文书档案归档操作指引

文书档案归档操作指引

1适用范围

本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。

2 定义

2.1 归档文件

立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。

2.2 归档文件整理

2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。

2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3.整理方法

3.1件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。

3.2 装订

3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。

3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。

3.3分类

3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。

3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。

3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、

来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。

3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档。

3.4排列

3.4.1盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。

3.4.2盒内归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目(部门)内，按事由（问题）结合时间、重要程度排列。

3.4.3没有文件字号的文件，如会议材料、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。

3.4.4同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前，其他文件在后。

3.5 编号与填写归档章

3.5.1为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列顺序，必须在每份归档文件上加盖归档章（即：档号章），由档案部门对归档的每件文件编制室件号、馆件号和盒号并同时填写全宗号、年度、保管期限、机构。

文书档案归档章式样（单位：毫米）

①全宗（号）：即全宗名称代号，集团公司给所属立档单位的全宗编号（详见集团公司独立立档单位档案全宗编号表）。

②年度：指归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元年。

③期限：指归档文件的保管期限，一般划分为永久、30年、10年（详见归档文件保管期限表）。

④机构：指机关内部组织机构名称(或规范化的简称)。

⑤室件号：编号方式为：一个部门、在一个年度、一种保管期限内编

制盒内文件排列顺序号。（PS：脊背填写起止号）

⑥馆件号：指档案进馆时或对超过保管期限的档案进行鉴定销毁后，档案部门根据档案变动情况编制的件号。它反映每份档案在全宗中的最终位置。（PS：脊背填写起止号）

⑦盒号：指档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。它反映全宗上架的排列方式。其编号方法为：在一个全宗内，按一个年度、一种保管期限分别编制盒流水号。

3.5.2归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置。加盖归档章用红色印泥。

3.5.3 无归档章部门档号编写方式为：全宗号—年度·保管期限—机构·类别—流水号。

3.6编目

3.6.1编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。各级机关部门应编制归档文件目录（详见附表2-1）；档案部门在汇总归档文件目录的基础上编制归档目录索引（详见附表2-3）。

3.6.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文编目，来文标题用〔〕表示。归档文件目录著录项包括：机构、盒号、件号、责任者、文件字号、题名、文件日期、张数、电子文件名、备注等项目。

①盒号、件号（同室件号，详见3.5.1-⑤、⑦内容）。

②责任者：文件的制发单位（部门），即文件的发文机关或署名者。联合发文时应将所有责任者都照实抄录。填写责任者时，应使用全称或规范性简称。

③文件字号：文件的发文字号，由机关代字、年度、本年度发文序号组成。转发文件和来文的文件字号如不能在文件字号栏内显示，可在标题后加〔〕注明。

④题名：文件标题。附件、被转发文件的题名及文件字号可加〔〕抄在正文标题(后);文件有副标题的,在正题名能够反映文件内容时,副标题一般无须抄录;文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题，外加〔〕号；有的正本题名不能反映附件内容，可在正本题名后抄录附件题名外加〔〕号。

⑤文件日期：文件形成日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2010年9月9日，填写为2010-09-09。

⑥张数：指每一件归档文件的总张数（来文与复文为一件）文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后，仍按