公司档案管理

档案管理建设

第一章总则

第一条为加强公司综合档案资料的科学管理，使公司档案资料管理规范化、制度化，充分发挥档案资料的作用，更好地为经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《电子公文归档管理暂行办法》等有关规定，结合本公司的实际，制定本规定。

第二条综合档案资料是指公司在日常工作和在开展经营业务、技术管理等各项工作中所形成的具有价值的文字材料、图纸、图表、技术资料、报表、凭证、帐册、照片、录音、录像、电子数据、光盘等。

第三条公司的档案是公司的历史记录，是公司宝贵财富的一部分。为维护档案资料的完整和安全，并便于利用，公司综合档案资料由公司办公室统一管理。

第四条综合档案资料管理工作是公司工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各级领导必须高度重视，并切实加强对综合档案资料管理工作的领导。

第二章档案管理机构和职责

第五条成立公司档案资料综合管理领导小组，由公司分管办公室工作的领导分管，并任组长；公司各部门负责人为领导小组成员。公司档案资料综合管理领导小组下设办公室，公司办公室分管文秘工作的副主任为办公室主任，成员由各部（室）资料（档案）员组成。

其主要职责是：

1、贯彻执行党和国家的档案工作方针、政策、规定、标准、制度和办法。

2、对公司的综合档案资料工作进行指导、协调、监督和检查。

3、组织交流档案工作经验和档案工作人员（含资料员）的培训。

第六条公司办公室下设档案资料室，配备兼职档案员。

其主要职责是：

1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定和公司有关档案资料管理制度。

2、对各部门档案资料的收集、整理、立卷归档工作进行指导和监督。

3、组织对档案资料进行鉴定，按规定的程序及时对到期的档案资料进行销毁或处理。

4、办理档案资料的借阅、阅览，及对公司的档案资料进行汇总统计。

5、对查档人员热情服务，按章办事。

6、贯彻执行党和国家保密、保卫制度，确保档案和机密的安全。

7、组织档案（资料）人员参加各种形式的档案专业培训，不断提高档案人员的业务素质和工作能力。

8、做好档案库房的清洁和安全保卫工作，做到恒温、恒湿、防火、防盗、防虫、防尘、防霉变。

9、按规定定期向有关部门移交公司永久性档案。

第七条公司各部（室）、根据实际情况指定1名以上人员兼任本部门资料（档案）员，负责本部门档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管和移交等工作。为保证档案资料管理工作的正常开展，各部门应保持档案（资料）员的相对稳定。

第八条公司信息中心协助档案室做好电子公文的归档工作以及档案资料的电子化管理工作。

第九条资料（档案）员的工作职责：

1、认真贯彻执行党和国家的有关档案工作的方针、政策和规章制度。

2、热爱资料（档案）工作，努力钻研业务，掌握档案专业知识，不断提高工作水平。

3、制订本部门档案工作计划、管理制度和实施细则。

4、负责对本部门的各种门类和载体的档案资料的收集、整理、立卷和归档工作；负责保管本部门的档案资料，并积极提供档案利用的便利条件。

5、经常向公司档案室反映档案资料管理中存在的问题，按规定定期向公司档案室报送档案资料统计（目录）表，或向公司档案室移交已按要求整理的档案资料。

6、档案管理要规范化、科学化、标准化、系统化，要积极利用现代科学技术手段提高档案资料管理的质量和效率。

7、严格执行档案借阅制度和保密制度，做到不失密，不泄密。

8、对查档人员热情服务，按章办事。

9、做好档案库房的清洁和安全保卫工作，做到恒温、恒湿、防火、防盗、防虫、防尘、防霉变。

第三章综合档案资料的内容

第十条文书档案资料，是公司日常工作（除经营管理、生产技术管理工作）中形成的有保存价值的全部文件材料、声像材料。

第十一条经营管理档案资料，是公司在开展经营管理工作中形成的有保存价值的全部文件材料。

第十二条生产技术管理档案资料，是公司在开展业务管理工作中形成的有保存价值的文件材料。具体包括生产管理、车间管理、技术管理等具体业务工作中形成的文件材料，以及开展质量等认证、培训工作和解决重大技术问题形成的文件材料。

第十三条会计档案资料，包括报表、帐簿、凭证、财务审计报告书等文件材料。

第十四条劳动人事档案资料，包括正式调入公司的员工的档案、员工个人（工作）档案。

第十五条物资档案，是公司形成的有保存价值的房产资料，和公司

购置的单价较高的（属固定资产类）的设备仪器文件材料,包括采购合同、采购发票（可存复印件）、技术图纸、说明书、保修卡等。

第十六条其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。

第四章档案资料的立卷与归档

第十七条根据国家《档案法》第十条规定，对应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向公司档案室或本部门资料（档案）员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第十八条公司各类档案资料的立卷与归档的范围、保管期限参见《公司各类档案资料归档范围及保管期限表》（附后）。

第十九条公司各部门在工作活动中办理完毕且有保存价值的文书材料等都应整理立卷、归档。

第二十条归档材料质量要求

1、归档文书材料的正本、附件和定稿不分离，收进与发出的文件属归档范围的应完整、齐全。

2、文书材料立卷一般应按照年度——机构——问题为主要特征进行立卷，保持文件之间的自然联系，符合整理立卷的原则。

３、归档的文件材料必须准确地反映公司或本部门工作活动的真实历史面貌。

４、归档的文件材料应准确地划分保存价值，分类立卷整理。卷内文件页号、卷内目录、案卷封面、封底备考表应填写清楚；用词准确、简练；案卷装订结实，外表美观。

５、归档的文件材料必须做到线条、字迹、图象清楚，纸质优良，格式统一，书写工整，签发、批阅文件材料要求使用碳素、蓝黑墨水。

第二十一条档案资料立卷归档时间

1、文书档案资料：各类文书档案资料应于次年4月底前完成立卷归档工作。其中，声像档案要求自形成后1个月内由相应部门整理立卷，并移交公司档案室归档，凡归档的照片、底片、录音带、光盘等必须配备文字说明活动内容、时间、地点、人物（职务）、摄录者姓名等。

2、经营管理档案资料：按类别分别进行整理立卷,在次年4月份前完成立卷归档工作。其中，对于已经履行完毕的经济合同，应将属于归档范围的合同文件资料收集齐全，按要求整理立卷，确定保管期限，经部门负责人审查后，于次年4月底前编造合同档案全年目录。

3、生产技术管理档案资料：在3个月内整理归档；对年度上交给公司的整个生产管理、技术管理、设计管理等档案资料（指某年度完成的所有资料）在次年4月份前完成整理归档工作。

4、会计档案资料：按会计档案管理制度，由财务部门整理立卷，装订成册，编制档案目录一式三份。