中小企业档案管理及文件管理制度

档案管理1 范围本制度规定了公司档案管理的内容、标准和程序。

本制度适用于本公司所有部门。

2 职责企管部负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。

财务部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受企管部的监督、检查。

各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

3 档案的分类公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。

4档案立卷、归档企管部及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。

立卷归档的时间各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由企管部负责外来文件的统一登记、传阅、保管。

各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。

除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司企管部归档。

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。

每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交企管部保管。

在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、法人证等）应在7日内交财务部保存。

项目的各类批文、证照原件，在办理结束后3日内移交企管部保存。

立卷归档的要求归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。

归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。

案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。

归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。

移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。

．填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

交接档案的要求交接的资料必须完整；交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总经理批准；交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档；档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准；卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。

页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角；交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。

移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。

对工程项目资料档案的特殊要求：工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。

文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210 mm），图纸应采用国家标准图幅；用计算机等办公设备出图必须清晰。

并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面；文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

档案的保管归档后的档案由企管部统一保管。

各部门、项目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。

档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。

档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。

办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。

档案柜内不得存放与档案无关的物品。

档案的借阅和保密档案资料一般不外借。

需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。

借阅、复印一般档案，应经企管部批准；重要档案（机密文件、证照等），需经公司总经理批准。

各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。

如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经企管部和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。

借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。

借阅人员要爱护档案，按期归还。

借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。

私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。

预期归还者，档案管理人员应及时催收。

如延长借阅时间，须办理续借手续。

档案的保密档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。

档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。

合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由总经理签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。

经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。

档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。

档案鉴定和移交公司企管部档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。

档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。

失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。

档案的移交工作需严格按照档案室的规定，定期向档案室移交。

移交的档案应保留一份复印件以备查考。

本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。

5文书档案管理细则文件材料的归档范围外单位来的文件材料.：政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。

政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。

政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。

．公司在工作中形成的文件、资料：公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告及会议记录等。

公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。

公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。

公司编制的各种计划、统计报表等。

已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。

关于人事任免的文件材料。

公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。

归档文件的系统性要求应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。

归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文部门、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。

一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。

上级和下级部门的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。

需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。

归档文件在技术加工方面的要求案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。

卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。

归档文件一般应按年度立卷。

请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。

整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。

拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。

文字要简练通顺，概括准确，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。

案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，以防虫蛀。

文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。

字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。

文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。

案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。

向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。

．文书档案的保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。

凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。

凡是反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。

凡是在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。

归档范围和保管期限详见下表：文书档案归档范围和保管期限一览表序归档范保管期与本公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条例永规定等重要的文件材公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重永久或长事件公告、重要的汇报材料、审计报告公司总经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、永久或长导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录永久或长公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文短期政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料5长期6公司对外签订的各种合同、协议书等短期7公司及各部门的年度工作总结、计划及报告、简报短期公司编制的各种计划、统计报表等8长期公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料9公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报10长期告、计划、总结、重要简报等11有关干部任免、人事奖惩的文件材料长期人事档案管理细则6企管部负责公司人事档案的统一管理。

各职能部门负责向企管部提供本部门员工的信息。

人事档案管理的范围员工在公司工作期间的各项信息（包括员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息）的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理。

人事档案的归档每季度末，员工所在部门负责按要求把应录入信息库的材料送交企管部企管部要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度并提供规范的信息统计报表文件，不定期或定期地向形成信息的部门收集应收集录入的材料。

企管部对各岗位的员工基本信息、岗位变动信息、绩效考核信息、奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福利费用信息、人力资源成本信息、招聘信息、培训信息、考勤和合同信息、辞职和辞退的变动信息进行相应的处理，并定期出台人力资源统计报表和分析报告。