化工企业之QGCLTXZN211032010采购合同管理制度发布稿

1范围

本制度规定了泰兴中能远东硅业有限公司（以下简称“泰兴中能” ）物资采购合同的要

求、构成、内容和表达形式等。

本制度适用于泰兴中能经营计划部物资采购合同工作。

2术语与定义

物资采购合同——是指经营计划部因采购需要就某一或数件物资与供应商签定具有法律效应的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议是指出卖人转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。

3管理职责

3.1经营计划部职责

3.1.1负责起草、部门负责人自审、报审核/ 会签、整理各类物资采购合同，建立合同台帐，并对其过程产生的过错承担责任。

3.1.2协助法律事务组采用协商、调解、仲裁、诉讼等方式处理合同有关事宜。。

3.2法律事务组职责

3.2.1负责审核合同文本中所有条款的合规性。

3.2.2法律事务组和顾问律师重点对合同条款合法性、完整性、违约责任、有无结算方式、质量要求、技术标准等条款进行审核。并对审核不慎产生的过失承担责任。

3.3财务部职责

负责审核合同双方是否为关联交易，并审核合同文本中与合同金额相关条款的合规性、结算方式等与职责有关的条款，根据合同金额做好资金使用计划并负责对外付款。并对审核不慎产生的过失承担责任。

3.4技术品质部职责

负责审核技改物资采购合同，重点审核质量要求、技术标准、交货时间和掌握物资供应商的制造能力和生产条件等情况，负责签订技术协议并进行小签（此协议是合同文本最重要的组成部分，每页双方当事人必须签署。在技术协议文本设计时每页要设置甲乙双方

签字栏，此栏要预留空白多一些，参加谈判的人均要签字）担责任。

，并对审核不慎产生的过失承

3.5相关部门职责

负责审核相关合同的质量要求、技术标准、交货时间和掌握物资供应商的制造能力和生产条件等情况，负责签订技术协议并进行小签（此协议是合同文本最重要的组成部分，每页双方当事人必须签署），并对审核不慎产生的过失承担责任。

4管理方法及流程

4.1合同的主要条款

标的（指货物、劳务、工程项目等）。

价款或酬金。

技术协议（简单时可直接进入合同正式条款，复杂时可另行制定技术协议，但此协议是合同文本最重要的组成部分）

履行期限、地点和方式。

违约责任。

法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人一方要求在合同中必须规定的条款。

4.2合同的签订

4.2.1合同一律采用书面形式，与合同有关的资料（如电子邮件、传真等）也是合同的组成部分。较复杂的设备、技术要求较高的化工原材料和三剂需签定技术协议，作为商务合同的组成部分与合同具有同样的法律效力。

4.2.2订立商务合同的双方应当遵循平等互利、协商一致的原则。合同必须由企业法定代表人或其授权的委托代理人在其授权范围内签订。企业法定代表人或法定代表人指定的人员经授权即为签订合同的委托代理人, 这些人员在对外签订合同时,必须对公司及授权人

负责。

4.2.3合同代理人在签约前, 应当对对方主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查不可盲目草率。对方是法人的, 要看是否依法取得营业执照,参加签订合同的人是否是该法

人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人, 前者应出示法人代表证明书等身份证明,后者除授权委托书外, 应出示本人身份证明,注意审查授权委托书的内容、权限范

围、有效期限。对方是其它经济组织, 要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。

4.2.4审查签约对方的注册资金、制造能力和生产条件（生产商）、经营能力（经销商）以保证企业合同的履行率。

代订合同,必须事先取得委托人（法定代表人）的委托证明,表现为授权委托书。但经办

人员依法持有单位的业务介绍信, 也视为享有代理权。有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其它单位签订合同, 也不得超越代理权或以委托人名义又与自己所代理的其它单位签订合同, 否则应当对因此造成的损失自行负责。4.2.5合同经办人应检查合同的内容是否符合国家的法律法规、出卖人有无合法资格，合同责任是否明确，条款是否齐全，文字解释是否清楚，手续是否完备，出卖人有无履约能力，在材料、技术、动力、设备和产品质量方面是否有保证。

4.2.6合同经办人负责依据询比价或招议标结果起草合同，并按EC系统合同会签流程完

成采购合同的审批签定工作。

427合同会签结束且合同文本的签署页经总经理书面授权代表签字后方可以加盖合同专

用章。

4.2.8采购员依据招议、续标、询比价会签流程的审批结果起草合同，进入审核流程（见合同经办、审

核、会签、审批、签署、用印、归档流程），审核结束后交合同对方签字盖章，接

到对方盖章后的合同后1-2个工作日完成公司的签字盖章流程。

4.2.9各类询比价会签单、合同文本（原件）、技术协议（当事人小签的原件）等事项结

束后采购员及时整理并形成台帐，每月3日下班前将上月的交合同管理员汇总、收存。

4.2.10合同编号，执行编码规则（见附录A）,并在总合同号后面添加本部门的合同流水

号（待总号编后或走流程前均可，但不得遗漏，确保是连号）。

4.3 合同文本版本的使用

4.3.1使用国家、行业或对方的固定文本时，必须将与本公司不适应和不用的空白部分划

去，需要修改的划去不适应的部分，在下方写上修改的内容；需要附加条款的，在合同文本中无法添加的可另行附文，但必须在此合同正本中注明“后附的XXX补充或附加条款是本合同的组成部分，与本合同具有同等的法律效力”，也必须在另附的文本中注明“此补充或附加条款是XXX合同的补充或附加内容，与XXX合同相同具有同等的法律效力”。

4.3.2使用本公司的合同文本时，应与对方协商其条款，原则是主题明确、需求清晰、公

平公正。

4.4合同台帐建立

4.4.1财务部建立公司的总合同台帐。

4.4.2经营计划部建立本单位经办的总合同台帐。

4.4.3 合同台帐应包括合同编号、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等。

4.4.4合同管理人员在建立台帐的同时，合同评审单以及合同履行过程中的往来信函、电

报、电话记录等法律凭证，应登记编号，保存备查。

4.5合同经办、审核、会签

4.5.1物资采购、处理工作的合同经办