财务单据的管理规范.doc

财务单据管理规范

1.目的

为规范常用财务单据的接收、整理、填制、传递，加强财务单据的管理和财务监督，保障公司经济往来行为符合财务基础管理工作规范和税收征管法律法规的要求，制定本规范。

2.适用范围

各部门通常使用的财务类单据包括：1、法定格式单据。如税务监制票据（发票）、国家规定特殊行业票据（银行、邮电等）、财政监制收据（行政事业收据）、财政监制收据（资金往来收据）；2、非法定格式单据。是为适应不同单位的管理需要，单据格式可以自由设计选定，国家不作统一规范和约束的单据。如财务部门内部自制或从外部购买的费用报销单、差旅费报销单、付款通知书、借款单、发票清单、对账单、普通收款收据等。其它部门业务流转单据，财务部门专用表单、银行支票、汇票等不在本制度规范。

3.部门职责

3.1.财务部：负责制定常用财务单据管理的流程及制度，按要求开具财务单据，并负责对各部门提交的财

务单据进行审核；

3.2.业务部门：包括各职能部门，从外单位第一手接到的发票、收据时应进行初审，必要时在取得单据前

和财务部门沟通，并按照规范向财务部门填报传递财务单据。

4.主要单据用途

4.1.外部来源财务单据

4.2.内部来源财务单据

5.单据总体规范

5.1.单据的内容

5.1.1.主要包括：单据名称；填制单据的日期；填制单据单位的名称或填制人的姓名；经办人的签名或盖

单；接受单据的单位名称；经济业务的内容；数量、单价和金额。

5.1.2.发票必须符合《发票管理办法》和实施细则的规定。

5.2.单据的填制

5.2.1.内容必须填写完整，字迹清晰、工整，手写不得连笔，无涂改、污染，印章清晰可辨。

5.2.2.阿拉伯数字

5.2.2.1.阿拉伯金额数字前面应当书写币种符号或者货币名称简写。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得

留有空白。如金额为952元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥952元。

5.2.2.2.所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，

一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

5.2.3.汉字大写数字

5.2.3.1.大写数字标准写法为：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万等，一律用

正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等代替，不得使用异体字和简化字。

5.2.3.2.已印刷有大写填写栏：应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前

的每一空位上画“X”并用圆圈圈住，在数字是0的位置填写汉字“零”。如金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填写：X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分。

5.2.3.3.未印刷大写填写栏：大写金额数字前未标明货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数

字之间不得留有空白。阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”

字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

5.2.4.凡填有大写和小写金额的原始单据，大写与小写金额必须相符。

5.2.5.凡单据内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

5.2.

6.单据不得涂改、挖补。发现原始单据有错误的，除法定单据外，应当由开出单位重开或者更正，更

正处应当加盖开出单位的公章和个人签章。

6.外部来源单据

6.1.1.从外单位取得的发票、收据必须有填制单位盖章；从个人取得的发票、收据，必须有填制人员的签

名或盖单；

6.1.2.发票上未列清详细品名、数量、单价的（如办公用品一批XXX元）以及各种购买物品的定额发票，

无论金额大小，均必须附有加盖印章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。

6.1.3.采购物料、固定资产的发票、收据、清单、对账单，须有齐全的内部表单为佐证方能结算，另在《采

购付款管理制度》《固定资产管理制度》规范。

6.1.4.对外支付现金，必须有付款的合法依据，即取得收款单位或个人的收款证明以及签字。

6.1.5.预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始单据，不得以汇款回单代替。

6.1.6.从外单位取得的发票、收据如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来票据的号

码、金额和内容等，由本单位财务部负责人和领导批准后，才能代作原始单据。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由本单位财务部负责人和领导批准后，代作原始单据，否则按业务发生日期网上查询价格金额的50%报销。

6.1.

7.单据报账：报账人第一手接到发票、收据时，首先应该按上述要求进行自审，所提供的报账票据必

须符合单据的真实性、准确性、及时性。

6.1.8.所有经济业务均应提供实际的合法票据，原则上只报销符合实际的合法发票、收据（税法规定：除

印有财政监制章的财政收据外，其余收据税前不得扣除）。无法取得实际合法票据，以其他合法票据充抵时，需要事先向财务部说明情况，报账时注明。

6.1.9.如果实际情况确实连其它合法票据充抵也无法取得。取得非正规收据、白条，必须加盖收款单位公