公司年会筹办流程

公司年会筹办流程
2011年集团年会的观摩，2012年集团年会的协助，2013年集团年会的副组长，我有幸连续三年参与了集团年会的筹备工作，见证了集团年会一年比一年进步。

一场年会的圆满落幕，背后饱含了全体年会筹备小组人员的心血，以及公司领导的大力支持。

好的经验，好的方法，需要固化方能更好传承。

为了今后的集团年会、各单位的年会办得更好，现把年会筹办流程分享如下： 「1」会前
工作项目 具体要求
1）时间：每年2月上旬前（可根据各单位实际情况确定） 2）要求：根据公司经营情况，确定年会内容（总结会/
表彰/表演/聚餐），确定会议日程，确定年会地点等。

3）流程：起草年会方案——报审——发布年会召开通知
方案通过后编制年会预算表。

预算内容主要包含：奖金（奖励、抽奖）、住宿费、餐费（含酒水）、车费、场地费（含点心、花卉、横幅、其他装饰等）、材料费（证书、牌匾等）。

1）会前两周完成证书、牌匾、横幅等制作； 2）会前两周完成奖品订购； 3）会前一周全部收齐，审核工作汇报PPT ；
4）会前三天确定会议议程、晚会议程并打印；
5）会前两天准备会议签到本/表。

1、方案策划
2、编制预算
3、材料准备
申请颁奖奖金，及其他大额费用。

会前一周完成：
1）统计参会人员、参与抽奖人员名单； 2）统计并安排参会人员住宿。

1）会前两周确定会议、晚会主持人选； 2）要求晚会主持在开始前有不少于3次的排练。

会前两天验收场地，重点检查：
1）设备（网络、电脑、投影、话筒、灯光、音响调试等）
2）舞台装饰、会场桌椅摆放等；
会前一天，专人负责接送参会人员，安排就餐等。

1）会前两天准备会场音乐；
2）会前一周收集表演音乐；
3）坐席安排
4）其他活动安排
年会筹备组长/副组长负责协调各项工作的开展，督促工
作按计划进行。

「2」会中
会中各项工作同时进行，不分先后。

4、费用申请
5、人员统计
7、场地验收 8、人员接待 6、年会主持
9、其他 统筹协调
专人负责全程录影、录像。

专人负责记录会议发言重点，记录会议纪要。

电脑、音响、音乐操作及其他技术支持。

1）茶水、点心及时供应；
2）麦克风传递；
3）灯光、场务（如表演期间负责通知表演人员、提醒发
言人员控制发言时间等）控制；
4）奖金、奖品、奖牌等的管理、发放；
5）礼仪小姐随时候场；
6）保持现场清洁卫生；
7）保证就餐按时进行。

年会筹备组长/副组长负责协调各项工作按计划进行，控
制好会议、晚会时间。

「3」会后
安排其他单位人员返程事宜。

清洁会议场地等。

1）录像剪辑、相片汇总成册；
2）整理会议纪要；
3）编制跟踪表，跟踪年会提出的项目。

统筹协调 会议记录 技术支持 后勤支持
统筹协调
3、资料收集 1、安排返程
2、场地清洁
年会费用汇总结算。

通过各种媒介（公告栏、网站、内刊等）宣传年会相关
报道。

及时召开总结会，总结年会筹办过程中的优点与不足，
作为今后年会筹办的借鉴。

整个年会筹办流程中，重中之重是做好会前工作，会中落实、协调，会后及时总结。

为了明确责任到人，保证年会各项工作按计划进行，建议制作一份详细的节点控制表。

如下图所示：
以此类推其他活动的筹备流程，同样遵循前、中、后，且重点在前的原则。

如公司旅游活动，活动前（方案策划、经费申请、路线选择、旅行社选择、住宿安排、药品准备等）、活动中（随时协调活动正常开展）、活动后（总结）；分享会活动，活动前（主题确认、发布通知、材料收集、审核、时间确定）、中（现场分享）、后（制作回放、总结不足）。

以上是个人的一些经验分享，希望可以给大家在筹备类似活动中一些借鉴。

4、费用结算 5、后续宣传
6、会后总结。