做好水电站工程建设项目档案管理工作

做好水电站工程建设项目档案管理工作

发表时间：2019-01-25T16:00:33.707Z 来源：《知识-力量》2019年4月上作者：段雯鲽

[导读] 水电站工程建设中高质量的完成档案管理工作，是保证工程建设质量的主要方法之一。项目档案管理工作要求得到各参建单位管理层与人员的重视、配合，保证原始生成资料的真实性与全面性

（四川小金川水电开发有限公司，四川省成都市 610041）

摘要：水电站工程建设中高质量的完成档案管理工作，是保证工程建设质量的主要方法之一。项目档案管理工作要求得到各参建单位管理层与人员的重视、配合，保证原始生成资料的真实性与全面性，为水电站档案管理奠定基础。本文联系实际，分析做好水电站建设项目档案管理工作的措施。

关键词：水电站建设；档案管理；业务水平

引言

水电站工程建设项目档案是记录项目建设历史、开展工程建设管理等工作的基本依据。水电站项目档案管理工作开战时，要全面了解各方面信息，选择合适的切入点与方法，提高项目档案管理工作效率与质量，为水电站建设、维护、运行等后续工作提供借鉴与参考。

1、水电站工程建设项目档案管理的必要性

水电站项目建设过程中会产生大量资料，主要包括文件、照片、视频等内容，这也是水电站建设的主要组成部分，一旦出现档案缺损或损坏，都有可能造成项目验收不合格，使得工程建设无法顺利完成，直接阻碍建设验收。

档案收集工作要求收集档案材料要规范、及时、客观、完整，特殊情况除外严禁复制，档案收集是机关人事档案的基础工作。鉴别归档材料内容主要有两方面的工作：一方面是对材料的真实性、完整性、手续是否完备等进行审查，并及时登记并收集补充档案中缺少有关材料；二是审查材料是否属于自己管理，严禁出现不该管而管理或者应该管而不管的现象。目前水电站工程建设档案管理现状不理想，存在领导干部不重视、忽视档案管理工作的问题，或者并未全面收集档案资料，造成档案资料不全面。为了避免出现这些情况，需要相关单位做好档案管理人员的教育培训工作，提高领导干部对档案管理的重视度。合理利用经济合同、绩效考核等手段控制，高效率的完成档案管理工作。

2、水电站工程建设项目档案管理的问题

2.1 建设项目档案管理机制问题

水电站工程档案管理工作内容复杂且专业性强，同时大部分水电站工程内容较多、施工单位多且人员流动性大等特点。要求施工单位、建设单位、监理单位及设计单位之间，做好沟通交流工作，了解彼此情况，避免沟通不畅出现问题。具体到档案管理工作来说，存在管理制度不完善的情况，造成岗位职责划分不清晰，无法约束相关工作，出现无人担责或不配合开展的情况，不利于竣工验收工作的顺利进行。上述各单位普遍存在这类情况，或者并未根据制度开展相关工作，造成档案管理时出现资料不全或不规范的情况，情况严重时出现档案遗失情况。这些情况的存在，直接影响到档案资料的完整性与准确性，不利于档案相关工作的顺利开展。

2.2 建设项目档案人员队伍问题

目前水电站工程建设中普遍存在不重视档案管理工作的问题，使得档案管理方面的人员、资金等存在短缺问题，部分工程甚至并未配备档案管理人员，或是直接选择兼职人员参与到档案管理中，直接影响到建设档案管理质量与效率。少数单位为了节约成本，从内部选择无档案管理知识与经验的然预案进行档案管理，造成档案管理工作质量不理想，不能及时对档案搜集、整理、编辑及管理，也就谈不上提升工作质量。同时，档案人员队伍数量不足，或是素质普遍较低，影响到工作质量的提升。

2.3 监理单位监督职责未落实

水电站工程建设中监理单位发挥着重要作用，既要监理工程质量，还要监督管理档案资料质量。但具体落实时，监理单位往往重视施工技术、施工质量的监监管，忽视监管项目档案管理工作。实际中存在不重视资料形成规范性，影响监管质量；没有及时催促施工单位整理档案，甚至存在移交竣工资料任由施工单位拖延的情况；对于移交的资料档案并未进行全面审核或审核不严，造成建设单位档案室管理的档案资料不全，资料手续不全、盖章不全、资料不到位等情况，影响到后期资料的查阅。

3、水电站工程建设项目档案管理问题的解决措施

3.1 构建完善的项目档案管理制度

建立完善的档案管理制度，对加强档案管理工作有极大影响。企业制定档案管理制度后，还需要对相关人员进行监督和管理，以确保各项管理工作的有效进行，提升工作效率，促进档案管理工作的建设。

提高工作人员对档案管理工作的重视程度，是档案管理工作顺利实行的必要保证。在档案管理工作人员提高对工作重视程度后，档案管理工作的效率会极大提升，进而促进档案管理人员的专业素质。档案管理工作人员的素质提升后，需对管理工作进行明确分工，设置专门档案管理工作的资料收集整理专员，根据的相关管理要求，可以有效提高档案的真实性，完整性和连贯性。制定一套完整的从文件资料的形成、日常管理、收集整编、移交保管等相应的管理制度，并严格贯彻执行，按高标准做好基础资料，严格考核，避免发生材料不规范、文件遗失等现象，从源头上为文件资料的建档打好基础。

3.2 项目档案数字化处理

对于电子类资料的管理，如何提升档案服务成为档案面临的难题。因此转变思想观念，要找到电子资料与传统资料的区别，传统档案要求数量多、种类齐全，但是对于电子资料而言则需要考虑资料的更新速度和需求。档案的管理层应转变管理理念，电子资料成本较低，可以增加电子资料的数量，。电子资料档案管理人员要不断提高自己的服务水平，熟练掌握计算机操作，电子资料借阅查询和资料查询操作，不断提升管理人员电子资料管理能力。

如，根据国家标准和行业要求，不带插图并且文件质量高的档案扫描色彩通常采用黑白模式进行扫描；带有插图、文件质量较差并带有多色文字的档案，采用灰度模式扫描；红头文件盖有红印章，或者有彩色的照片和插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。以图

像的利用效果为准；无论采取哪种色彩模式进行扫描，文件档案的分辨率一般选取大于或等于 200dpi。特殊情况下，如文本小而密、清晰度低等，可适当提高分辨率；当需要使用 OCR 汉字识别时，档案扫描的分辨率应大于 200dpi。

3.3 提高竣工文件质量

档案管理规范化管理过程中，要提高归档文件的质量。实践中部分单位并不重视文件形成质量，仅重视抓档案规范化管理，造成档案管理无法与工程建设同步进行。编制工程文件时选择政治素养高、责任心强、工作细心的同志负责，同时明确归档文件的质量标准。

如，归档文件材料必须是工程建设形成的原件，不得进行随意更改，保证文件真实性与准确性；文件书写工整规范，不能模糊或易褪色；相关责任人亲自签名，手工签名不能有印章、打印、复印等方式取代；工序与表格一一对应，意见与签名一定手写完成，统一完成表头填写；完成水电站项目建设后，竣工图必须真实、准确、清晰，并将建设情况真实面貌与特征准确清晰的反映出来。

4、结语

总之，水电站工程建设项目档案管理工作高质量的完成，是保证建设质量的主要措施。随着社会经济快速发展，档案管理工作性质没变，但产生很多新技术与方法，这给档案管理工作提出新要求。通过各部门有效配合，才能提升项目档案管理工作质量。参考文献

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