企业合同管理几个重要环节中的难点与解决办法

企业合同管理几个重要环节中的难点与解决办法

企业在其生产经营过程中涉及多种类型合同，包括货物贸易类、服务类、知识产权类（如技术服务与技术开发等），从而涉及从合同前期准备到合同谈判以及合同签订履行与结算直至合同终结的整个合同业务流程的诸多控制环节。在合同管理实际工作中，有针对性地抓住重点，深入分析合同管理重要环节中的难点，采取有效的解决办法，对于消除这些难点问题，强化合同管理有着十分重要的作用。现就企业合同管理几个重要环节中的难点进行分析并提出相应的解决办法。

1合同前期准备环节中的难点与解决办法企业对拟进行的合同项目，一般应依据其经济、技术要求，由企业合同主办单位在合同签订前数天、数周，甚至数个月前就进行拟实施合同项目的前期调研论证，进行产品性能或服务特点、市场价格、规格型号、技术参数、对方资质资信、履约能力（包括有无现货、品种数量、规格型号、能否按时交货或有无能力完成相应工作量等等）、技术服务或开发范围及研发能力的考察与调研，全面了解和掌握产品性能、服务特点、研发能力、市场价格、对方按时交货或完成规定工作量的能力等等，力争将各项前期准备工作做到前面。

然而要做到、做好合同前期准备，也是有一定难度的，其难

点就是合同主办单位进行合同前期准备工作的意识或意愿、主动

积极性往往不是太强，甚至有畏难抵触情绪，不愿主动超前地进行

合同项目的前期调研论证，导致涉及合同项目前期准备的许多具体信息不太清楚，如要求他们提供相应的规格型号、详细技术参数、市场价格变动范围与趋势，或服务工作明细工作量，对方资质资信情况（包括

对方的主体资格、相应资质证明、技术条件、商业信誉和履行合同的能力等情况）、[1] 研究范围和研发能力等时，时常会出现的情况是，合同主办单位往往只能提供其中的某些内容和资料，出现所提供产品性能、服务特点或研究范围和研发能力等信息残缺不全，或不够清楚准确，抑或表述不规范等诸多情况。

此时，采取的相应解决办法应是由企业的计划部门和相关职能部门（包括装备、科技管理等职能部门）通过多次、不断地与合同主办单位反复沟通，帮助他们转变思想，努力使其树立起积极进行合同前期准备的工作意识，同时实际指导他们规范填报产品性能、服务特点、研究范围与内容及研发能力等相关信息，督促合同主办单位或与他们一起通过多种方式进行前期市场调研，促使合同主办单位提交规范准确、合乎要求的调研论证资料，做实、做好合同的前期准备工作，从而较好地实现了合同前期准备阶段的目的。

2合同签约依据环节中的难点与解决办法在日常生产经营实践中，企业合同签约依据主要来自于月度采购计划、年度设备大修计划、月度资金预算、年或季度投资计

划、科技项目计划、安全技术措施计划、年度职业健康体检和职业卫生监测计划、具有相应审批权限领导批准的临时采购、维修项目等、其它等等。

对于拟进行的合同项目，应在计划形成前就开始进行调研论证，根据较为成熟的前期调研论证结果，报经企业月度计划会议或预算会议批准，形成企业月度计划与资金预算等。或向上级有关部门上报项目资料，申报相应计划，在被上级有关部门纳入相关计划下达后，再根据这些计划、预算等，进行合同的签订和履行，同时要求合同主办单位的合

同经办人在发起合同时，就必须

在合同管理系统中先行输入合同签约依据。

此环节的难点就是合同经办人在发起合同的准备阶段，合同

管理系统就要求合同经办人输入合同的签约依据，这就给合同经

办人带来了较大的困难，同时也产生了较大的矛盾，表现为由于合同经办人属于企业最基层员工，处于信息末端，通常不掌握、也看不到各种生产经营计划、资金预算等（包括采购计划、维修计划等计划、月度资金预算等），也不知道这些计划、预算等下达到企业的哪些职能部门，甚至连这些签约依据的具体名称都不甚清楚，而在合同管理系统中发起合同时，系统又要求输入合同签约依据，因而合同经办人在输入合同签约依据方面存在较大困难，由此也产生了较大的矛盾，即能够看到各种计划、资金预算等签约依据的人员，往往不需要输入这些信息到合同管理系统中去，而不掌握、也看不到各种计划、资金预算等签约依据，处于信息末端的合同经办人却被要求在合同管理系统中输入这些签约依据，因而合同经办人对此很有情绪。

对于上述情况，相应的解决办法应是采取“合同经办人主动了解，有关部门人员积极告知” 解决方法，来了解和获得作为合同签约依据的各种计划、资金预算等信息。具体来说就是采取合同经办人主动积极地向企业计划、财务、装备、科技等部门及其它有关职能部门、项目主办单位或掌握这些计划、资金预算的相关人员进行了解并获取相应合同项目签约依据的具体内容，同时要求有关职能部门、项目主办单位以及掌握这些计划、资金预算的相关人员积极予以告知，提供相应合同

项目签约依据的详细信息和内容，使合同经办人能够顺利获取签约依据的有关情况和资料，按合同业务管理规定将合同签约依据及时准确地输入到合同管理系统中去。

3合同谈判环节中的难点与解决办法企业内控制度中关于合同谈判规定：“企业应明确合同谈判的适用范围。合同谈判前，合同主办部门应根据需要牵头组织由经济、技术、法律、财务等人员组成的合同谈判小组，拟定谈判方案，…”；“谈判小组应做好谈判记录。…”。

而

实际工作中的难点在于合同谈判往往由企业业务部门而非经济法律部门牵头组织，业务部门往往不太清楚谈判方案和谈判记录的制作，因而出现以下困难和问题：其一是不知道怎么具体制定《谈判方案》，谈判方案中谈判策略的确定，以及全面、明确、具体的合同经济、法律、技术要求应包括哪些关键内容，谈判过程中应注意哪些问题、哪些重要事项不能遗漏等等。其二是不清楚《谈判记录（要）表》中应包括双方哪些重要信息，哪些主要情况或议定事项不可或缺，谈判过程中应对哪些重要事项进行记录，对双方的权利、义务也不甚明?t ，甚至有所疏漏也在所难免。

鉴于实际工作中存在以上困难和问题，要求他们提交谈判方案、谈判记录，他们也很难完整准确地提供，且有较大的畏难抵触情绪，另外他们还认为，按企业内控要求，谈判应有《谈判方案》，这不假，但我们也没见过谈判方案是个什么样子？谈判记录都该记录哪些东西？不知道怎样才能全面、准确地记录谈判内容，觉得只要对方所提供的产品或