中小企业档案管理制度

档案管理制度

第一章总则

一、为对本公司各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司经

营管理服务，特制定本制度。

二、本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作，适用于本公司的档

案管理。

三、本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文件、与

公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。

第二章档案分类及编号

一、公司档案依据《工业企业档案分类试行规则》，以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和

档案内容及其形成特点进行分类。

二、档案的类别共分为七个大类, 即：公司运营类、经营管理类、人事行政类、会计档案类、研究

开发类、仪器设备类、工程建设。

三、档案分类应用于对本公司档案的进行整理、组卷、编号、装订、填写分类目录，方便查阅、检

索等。

四、档案分类（见附表）

第三章管理责权

一、公司办公室（总经办）为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档

案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的归档工作。

二、公司所有档案统一放置公司档案室，由专人管理。

三、办公室指定专门或兼职人员（档案管理员）负责公司档案管理。

四、档案管理职责：

1、做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。

2、加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。

3、档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。

4、档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清

楚，严禁擅自带走或私自销毁。

第四章档案建档及保管

一、文件归档

1、各部门在各项生产、经营活动中形成的，已办理完毕，具有保存价值的文件材料（包括照

片、录音、录像、广告带、电脑软件等）。

2、文件材料归档的基本要求：文件材料齐全、完整、清晰。

3、归档方式

1)可区分年度的，按年度为单位，依据属类，把文件资料进行装订归档；

2)跨年度的或不能明确区分年度的文件材料，用卷宗装存建档，各卷宗按序号标识；

4、归档时间：

1)产品开发、基建工程、有关技术项目，在任务完成之后要将归档文件材料及时交办公

室归档。属重要的批文、合同、图纸应及时将原件归档。

2)每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间。各部门均应指定本部门的兼职档

案员做好归档收策、移交工作，送公司办公室统一归档。

3)本公司的基建完工验收；产品研制、定型、鉴定；新购置的设备、仪器验收等的资料

4)各课室移交的档案必须是原件。〔无原件的请附注原件的去处〕

二、电子档案的保管

1、档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和

密码告知他人。

2、属部门保管的电子档案由档案管理员根据公司《保密制度》进行严格管理。

3、严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即

杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。

4、档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。

5、权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外

的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。

6、档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。

7、归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。

三、非电子档案的保管

1、公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须

按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。

2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），

工作完成后及时交档案管理员归档。

3、各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资

料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有

关资料目录及检索代码输入电脑。

4、各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保

管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。

四、档案室管理

1、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3、库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4、避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24

度，相对湿度控制在45——60%。

6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9、对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资

料。

五、档案的保密

1、档案保密分为：绝密、秘密、一般

1)绝密：科技成果、产品工艺关键配方、股东会会议记录。

2)机密：公司重要会议记录、客户档案、商务合同等重要文件。

3)一般：非保密性的文件。

2、档案保密要求

1)凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2)非档案管理人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。