如何做好电子文档管理

如何做好电子文档管理

作者：王新良

来源：《青年时代》2017年第07期

电子文件的分类与甄别在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。

那么，我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。查找网上文件，更不可以盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密，有些内容不允许部人员知悉，有些可有偿利用。对于这一部分文件，一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。所以，对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。

电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时，也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改，这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉或经济权益，甚至引起法律纠纷。这样，我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔者认为，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码。同样，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才能作为凭证或依据使用。

电子文件的鉴定与归档电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制發单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号，以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责。