会议服务的工作流程和要求

会议服务工作流程

一、会议服务准备工作

1、办公室秘书处

1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请，按会议要求提前半天摆放好桌椅，备好会议用饮水。

2)根据会议的要求，提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响，调试并使其处于准工作状态。

3）会议前2小时，检查地面、桌椅是否整齐干净，室内是否有异味，及时进行通风和清洁整理。

4）检查窗台、玻璃，要明亮无尘。

5）检查窗帘，根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平整。

6）检查绿植及套盆，要干净无尘，无枯枝败叶，无昆虫。

7）调整空调，使会议室内温度适宜。

8）检查所有照明，及时通知有关部门更换不亮的灯具。

9）半小时前，按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。

10）根据领导习惯，在顺手的位置摆放烟灰缸。

11）按需要摆放好鲜花和水果。

12）摆放好旗帜和台旗。

2、组织会议的部门

1）提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐，检查有无错别字。

2）按需要准备会议所用的文件、资料等。

3）根据会议要求，需要时按参会人员人数准备会议用纸，用笔（每支笔要提前试用，以保证参会人员的正常

使用）并摆放整齐。

二、会议进行中的服务工作

1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。

2、过问室内温度变化，随时调整空调。

3、全程监听音响设备的工作状况，随时排除故障。

三、会议后的收尾工作

1、关闭音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和

遥控器，收起投影幕。

2、清理瓶装水空瓶，收好没用过的瓶装水。

3、收好茶杯、盘，清洗、消毒待用。

4、清理烟灰缸，洗净待用。

5、清理桌面地面，清除垃圾和废弃物。

6、摆放好清理过的桌椅，关窗、断电、关门。

7、收好会议材料和领导名牌。

会议服务管理人员工作要求

1、每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申请，详细掌握会议室的当天使用情况。

2、每天上班前半小时查看各会议室的状况：检查桌面、地毯的整洁程度；检查窗帘的开、关和垂放状态；检查照明灯是否都亮；检查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度；检查电气设备是否有落尘和正确摆放；检查桌椅是否按当天的会议要求摆放整齐。

3、会议前1小时，检查会议用茶杯、瓶装水是否摆放到位；会议前半小时，检查开水壶、泡茶杯、茶叶等泡茶用品是否准备到位。

4、有外宾接待服务时，提前1小时检查咖啡用具及用品是否准备到位。

5、有会议服务时，在会议前检查服务人员的工作仪表是否合乎要求。会议中，抽查续茶水间隔是否合适，动作是否标准。

6、注意会议的服务区域内所有服务程序是否落实，当人手不够时，自己则要做具体服务工作，保证会议正常进行。

7、会议结束后要检查是否有会议人员遗漏的物品，如

有代为保管，日后查找并转交物主。

会议服务人员岗位的工作流程

1、每天早7:45到岗，按前一天做好的会议室使用登记进行准备，在各会议开始前半小时，准备好会议用水并送达。

2、对需要提供茶水或咖啡的会议，要提前半小时烧开水，摆放好茶杯或咖啡杯，在会议前10分钟，将沏好的茶水或咖啡注入杯中。

3、对有吸烟的领导参加会议，要在会议前10分钟，按领导的习惯在左侧或右侧放置烟灰缸。

4、对有茶水服务的会议，要间隔15分钟续茶水一次。

5、对提供瓶装水的会议，要根据会议客人人数提前半小时将水放于会议桌面，并准备同样数量的瓶水放在会议桌以外其他显眼的地方。

6、会议结束后，半小时之内，将茶杯、咖啡杯、没有开启的瓶装水收好。如遇有下午下班后还在进行的会议，要在次日提前半小时到岗，对会议室进行清理。

7、利用会议服务的空余时间将茶杯、咖啡杯、盘洗刷干净，放于消毒柜中消毒待用。

8、要随时查看并及时处理公司办公系统网上的会议室申请信息，做好会议室使用登记。如有不明确的地方及时与申请人

沟通确定。

9、对于108会议室和大礼堂需要变动桌型的会议，要提前半天通知保洁人员，将会议桌按会议要求进行摆放。

会议服务人员岗位的工作要求

1、会议服务人员要品行端正，衣装干净得体，着职

业装。

2、会议服务人员要头脑灵活，反应敏捷，主动为开

会人员做好各项服务，尽量在领导示意时就已经为领导提供了服务。

3、根据会议的不同要求，按工作流程提前准好准备

工作。

4、会议间的服务要面带微笑，动作标准，不发出任

何声响。续水间隔不能超过20分钟。

5、会议结束后要按工作流程做好收尾工作。

6、会议用过的茶杯、咖啡杯、盘要洗刷干净至光亮

无斑点，并及时放入消毒柜消毒待用。

7、如遇有节假日开的会议，要提前做好准备，准时

到场进行会议服务。

8、发现杯、盘、壶、柜有缺损要及时报告进行补充。

发现茶叶和咖啡快用完时要提前报告补进。

9、会议服务人员要爱岗敬业，展示良好的中港人形

象。