不动产档案管理系统要求措施

不动产中心档案室管理措施

一、关于档案的登记与移交

（一）不动产登记人员应该认真审核收集并妥善保管登记资料，防止登记资料污损、遗失，确保登记资料齐全、完整。

（二）不动产登记业务人员应在一个工作日内将材料移交档案室，移交前，不动产登记人员应整理登记资料，填写统一的移交清单，将不动产登记原始资料和具有保存价值的其他材料收集、整理，并及时、完整地移交至档案室。

（三）档案室接收档案时应比对移交清单对移交材料进行检查验收，对符合要求的，档案室予以接收。

不动产登记业务人员与档案管理人员移交档案应当填写移交清册一式两份。交接双方应根据档案移交清册进行清点核对，由移交人、接收人签字后各执一份。

二、关于档案的立卷与装订

（一）立卷

档案资料立卷宜采用1件1卷的原则，即每办理1件登记所形成的材料立1个卷。

资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作，并应符合下列规定：

1、卷内材料应按下列顺序排列：（1）目录；（2）结论性

审核材料；（3）过程性审核材料；（4）当事人提供的登记申请材料；（5）图纸；（6）其他；（7）备考表。

2、卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。

3、卷内目录编制应符合下列规定:

（1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1个顺序号，不得重复、遗漏；（2）材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；（3）页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；（4）备注应填写需注明的内容。

4、备考表的编制应符合下列规定：

备考表应有立卷人和检查人签字负责，并注明日期

（1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；（2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；（3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。

5、卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。

6、资料编号可采用归档流水号统一制定编号规则。

7、档案整理完成后，需建立档案台账，每个档案盒登记一份目录清单，以档案架为单位打印装订，以备查询。

（二）装订

资料装订应符合下列规定:

1、材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；

2、破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

3、幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际；

4、卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

5、卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为12.5mm；

6、应在材料左侧采用线绳装订；

7、材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；

8、卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。

三、关于档案的入库与保管

（一）入库

1、纸质资料整理装订完毕，宜消毒除尘后入库。

2、纸质资料入库后，宜及时上架，以备查验和利用。

（二）保管

不动产登记资料保管，应符合下列规定：

1、资料库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%；

2、资料库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查；

3、资料库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，资料在任何情况下均应避免阳光直射；

4、资料密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿；

5、应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫；

6、应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过滤装置。

四、关于档案的使用与管理

1、不动产登记档案以电子档案利用为主，原始档案必须在指定场所，有专业档案管理人员在场时方可查阅。

2、查阅、抄录和复制不动产登记档案应当经档案管理机构负责人同意。查询个人不动产档案，需要产权人本人持有效身份证件、或委托人持产权人身份证件及产权人授权的委托书，方可查询；查询单位不动产档案，应由单位法人代表持有效个人身份证件和单位介绍信。查询过程中注意爱护档案，任何单位和个人不得擅自将土地登记资料带离设定的场所。查询人在查询时应当保持土地登记资料的完好，不得对土地登记资料进行圈点、划线、注记、涂改或者拆页，也不得损坏查询设备。查询人可以阅读或者自行抄录土地登记资料。

五、关于档案室的工作制度

（一）不动产登记档案整理人员职责

不动产登记档案由数字化整理扫描人员立卷归档，档案管理机构人员负责指导、监督和检查数字化整理扫描的具体工作。数字化整理工作应细化内部岗位职责标准、作业流程、技术要求、质量控制和人员统筹等方面事项。

1、接收档案工作人员的工作职责

按时接收登记业务部门当天已办结件的档案，并且核对实物档案与移交清册是否相符。

2、数字化整理扫描工作负责人工作职责：（1）熟知《中华人民共和国档案法》、《不动产登记暂行条例》等法律、法规和规章，认真执行不动产登记档案管理规章制度；（2）组织、协调、沟通数字化整理扫描与档案管理机构之间的关系，加强数字化整理扫描人员的管理、业务培训及考核，并及时进行监督、检查；（3）负责指导档案装订、扫描档案等各个环节出现问题的分析、处理及疑难问题呈报工作。

3、档案扫描人员的工作职责（1）将材料按照顺序进行扫描；（2）按照扫描操作的要求，生成的图片材料按要求存放在指定的文件夹下；（3）扫描材料要求图像清晰，色彩真实，没有斑点坏点，图片要正；（4）扫描过程中注意不要损坏档案，扫描后要将材料按照目录顺序摆放好；（5）检查扫描件是否合乎要求，不能有遗漏、错扫、重复扫的现象。

4、档案整理人员的工作职责（1）按规范整理档案，托裱，并排序、编页、编目；（2）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；（3）不得擅自处理和销毁档案材料，对档案中有里外号不相符的情况需要更改时，须进行登记，经档案管理人员批准后方能修改；（4）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失损坏档案材料；（5）严禁吸烟，以确保档案的安全。

5、装订人员的工作职责（1）对已经扫描完成的档案进行装订；（2）案卷装订前要将材料上的金属物剔除干净；（3）