建立不动产登记档案管理新模式的探索

建立不动产登记档案管理新模式的探索

我国的不动产登记长期处于对不动产进行行政管理的层面，却忽略了不动产登记对于产权交易安全的保障作用和对市场经济的重要意义，更忽视了不动产登记中档案管理在的作用。随着2007年3月《物权法》的颁布和2015年3月《不动产登记暂行条例》正式实行，我国的不动产统一登记工作逐步走向健全，同时不动产登记档案管理也引起了广泛的关注。对我国当前不动产登记档案管理的新特点、存在的问题进行了阐述，同时对不动产登记档案存在的问题从制度建设、利用建设和信息化建设等方面进行了分析，从而有针对性地提出了相应对策，旨在不断完善我国不动产登记档案管理工作。

标签：不动产；产权登记；档案管理

引言

不动产登记档案即对不动产一系列活动（如建造、交易等）里各类信息与文件的统称。2013年年底国务院常务会议中不动产统一登记制度正式通过；2014年11月我国不动产登记相关暂行条例相继出台，标志着不动产登记制度建设进入新阶段。不动产登记制度建设中，为保证制度的高效运转，还应积极推进相关的档案管理工作。故而我们应结合该新常态，在充分认识不动产登记档案管理必要性的基础上，探索出可行的不动产登记档案管理策略。

1不动产登记档案管理中存在的问题

1.1各类不动产档案资源未能有效整合

部分城市的土地档案、房产档案仍在原部门保管，虽然有的城市房产部门向不动产登记部门移交了电子数据档案，但是尚未实现不动产登记档案与其之间的直接挂接和数据有效融合，尤其是在匹配、查询历史信息数据方面，仍要通过人工筛选、核对的方式进行，效率较低。

1.2不动产数据的真实性问题

不动产登记档案资料的完整性与真实性是不动产登记档案管理首要任务，确保登记档案的真实可靠是管理的前提。在不动产档案登记中，规范登记档案流程，核实不动产的坐落位置、建筑面积、房屋用途、门牌信息与户主身份信息等，严格把控档案的真实有效性，避免出现数据不准确，信息不完善等情况为日后不动产登记档案的管理带来的不必要的工作量。

1.3纸质档案存放管理问题

由于不动产的档案资料中部分资料需要纸质形式进行保存，纸质档案在保存中可能会因为年代久远、保存的地点环境变化出现不同程度的损伤和丢失。如存

放环境受潮后引起部分信息出现模糊不清或是笔迹已无法识别等问题。另外，纸质档案保存的地点分布广泛，位于各个地区的不同地方，这些存放档案的地点缺乏统一的政策制度进行约束规范，相对产生的大大小小的问题都将加重不动产登记档案的管理工作。

1.4逐步推进数字建设，档案管理信息化不足

随着大数据、云计算、“档案+”等发展的需要，档案信息技术与不动产登记档案的应用日趋紧密，各地不动产登记管理中心也相继加大了不动产登记档案的信息化、数字化进程。有的市级不动产档案登记管理部门一年扫描的不动产登记档案就近10万卷，这是建立“不动产登记档案信息查询”系统的基础和前提。但在推进数字化建设过程中，不动产登记档案的信息化、数字化短板表现的较为突出：数字化单一，数据化进展薄弱。目前，许多不动产等级档案的数字化大多是将纸质或照片等档案材料扫描成电子档案进行统一管理，但涉及不动产档案内容的知识语义之间的关联度不强，很少涉及档案内容语义的深度挖掘，使得不動产登记档案信息还难以向知识服务层面转化，影响了不动产登记档案的信息挖掘利用。此外，由于不动产登记档案数量庞大，除了加强实体档案保存外，信息化技术、设备的添置费用较高，限于地方政府经济等因素，使得不动产登记档案所需的信息技术设备更新换代较慢。

2建立不动产登记档案管理的新模式

2.1规范不动产登记档案流程

新时代新要求，更新不动产登记档案管理的模式是目前工作的重点，其中对登记档案流程进行优化与规范是一大难点与重点。政府应出台相应的文件，有效集约整合不动产的登记档案管理，达到标准化。这样不仅为市民带来方便，减少各机构间来回的奔走，解决登记困难的问题，提高政府机构办事效率。同时方便市内或区内机构间的信息沟通交流。同时应当推广电子档案，电子档案通过计算机的高速处理，可以同时对多个文件进行统一操作，大幅度提升办公效率；同时电子档案也避免纸质档案保存上的一些问题，减少空间的浪费。

2.2分门别类管理、做好登记档案编研

现今，国土资源部对不动产权证书、不动产登记薄等样式给予了公布，这在不动产登记档案的形成与推进不动产档案信息化管理方面均有积极作用。档案管理人员接收到档案信息资料后，则应认真落实后续入库工作，按照光盘、文书、实物、照片等不同类别进行整理，做到分门别类管理，根据保管期限的差异把不动产登记档案分成三类，即永久、定期与短期。和权属类登记相关的为永久保存；抵押档案为定期保存；异议档案、地役权档案、查询档案、查封档案等为短期保存。另外，为确保不动产发证档案资料得到规范保存，应将所整理的档案资源规范的编进国土资源归档9类地基管理类（C6，C7，C8……）目录下，为后续档案的高效率使用创造条件。

2.3建立信息互通的平台，优化数据库

通过技术更新，引入新的管理模式，优化数据库，建立信息互通的政府平台，方便统一的管理。如二维码、物联网信息技术将各类不动产登记信息通过系统进行整合优化，归集，建立起土地和房屋，楼栋和单元，房屋和权利人的关联，登记人员只需要带着电子设备进行走访记录，减去繁重的纸质，同时这些信息记录能一步到位，各个机构都能享受到最新的记录，信息化时代和大数据时代下为办公和生活都带了巨大的改变，不动产登记档案必须顺应时代的发展，为人民带去方便。

2.4提供多元化查询服务

不动产登记信息既有物权公示的内容，又包括大量个人敏感信息，因此，查询信息需要坚持“明示同意”“最少够用”原则，查询系统应完善权限管理，做到每一笔查询业务全部留痕，以便随时调出复核，加强对查询人员的监督管理，避免超限、超范围查询。在与业务系统关联动态更新的基础上，应根据不同查询需求类型，有针对性地开展查询服务。一是核实型查询需求，宜逐步放开个人和单位查询限制，待条件成熟，可使用手机短信，网络或凭密码进行自助查询；二是凭证型查询和出具查询结果的，应严格按照有关标准规范查询，分类提供查询服务，并尽量使用档案数字化成果和扫描件，避免实物档案损毁，提高效率；三是线索型查询则应完善工作衔接，宜采取更加严谨的方式，要加强有权查询机关与房屋登记档案管理机构工作衔接，保障隐私信息安全。同时要严格查询受理，使用规范的《协助查询文书》，确保因公查询、应申请查询。

2.5加强队伍管理，提升专业化管理水平

加强不动产登记档案队伍管理，一方面，要积极引进具有档案专业知识背景，掌握一定的测绘、法律、计算机等信息技术的复合型人才。另一方面，要加强对从事不动产登记档案工作人员的业务培训力度，使其及时了解、掌握不动产领域的新知识、新政策、新程序，适应不动产登记档案管理的现实需要。加强与测绘、拆迁、司法等部门之间的经常性联系，及时掌握关联部门产生的相关文件要求。此外，要注重不动产登记档案形成规律的调查、研究，加强不动产档案编研工作，为不动产登记工作提供服务。

结语

在新环境要求下建立的不动产登记档案管理新模式，能够解决传统不动产登记档案管理的诸多问题，积极试点推广这种新型的管理模式，为从业者带来便利，为人民带来便利。同时需要注意，运行新的管理模式过程中难免会出现问题，相关管理部门需要不断完善不动产登记档案的管理体系，让管理模式更好服务于行业，另外行业人员需要适应新的管理模式，做到双方的相互适应。

参考文献：