档案立卷工作规范

档案立卷工作规范—培训材料之二

教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。

《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求

“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。

在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。

档案立卷归档工作

一、归档流程

二、立卷归档工作内容

立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准

（一）预立卷

1、什么是预立卷；

各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。

2、预立卷工作内容：

●收集材料，做好日常管理

材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。

收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。

平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。

●鉴别

对收集来的文件进行分析判断。主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。

●归卷工作

将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。

●预立卷类目的修改与调整

事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。

（二）立卷归档分工

1、归档范围

27号令：第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

1.党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3.学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

5.科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

6.基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

7.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8.产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9.出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11.财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

2、立卷归档分工