理工作
的合法性、安全性和有效性。
第四条本单位成立档案管理委员会，负责制定档案管理工作规章制度，指导和监督全市档
案工作。
第二章档案的立卷管理
第五条档案的立卷工作要有明确的规范和流程，包括以下几个步骤：
（一）确定档案的种类和范围；
（二）编制并印制档案目录；
（三）建立档案管理系统；
（四）严格执行档案立卷标准。
第六条对于不同的档案种类和内容，要根据实际情况制定不同的档案立卷标准，并确保其
符合档案管理的规定。
第七条档案立卷工作由专门的档案管理人员负责，要有相应的档案管理培训和资格证书，
确保工作的专业性和规范性。
第八条档案的立卷必须按照时间顺序进行，逐级审核，确保档案内容的真实性和准确性。
第九条对于重要的档案要进行备份和加密处理，确保安全性和可靠性。
第十条任何单位或个人不得私自篡改、销毁或转移档案，违者将受到相应的法律责任。
第十一条对于档案损坏或丢失的情况，必须及时报告，由档案管理委员会进行调查处理。
第三章档案的归档管理
第十二条档案的归档管理是档案管理工作中的重要环节，必须严格执行规定的程序和标准，确保档案的安全和完整。
第十三条档案的归档工作应按照以下步骤进行：
（一）确定档案的归档规范和流程；
（二）编制归档目录和归档清单；
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求
1.收集重点
（1）本企业或本部门形成的文件材料；
（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。
2.收集范围
文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。
3.整理原则
文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求
（1）归档的文件材料应为原件。因故无原件的应归档有效复印件。
（2）文件材料归档后不得更改。
（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（6）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
5.整理方法
（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。
1）正文与附件为一件。
2）文件正本与定稿为一件。
3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。
4）转发文与被转发文为一件。
5）原件与复印件为一件。
6）正本与翻译本为一件。
7）中文本与外文本为一件。
8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。
9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。
10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册(本)为一件。
11）信息、简报等一期为一件。
（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度。
档案的立卷方法和要求
讲解提纲
一.档案的作用 二.立卷制度的确定 三.立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续
一.档案的作用
它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 1.行政管理的查考凭据
机构名称、起止件号.
4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一
档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包 括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与 结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工 作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、 总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 2.生产建设的参考依据
档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、 和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划 管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生 产和经济管理的科学依据和参考材料.
e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良.
2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 第16条)
1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 分类.
档案立卷工作标准(精品)
档案立卷工作标准
为规范档案的立卷工作，特明确工作要求和标准如下：
一、组卷整理
在平时归档文件的基础上，详细检查每个文件，进行适当的调整，最后确定组卷。需注意如下几点：
1、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持卷内文件之间的有机联系，纠正文件归卷不统一、相互混淆、拆散文件等情况，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、检查卷内文件保存价值，各卷中的文件保存价值是否相差悬殊。一卷之内文件的保存价值应求大体一致，并初步确定保管期限。
3、检查卷内文件数量，即检查文件数量太多的案卷，宜酌情适当分卷。
4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5、不同年度文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
二、卷内文件的排列
1、卷内文件经系统排列后，用阿拉伯数字编写张号，以固定排列顺序，统计页数，并便于保护文件和方便查找利用。
2、在一卷文件的最前面要填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的成分和内容，卷内目录的项目有：顺序号、作者、发文号、文件标题、文件日期、所在张号等。
3、在全卷文件最后（或印卷皮上），用以保护文件，说明卷内文件的状况，对日后卷内文件若有变动，管理员应随时在备考表上注明。
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4.案卷编目方法(办法的第十八条)
4.1.文书档案案卷编目方法
4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序 逐件编目，比如来文与复文为一件时 ,只对复文进行编目 .并在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 ( 也就是 说在一件的首页空白位置 ).归档章设置全宗号、年度、保管期 限、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。 ( 注归档 章尺寸见手中材料). 案卷内归档文件目录的格式(采用excel表格,统一表格到 院内 网中获取) 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义 案卷是档案基本的个体保管单位 , 它是一组具 有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合 体. 构成案卷的四个要素:
a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元;
b) 它们的价值大体相同 ( 就是说案卷里面各种文件 的价值基本一致);
2. 档案部门整理的弊端
由档案部门整理归档文件会产生以下弊端： 由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成 了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大 量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业 务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系， 因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。 另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后 就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给 文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使 用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大 了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作 量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又 无法利用。
案卷题名
起止年 册 凭证 保管 备 月日 数 号 期限 注 环境院(财 2002.1. 2 1-30 15 务处)2002 5---年度原始 2002.1. 20 凭证
会计帐簿(报表)目录
需按照《会计档案保管期限表》上内容归档
顺序 号 1 案卷 号 案卷题名 起止年 月日 2002.1. 12002.12 .31 2002.1. 12002.12 .31 2002.1. 12002.12 .31 册 数 2 类型 保管 备 期限 注
c)密级大体相同;
d)材料具有有机联系(这点最重要).
2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11--15条) a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的 形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同 价值，便于保管和利用; b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理 活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利 于长期保存; C) 凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有， 任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按 时归档; d) 使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目 录、纸制文件、卷内备考表的规格统一为： A4 （ 297mm×210mm ）的纸张，并且要用激光或喷墨 打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度相同， 规格为300mm×20（30、40、50、60）mm。除有特 殊要求，档案所用各种表格、档案盒，内容规格 应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）;
4.2会计档案案卷编目方法
4.2.1填制案卷封面 a)填制会计凭证封面(对照实物讲解) b)填制会计帐簿(报表)封面 填写项目: 编报单位名称、会计帐簿(报表)名称、保管期限、 年度. 4.2.2填制会计档案案卷目录(采用excel表格,统一表格到 院内网中获取) 会计凭证目录
顺序 案卷 号 号 1
3.案卷内排序(办法的十七条)
1) 管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时 间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序 是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后； 结论性材料在前，依据性材料在后. 2) 项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定 阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
表格的名词解释
a)件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低 一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编流水 号，即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件 编流水号。 b)责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。 c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制 的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
环境院(财务 处)2002年度 决算报表
3.科学研究的可靠资料
档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一 方面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直 接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究 活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档 案是科学研究的必要条件.
4.宣传教育的生动素材
利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举 办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.
3)基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计 （初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工 程竣工验收等排列(如文字混合卷:文字在前、图件在 后).
4)设备按依据性材料、设备开箱验收、设 备安装调试、设备运行维修、随机图样 等排列。随机图样也可单独组卷(如文字 混合卷:文字在前、图件在后). 5 ）会计档案按归档材料的保管期限呈递 减排列,凭证按时间顺序排列. 6 ）应当按照房地产权属变化、产权文件 形成时间及权属文件主次关系排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心 主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 e)日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之 一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用 途径。 f)页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。 g)备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况， 包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
4.1.2填写备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内 归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项 目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 注:备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获 取) 4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管
3.文件部门整理的优点
1 ） 可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。 2 ） 文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。 3 ） 文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。
5) 会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账 簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会 计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考 虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会 计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度-名 称分类.可分为凭证、帐簿、报表、其它.结合保管期限 分别组成案卷. 6)房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗 立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。
4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一 案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表 (采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号 题名 年度 页数 期限 备注
案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写; 案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标 题完全一致,不允许随意改动或增减文字; 年度:即该案卷的所属年度; 保管期限:即该案卷的保管期限; 页数:即卷内实有档案文件的总页数; 备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文 件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、 损坏、移出等情况.
5.维护国家、集体和个人权益的法律书证
档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的 某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件, 许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权 等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、 福利待遇方面的诸多问题.
二.立卷制度的确定
文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中 实行的一项基本制度。 1.文件处理部门立卷制度的确立 早在1955年1月17日经中共中央批准的《中 国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作 和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立 卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。 1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国 家档案工作的决定》，单独写了一条“全面推 行文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”， 规定立档部门在日常工作中形成的文书材料， 在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前, 均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便 于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由 文书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期
2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段 (开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档.重要项目的 科技文件材料应复制二份至三份配套归档。
3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷, 它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按 工程阶段排列组卷。 4）设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组 成案卷,一个型号的文件材料组一个或几个案卷.
三.立卷的准备
1.什么叫立卷 将零散的文件材料根据其相互联系 、特征和保存 价值分类组成案卷的整理过程. 2.立卷的准备
第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的 <档案 管理办法> 、<院文件材料归档和不归档的范围 >和<院档案保 管期限暂行规定>的要求,逐一鉴别、分类、整理,最终归档.
第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完 毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷 盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能 积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间 的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材 料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。
档案的立卷方法和 要求
源自文库 讲解提纲
一.档案的作用 二.立卷制度的确定 三.立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续
一.档案的作用
它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 1.行政管理的查考凭据 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中 包括行使行政职权的法律依据 , 处理行政事务的过程 与结果以及管理活动的经验 , 为企、事业单位的领导 工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、 总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 2.生产建设的参考依据 档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、 和教训 , 从自然资源、生产手段到生产过程以及计划 管理和生产技术等各方面的信息 , 可以作为工农业生 产和经济管理的科学依据和参考材料.
e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良 . 2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 第16条)
1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 分类.