充分发挥办公室综合协调职能的思考

充分发挥办公室综合协调职能的思考

本文就如何进一步发挥办公室综合协调功能、全面提升管理水平进行了积极有效的探索，并提出工作思路。

标签：办公室；综合协调；关系

1 办公室综合协调中的几类关系

1.1 对外关系的协调

在对外协调中，办公室要强化窗口意识，主动加强与上级部门、新闻媒体等方面的沟通联系，宣传企业政策主张，履行企业责任，通过对外交流协调，搭建沟通渠道，为公司发展营造良好的外部环境。其次要做好与上级部门相关活动的协调，加强沟通和联系，对于上级部门安排的工作，如例行检查、调研、工作视察、活动安排等方面，主动与上对接，尽量做到协同配合、上下联动，圆满完成上级布置的各项工作任务。在保证质量的前提下，注重时效，加快工作节奏，提高工作效率，周密安排，搞好衔接，真正做到周到细致，不出纰漏。

1.2 对内沟通

对上与领导的协调，办公室兼职领导秘书功能，在与领导沟通协调上，要及时、准确地领会领导意图，把领导安排的工作快速、准确地安排、布置、贯彻下去。在执行过程中，要主动与领导加强沟通，把握工作重点，掌握工作要求，了解工作动态，吃透每一个新决策、每一项新制度的实质和有关背景，有的放矢地抓好贯彻落实。办公室在辅助领导处理、协调问题的时候，要根据领导的决定、决议和批示的精神办理，只有经过领导的研究决定后，才可以对下进行传达要求，办公室人员不能擅权越位。

1.3 对下与基层的协调

在协调对下基层关系时，要充分了解基层的实际情况，深入基层调查研究，在领导决策下达前倾听基层的意见和要求，科学地帮助领导制定决策，并有效地将组织决策意图贯彻到基层各执行单位。在推进基层服务工作方面，进一步发挥工作服从大局、服务领导、联系基层的桥梁纽带作用，认真对待、妥善完成领导交派的各项任务，不断的改进工作方法，提高工作效率，全力为基层、职工服好务、办好事。

2 促进沟通协调的方法探讨

2.1 加强业务学习，提高人员素质

多开展一些针对办公室各方面工作的培训，增加办公室人员培训、学习的机

会，从而提高办公室人员综合参谋能力、执行能力和服务能力。重点加强文字功底的学习提升，做到多学多练，重点提高工作汇报稿、经验交流稿的质量水平；积极开展读书读报活动，构建学习长效机制，把学习转化为内在自觉和行为习惯。要立足本职，做到理论知识和实践经验学习并重，理性认识和感性认识并重。

2.2 讲究工作方法，注重灵活性

在综合协调中，要求原则性不变，但方式方法可以多样变化，在不影响大局、又不违背原则的情况下，注意听取各方面的有关意见，采取灵活办法，达到预期的最好效果。当领导已有明确的意见和要求，没有特殊情况时必须遵照执行。但领导意图要求与相关方面商量，要进行充分调研并协商解决问题的意见和办法。所以要坚持具体问题具体分析的原则，做到刚柔相济，灵活有度，才能达到最佳效果。同时办公室要妥当协调地安排好每个时期、每个阶段、每个月、每一天的工作，按照轻重缓急分层次合理安排，一件一件加以落实，以重点环节带动全局工作的关键。

2.3 是提升服务水平，发挥参谋助手作用

要適当开展文明服务礼仪、业务技能、语言沟通技巧等多项培训，提升办公室员工的服务能力；进一步完善服务机制，把办公室各项制度进一步完善，形成一种长效的服务机制，让办公室员工熟知牢记自己的岗位职责及工作流程，增强办公室员工的责任感，提升办公室的执行力；在信访上，加强来信、来电等信访案件的处理，在信访接待中不推诿、不冷落、做到制度健全、措施有力、组织严密、处理得当，尽力化解干群之间的矛盾，积极为领导排忧解难；在督查上，对各科室督查件，做到专人负责、专程办理，加强有关事项的调查处理，及时督促有關部门采取有效措施，做到事事有着落，件件有回音。

2.4 提高办事效率，推动日常办公上水平

注重办公室所负责的各项业务，增强工作的计划性、统筹性，做到季有重点，月有安排，必要时，可以建立重点工作调度机制。对于紧急任务，以及热点、焦点问题，要强化沟通协调，从严从细要求，提高效率，减少失误，确保按时按质完成。在办文上，进一步提高公文收发工作的质量和效率，使公文收发工作规范化、制度化、科学化，高效快捷的将文件传递流转到位，精神传达到位；在办会上，继续做好公司各种会议的会前、会中、会后服务工作，做好会议记录以及会议资料的收集和整理；在文字材料撰写上，努力提高文字材料的写作质量，准确把握行文方向和目标，使文字材料水平再上一个新台阶。

2.5 是规范工作流程，超前参与协调

办公室要本着有利于改进工作、提高效率、加强管理的原则，根据工作内容、工作重点和服务对象，对现有工作流程、工作环节进行梳理并规范，要围绕目标内容、步骤环节、完成时限，围绕“做什么、谁来做、怎么做”，制定工作规范，建立工作标准，避免出现一些小的纰漏。同时，对相关事项要做好提前协调，主

动联络。对一些工作中经常要协调和打交道的单位，平时要多加强联系，以建立良好的互信机制和沟通渠道。及时沟通，主动协商，协调解决工作中的矛盾和问题，通过信息交流、情况通报、调查研究、专项督办及召开会议等形式加强督促指导、定期分析情况、了解发展趋势，善于发现问题，借鉴各方面经验，为领导指导推进具体工作提出切实可行的操作意见，努力当好参谋助手。

毛云峰，2010年毕业于辽宁石油化工大学，现工作在青海油田格尔木炼油厂办公室（党委办公室），从事秘书工作。