秘书工作的“三化”(规范化,制度化,科学化)之我见---刘丽(定稿)讲解

学号：0840530003安徽冶金科技职业学院Anhui Vocational College of Metallurgy and Technology毕业设计（论文）题目：秘书工作的“三化”（规范化，制度化，科学化）之我见姓名刘丽年级 08文秘系别经济管理系专业文秘指导教师张骏完成时间 2010-12论文目录摘要 (3)关键词 (3)绪论 (5)一、三化（规范化、制度化、科学化）对秘书工作的重要意义 (5)二、科学认识秘书行为规范是秘书工作规范化的前提 (6)（一）什么是规范以及规范的意义（二）秘书的宏观行为规范（三）秘书的微观行为规范三、遵守制度并健全制度是秘书工作制度化的基础 (9)（一）制度的重要性（二）秘书工作制度化的要求四、让科学性渗透到秘书工作中去 (11)（一）秘书工作科学化的含义（二）现代秘书工作现状及存在的问题（三）实现秘书工作科学化的途径（四）秘书工作科学化的具体运用结束语 (14)参考文献 (15)秘书工作的三化（规范化、制度化、科学化）之我见【摘要】秘书工作是作为秘书人员和秘书机构所要进行的各项具体事务的总称，它以秘书人员和秘书机构为基础，在此基础上对具体事项的处理。

本文围绕秘书在处理日常工作中应该注意的几点要求展开，分别论述了秘书工作的“三化”，即规范化、制度化、科学化。

阐述了“三化”的内容、重要性以及如何做到“三化”，从而提高秘书工作的质量和效率，旨在为以后从事秘书工作提供有益帮助。

【关键词】秘书工作规范化制度化科学化My View on Secretary Job’s StandardizedSystematic and ScientificAbstract：Secretary job is as a secretary personal and secretary institution of various specific affairs .It is very important .This paper focus on secretarial work requirements in processing daily work which should be paid much attention to and expounds the secretary work “three”that is standardized systematic and scientific ,the content and importance of“three”and how to do “three”. So as to improve the quality and efficiency of work as a secretary .Aiming at providing useful help to secretarial work in the future.Keywords: secretary job，standardized，systematic，scientific绪论秘书工作作为一种社会职业，其主要内容是指秘书工作的本身不能脱离它所服务的领导而独立存在，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里。

它要以领导的意图为转移，随时正确地领会和掌握领导的工作意图，严格按照领导的指示和意图办事，通过自己的调查研究去辅助领导工作，贯彻领导意图。

时代在发展，社会在进步，秘书工作会不断出现新的问题。

要适应新时期新情况，就必须努力提高秘书工作水平。

当前秘书工作规范化、制度化、科学化的建立健全是秘书工作首要解决的问题。

一、三化（规范化、制度化、科学化）对秘书工作的重要意义秘书工作是领导工作的补充和延伸，它要严格按照领导的指示和意图办事，通过自己的调查研究为领导决策提供信息、参谋建议，撰写公文、协调处事、接访交流，去辅助领导工作，贯彻领导意图。

实现秘书工作目标的方法有很多种，但是各种各样的工作方法可以用“三化”来概括，即规范化、制度化、科学化。

要做好秘书工作，必须在规范化、制度化、科学化上下功夫。

“三化”中，科学化是基础，制度化是保证，规范化是目标。

秘书工作要达到优质、及时、高效、安全就需要认真研究探索秘书工作的规律，使之有统一的标准和行为规范，还需要建立并完善必要的制度，使各项工作有章可循。

同时还要用科学的思想来指导秘书工作的每一个环节，以提高工作效率，最终使秘书工作达到规范化、制度化、科学化三者的统一。

二、科学认识秘书行为规范是秘书工作规范化的前提（一）什么是规范以及规范的意义规范到底是什么？规范究竟为了什么？认为规范主要体现为令行禁止、中规中矩，是对行为主体自由的限制和约束，无疑是对“规范”一词最直观的印象和体验，这只是其客观的一面，并非规范实质意义的全部。

事实上“规范”表现为一线及反面的实行和价值：首先，以静态文字形式对各项工作方向和目标的动态指引，以及各级秘书部门应该怎样，不应该怎样，从而确保每一个体的工作着力点符合本体系整体既定目标。

其次，成熟、完善的规范往往是历经实践反复检验之后对某项工作规律性认识的固定和升华，是成功精简的外化形式，是合理工作机制和良好工作状态的显著标识，反映着单位的业务水平、管理状态以及秘书工作者的精神风貌。

基于这一认识，规范化无一例外地成为了先进集体的一贯追求和必由之路。

（二）秘书的宏观行为规范秘书的宏观行为规范是指秘书在履行职责过程中职业道德的外在体现与自然流露，表现为综合性精神风貌与处事风范，包括形象规范、气质规范、行为举止规范等等。

1.尽职尽责，小中见大尽职尽责对于政务秘书而言，就是要政治坚定、勤政为民；对于商务秘书来说，则是要忠于国家、忠于企业。

在工作时间不得擅离职守，不做与本职工作无关的事，对于秘书来说是最低层次的行为规范要求。

要创造性完成工作，需要近乎完美的恪尽职守的职业行为。

细节决定成败，秘书工作无小事，一件小事往往能折射出秘书对职业的全部理解，能反映出秘书的精神风貌。

我们在职业道德中讲述的是总体原则，具体到秘书的职业生涯中就是对大大小小、一件件具体工作事项的处理。

组织系统内外、社会公众不一定对秘书的具体职业行为作系统考察，但他们能从对一件件具体小事的处理中分析和判断秘书行为的功过得失。

所以秘书处理每一件事情都应该做到及时、认真，才能当好上司的助手和参谋。

2.热忱有礼，拒绝有法作为单位的代言人，秘书是一级组织的“窗口”。

因此要求秘书有良好的行为举止、形象气质和服务规范。

在服务过程中做到热忱服务、平等待人、以礼待人。

职场对秘书行为举止有约定成俗的规范和准则，秘书经常会遇到某些不正当的要求，即使人情难却，也必须拒绝。

为此秘书要掌握必要的拒绝艺术与规范，表达时语言婉转，态度和善，面带微笑，让对方了解你的真诚。

3.低调内敛，内外有别职业秘书是依附性角色，这种依附性体现在组织系统的职业活动中。

从人格上来看，职业秘书应保持人格独立性，在人格上职业秘书与上司是平等的。

秘书不能迷失人格自我，要维持正直的心性，以诚待人，与人为善，以获得各个层面的尊重与信赖。

低调处事是传统秘书的基本行为准则，不张扬、不追求轰动效应从一定角度反映了秘书职业的基本行为规范和行为特征。

保密工作既是职业道德的要求，也是行为规范的具体内容，职业秘书要严格遵守保密法律法规，自觉遵守保密制度，做到内外有别、收放有度。

在外企工作的秘书必须遵守外事纪律，维护国格、人格尊严，严守国家秘密，同一切危害国家利益的言行作斗争。

（三）秘书的微观行为规范从微观上讲，秘书行为规范是对秘书从事某项业务活动的具体要求，下面就办事和办会两方面谈谈我的看法。

1.办事过程中的行为规范根据事务工作的类型来看，此类规范包括办公室日常事务操作规范、参谋咨询工作规范、沟通工作规范、协调工作规范、公关活动策划规范、调研工作规范、信息工作规范、信访工作规范、检查督办工作规范和现代办公设备操作规范等。

那么秘书如何实现办事过程中的行为规范呢？首先，要培养秘书的社交能力。

秘书每天都要接触各种人，所以只有善于交往才能使人容易接近，也容易被人信赖，办事的成功率才会得到提高。

这就要求秘书对工作接触对象有准确的认识和态度，准确判断他是什么人，来办什么事；根据判断决定采取什么态度，或接待，或挡驾。

其次，要培养秘书的理解领会能力。

理解领会能力是高效办事的前提。

全面正确地理解领会领导的意图才能将事情办好。

最后，要有应变能力。

“计划赶不上变化”，在工作过程中有时会出现一些突发性意外事件，打乱了原有方案，此时秘书若要死守条条框框，结果必然失败。

必须把原则性和灵活性相结合，遇到突发性危机又联系不上领导或得不到领导批示时，就要求秘书审时度势，处变不惊，随机应变，在短时间内拿出对策。

2.办会过程中的行为规范根据会务工作展开的过程可分为会前筹备工作规范、会议组织运行规范和会后总结评估规范。

会前筹备规范又可分为议题拟订规范、议程组织规范、日程编制规范、会址选择规范、会议文书准备规范、会议代表接送规范、会场布置规范、议事规程规范、经费使用核算规范、会前组织协调规范、会前检查规范、会议信息收集与发布规范等。

作为一名出色的秘书，在组织会议过程中，不仅要在会议前做好准备工作，在会议进行的时候以及会议结束以后，仍要细心做好每一项具体安排。

在会议之前，秘书要确定会议名称、布置会场、确定与会名单、确定会议日程议程、发出会议通知等等会前准备工作。

在会议期间，秘书要做好会议记录与简报编发工作，同时，秘书应当督促和协助服务人员做好服务工作，如维持会场秩序，为会场内人员提供开水、饮料以及其他服务工作。

在会议结束以后，秘书人员要做好与会人员离会的送行工作，清理会场，编写会议纪要并做好会议总结工作。

只有这样才能让会议圆满成功地召开。

三、遵守制度并健全制度是秘书工作制度化的基础（一）制度的重要性规章制度明确规定了应该做什么，不应该做什么。

它是人们的行为准则，一经生效，有关单位或个人就必须严格遵守或遵照执行。

如果违反有关条款，就要受到相应的处罚。

规章制度的使用范围极其广泛，大至国家机关、社会团体、各行业、各系统，小至单位、部门、班组，它是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。

因此，规章制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。

规章制度规范了秘书日常工作管理，严肃工作纪律，提高工作质量和工作效率，保证秘书处各项日常工作的顺利开展。

（二）秘书工作制度化的要求1.秘书工作要遵守保密制度遵守保密法规制度是涉密人员的政治素质和职业道德要求，也是涉密人员必须履行的义务和应尽的责任。

保密工作是各单位各部门办公室文秘工作的重要内容，也是办公室的重要管理职能之一，对于涉外部门来说，保密工作尤为重要，所以秘书人员必须严格按照保密制度工作。