项目例会管理制度

项目例会管理制度

受控标志：受控发行章

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批准/时间：

1.目的

为了有效保证公司项目推进中各项会议的质量和效果，提高会议效率，特制定本制度。

2.范围：

本制度适用于顺荣公司一切与项目管理相关的会议：项目启动会、项目阶段性评审会、项目专题会、项目总结会、项目月度例会等。

3.职责

3.1 在项目开发与推进过程中的所有项目会议（如项目启动会、项目阶段性评审会、项目专题会、项目总结会等），由各项目经理组织并主持；

3.2 项目月度例会由项目部负责人组织召开并主持，各项目经理参与汇报；

3.3 公司的有关职能部门，如生产、质量、采购、工艺、销售、财务、考评组，根据需要参加相关会议。

4.细则

4.1 项目经理最少要提前半个工作日邮件或电话（微信）通知到项目相关成员，要告知会议主题、时间、地点、需参会人员等信息；项目月度例会最少要提前两个工作日邮件通知到相关项目组成员；

4.2 会议设签到表，参会人员务必准时出席会议，若因紧急事务不能出席，需指定顶岗人或部门领导代为出席，并请示项目经理获得同意，未出席且无顶岗人则视为无故缺席，无故缺席者则在考评意见表上扣10分、迟到5分钟以上者扣除5分；

4.3 项目启动会

4.3.1 时间：接到销售部的项目定点通知后3个工作日内；

4.3.2 内容：成立跨部门的项目团队，明确成员职责，确定项目经理、客户和供应商接口人，开始启动项目开发；

4.4 项目阶段性评审会

每月项目经理根据需要召集项目组成员参加项目阶段性评审会，落实该阶段产品的功能、性能、材料和关键配合尺寸以及项目需要的资源与时间进度是否能够满足要求，并对存在的问题罗列清单，责任分配、跟踪整改闭环；

4.5 项目月度例会

4.5.1 时间：每个月的第二周（根据工作任务做适当安排）；

4.5.2 地点：公司二楼大会议室；

4.5.3 参会人员：各职能部门的负责人及相应的项目执行组成员，以及会议通知时通知到的所有人员；

4.5.4 会议主持：项目（副）部长

4.5.5 会议内容：

4.5.5.1 由各项目经理准备汇报材料并进行汇报，内容需包含项目的开发推进情况、产品的功能、性能、材料和关键配合尺寸的验证情况、项目问题闭环情况、项目成员任务完成与表现情况、问题整改存在的困难和所需要的资源等；

4.5.5.2 由项目（副）部长负责汇总各项目组成员的考评情况并进行通报；

4.5.5.3 由各项目问题责任人对该问题点做简短汇报；

4.5.5.4 由各职能部门负责人（副总）对各项目经理的汇报作点评；

4.5.5.5 由总经理对此次项目月度例会作点评；

4.6 会议过程中由主持人做相应的会议记录，会议完成后3个工作日内必须形成会议纪要，签字下发或存档。