档案管理服务外包工作规范第1部分总则

档案管理服务外包工作规范第1部分：总则

2015年9月13日第四稿

目录

前言

DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：

——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》

——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》

本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX

本标准主要起草人：XXX XXX XXX

引言

随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。

本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。

《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。

档案管理服务外包工作规范第1部分：总则

1 范围

本标准适用于：

——指引发包方科学开展档案管理服务外包发包工作，选择合格的承包方；

——指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；

——提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考依据。

2 规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T19000 质量管理体系基础和术语

GB/T19001 质量管理体系要求

GB/T22080 信息技术安全技术信息安全管理体系要求

GB/T22081 信息技术安全技术信息安全管理实用规则

GB/T24353 风险管理原则与实施指南

GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南

GB/T28000 职业健康安全管理体系规范

GB/T28001 职业健康安全管理体系实施指南

DA/T1-2000 档案工作基本术语

DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范

档函〔2008〕207号档案工作突发事件应急处置管理办法

档函〔2013〕271号国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知

档办发〔2014〕7号档案数字化外包安全管理规范

3 术语和定义

档案 archives/records

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

[DA/T1-2000 ]

档案管理 archives/records management

档案（）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

[DA/T1-2000 ]

服务外包 service outsourcing

某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提

升自身核心竞争力的行为。

注：“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。

档案管理服务外包 service outsourcing of archives/records management

某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案（），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。

发包方 client

档案管理服务外包（）的需方。在本标准中，发包方也称为客户。承包方 service provider

档案管理服务外包的供方（）。在本标准中，承包方也称为组织。分包商 subcontractor

指承接分包业务的承包方。总承包方（）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（）完成。

第三方机构 the third party organization

发包方（）、承包方之外的，为发包方提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。

监管机构 regulatory authority

对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方（）、承包方、

分包商（）、第三方机构的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。

档案寄存服务 service of archives/records deposit 在不改变档案（）所有权和处置权的前提下，发包方（）将档案（）委托给承包方（）保管，承包方（）为发包方（）提供档案（）保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。

档案数字化服务 service of archives/records digitalization 承包方利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

参考 DA/T31-2005

档案整理服务 service of archives/records arrangement 承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程。

参考DA/T1-2000

档案管理咨询服务service of archives/records management consultation

承包方通过口头或书面形式为发包方）提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。