档案出入库登记交接制度之令狐文艳创作

档案出入库登记交接制度

令狐文艳

为加强档案资料库的规范管理，确保档案资料的齐全、完整与安全，制定本规定。

一、档案、资料统一存放，由档案室履行保管职责，实行档案室主任统一领导、副主任分管、专人专库负责管理的制度。

二、档案出入库管理

(一)新接收归档的档案，档案室须逐卷并按每卷档案卷内文件目录逐件清点、检查，以卷为单位办理移交手续；调出、归入库的档案，须逐卷并按每卷档案卷内文件目录逐件清点、检查，办理交接手续。在清点、检查中发现卷内有缺件和其他情况，填写“卷内文件材料登记备查表”。

(二)新接收归档的档案，调出库10天以上的档案，外借其他单位的档案，必须由档案室进行杀虫灭菌，方可入库。

(三)档案出入库必须严格履行审批手续，相关手续资料按年度归档保存。

三、库房内部管理

(一)库房内部管理以防尘、防虫、防霉菌、防高温和高湿为主；库房温度必须控制在22℃以下，湿度控制在45％以内。

(二)库房每周保洁一次，主要对库房、通风机房及过渡间地面进行除尘。每月对密集架底部、顶部、侧面、房间角落清洁一次。库房保洁应使用吸尘器、半潮的拖把和抹布，库房内不得用带水拖把、抹布保洁。

(四)每年冬、春季节分别进行虫、霉情况检查，重点是过去生过虫、霉的部分，发现情况及时报告。

(五)每年对档案进行保密检查，重点检查上年度调、归的档案；每两年进行一次全面检查，逐卷清点档案。每年检查结果由库房专管员、分管副主任和主任签章，有关资料存档备查。

四、有关要求

(一)库房管理人员严格遵守档案、资料保管规定和调、归档案的规定；调阅档案、资料必须严格执行档案出入库的有关规定，履行相关手续。

(二)库房走廊要保持整洁，不得堆放杂物；不得将易燃易爆、滋生虫害的物品带入库内；走廊内严禁吸烟；不得在库内随意拉接临时电源线，工作需要时应由有关人员专门处理。

(三)库内消防器材应定期检查完好状况和有效期限，提出更换意见，固定摆放位置。

(四)除工作人员外，无关人员一律不得进入库区。参观者须经领导批准同意，方可进入库区；进入库区须穿鞋套，未经工作人员同意，不得翻阅档案。

(五)离开库房要做到窗闭、门锁、关闭电源。

五、档案资料交接

(一)档案专管人员工作调动、专管人员所管库房调整、库内档案调整，原专管员和新任专管员须以卷为单位清点，办理交接手续，主任和分管副主任为监交人；

(二)部门负责人工作调动，按分管岗位的库房的保密检查结果办理交接手续，主任为监交人；主任工作调动，

以档案资料保密检查结果办理交接手续，分管领导为监交人；

六、对违反本规定造成档案损毁的，按有关规定处理。