文件发放控制管理流程

文件发放控制管理流程

一、本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对外文件的有效控

制。

二、适用范围：适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、业务关联单位、顾客发文、内部执行制度的审批和控制工作。

三、职责

1、各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的

起草和报批工作。责任人：部门负责人。

2、行政人事部负责对公开文件的审核和控制。责任人：行政人事总监

3、公司总裁负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发

文的审批。

四、相关定义

1、对外文件：代表本公司、与本公司产品活动相关的文件。对客户、代理商提供参照标准、要求的文件。

2、旧版文件：即文件修改以前的原稿及复印件。

3、新版文件:经过修改后定稿文件。

4、电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的。

五、相关流程规定

1、文件规定

各部门文件制作人或负责人按照以下格式制订好所需文件后交行政人事部。责任人：部门负责人

基本格式如下：公司LOGO，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，内容用5号宋体字。

行政人事部对文件格式、文件内容规范性进行定稿确认,并对文件进行编号。公司内部发文编号规则：部门名称简拼并大写-XXX。责任部门：行政人事部

将定稿的文件发至各相关部门。责任部门：行政人事部

如有未按规定格式制作的文件，行政人事部不予以收发。

2、文件编制

文件内容编写要求

文件名称编制要求

定稿）

修订定稿）

文件内容确定

由发起部门负责人采用会议或邮件形式对文件内容进行讨论及修改；

3、文件审核

各部门负责人负责本部门起草本部门制度文件审核；行政人事部负责审批。

行政人事部负责公司外发文件审核；总裁负责外发文件审批。

4、文件修订

任何执行中制度、文件执行过程中有需变更条款的，需由提出异议部门人员上报修改意见，并在修改意见批准后执行。

5、文件下发与上报

各部门起草制度由各部门负责人审核后上报。

需外发文件由行政专员上报至总裁审批后外发。

修订后新版本制度、文件由行政专员以PDF格式下发至各部门或相关人员。

6、废止文件处理

公司内各部门（含各地分公司）收到正式定稿文件后，将废止文件删除。

行政专员每个季度统计一次废止文件，并通报各部门。

各部门使用废止文件的给予部门负责人，罚款1000元处罚。

六、此流程自1016年1月1日开始执行。

行政人事部

二0一五年十二月二十四日