中小企业合同管理办法

中小企业合同管理办法

第一条为规范公司的合同管理工作，降低公司经营风险，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关法律、法规，结合本公司实际情况，制定本办法。本办法适用于公司和公司所属子公司。

第二条合同的形式

合同的形式分为口头合同和书面合同，即时清结的小额标的合同可以口头形式订立。标的额超过10万元以上的国内买卖业务应当签订书面合同或取得能证明合同关系的书面文件，如原辅料款支付承诺书、收货凭证等。对于订立后双方同意不再履行的合同，应当签订书面解除协议，以免除可能出现的后患。

第三条合同订立前的要求

在合同订立前，经办业务人员应认真了解对方的主体资格、经营范围、履行能力、商业信誉等情况。订立合同时，如合同相对方授权他人签署合同的，应认真查验相对方签约代表的有关授权证明，确认其签约资格及授权范围，并妥善保存对方提供的证明原件。

第四条合同的内容

合同主要内容应当齐全，特别是对合同编号、标的、价格条款、付款方式、付款时间、交货方式、交货时间、违约责任、纠纷解决方式等内容的表述应当明确。各类合同可参考公司法律部门提供的合同范本。

第五条合同范本的适用

合同范本主要包括：委托代理进口合同范本、委托代理采购合同范本、仓储合同范本、担保书范本。子公司在签订上述四类合同之时，必须严格适用公司范本。而对于国内采购合同，由于采购产品及业务的多样性，其范本仅作参考之用。

对于合同范本中的条款（尤其“纠纷解决方式”等条款），不得随意更改。采用合同范本订立的合同，须经子公司总经理或分管总经理审核后报批；如需对范本的某些条款进行更改，应当征求法律部门的意见。

第六条担保合同的规定

无论是相对方向公司提供担保，还是公司向其他方提供担保，均应签订书面担保合同（或担保书）。由于担保合同的专业性，即使采用公司范本签署，也应当在签署前向公司法律部门征求意见。

第七条合同审批权限

1．外合同的审批

（1）合同标的在30万美元以下的（不含30万美元），由子公司副总经理（含助理）审批；（2）合同标的在30万至50万美元的（不含50万美元），由子公司总经理审批；

（3）合同标的超过50万美元的，由公司总经理审批。

2．国内合同的审批

（1）合同标的在100万元以下的（不含100万元），由子公司副总经理（含助理）审批；

（2）合同标的在100至200万元的（不含200万元），由子公司总经理审批；

（3）合同标的超过200万元的，由公司总经理审批。

第八条合同的会签

以下两类合同，需填写合同会签表（见附件），进行内部会签后才能签订。

1．需公司总经理审批的合同；

2．子公司认为需要会签的合同。

第九条合同的签订

（一）签订方式

具备以下任一种方式，合同即已签订，并具有法律效力。

1．盖公司公章或合同专用章（盖章前应按第七条规定进行审批）。

2．经法定代表人（董事长）签字。

3．经获得授权资格的人员签字（必须有书面授权作为合同附件）。

（二）签订合同时的规范

1．如合同文本有两页或两页以上的，需要盖章的，除需在合同文本最后盖章外，还必须盖骑缝章；需要签字的，应当在每一页上签字。

2．合同文本获得最终审批后，应发至相对方先签字盖章，然后公司在相对方签章的合同文本上盖章。应尽可能避免公司先盖章后将文本交给相对方，由相对方带回签字或盖章的情况。如特殊情况必须由公司先盖章时，应将公司已经盖章的合同文本复印，并要求对方经办人在该复印件上注意明“收到你公司单方签字/盖章原件X份，带回盖章后返回你公司”字样并签署姓名、地点、时间。对方盖章或签字后的合同文本原件应由经办人及时收回。

3．以传真方式签订合同。虽然法律规定可以传真方式签订合同，但由于发生纠纷后传真件很难进行核实，故一般不得以传真方式签署合同，但以下情况例外（以传真方式签订的合同，应当在条件允许的情况下，及时补充合同的原件）。

（1）合同标的不超过10万元人民币，及超过10万人民币的加工合同。

（2）合同的相对方为外商，无法签署原件，但应当保留双方电子邮件记录及合同履行中的相关书面资料作为合同成立的辅助证据。

子公司应当对传真机进行设置，以使收到的传真件上能清楚地显示准确的日期和对方的号码。

4．合同原件一式四份，保管部门、财务部门各持一份，合同相对方持两份。

第十条合同原件的保管

1．需要会签的合同，盖章后原件及合同会签表由公司机要室暂时保管；每满一个月，机要室将上一个月的原件及合同会签表交给相关子公司办公室保管。

2．不需要会签的合同，盖章后原件交子公司业务员，由业务员交由子公司办公室保管。3．业务经办人员应当保留合同复印件，同时应当保留在履行合同中的一切书面传真、确认等资料。在合同履行完毕后，全部资料应当自行存档，以备将来发生纠纷时作为证据之用。子公司办公室应当将合同原件按年度装订并妥善保存。

第十一条本办法自发布之日起执行，由综合业务部负责解释。