中小企业档案管理及文件管理制度

档案管理

1 范围

本制度规定了公司档案管理的内容、标准和程序。

本制度适用于本公司所有部门。

2 职责

企管部负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。

财务部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受企管部的监督、检查。

各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

3 档案的分类

公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。

4档案立卷、归档

企管部及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。

立卷归档的时间

各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由企管部负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司企管部归档。

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交企管部保管。

在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、法人证等）应在7日内交财务部保存。项目的各类批文、证照原件，在办理结束后3日内移交企管部保存。

立卷归档的要求

归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。

归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。

归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。

填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

交接档案的要求

交接的资料必须完整；

交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；

归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总经理批准；

交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档；

档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准；

卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角；

交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。

对工程项目资料档案的特殊要求：

工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210 mm），图纸应采用国家标准图幅；

用计算机等办公设备出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面；

文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

档案的保管

归档后的档案由企管部统一保管。各部门、项目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。

档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。

办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。

档案柜内不得存放与档案无关的物品。

档案的借阅和保密

档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经企管部批准；重要档案（机密文件、证照等），需经公司总经理批准。

各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经企管部和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。

借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。

借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。

档案的保密

档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。

档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。

合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由总经理签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。

经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。

档案鉴定和移交

公司企管部档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。

档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。

档案的移交工作需严格按照档案室的规定，定期向档案室移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。

本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。

5文书档案管理细则

文件材料的归档范围

外单位来的文件材料.：

政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。

政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。

政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。