第四节应收款管理系统日常业务处理

第四节应收款管理系统日常业务处理

一、应收单据处理

应收单据处理指企业进行单据录入和单据管理的工作。通过单据录入和单据管理，可记录各种应收业务单据的内容，查阅各种应收业务单据，完成应收业务管理的日常工作。如果同时使用应收款管理系统和销售管理系统，则发票和代垫费用产生的应收单据由销售系统录入，在应收款管理系统可以对这些单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等功能。此时，在应收款管理系统需要录入的单据仅限于应收单。如果没有使用销售管理系统，则各类发票和应收单均应在应收款管理系统录入。

(一)应收单据录入

应收单的实质是一张凭证，用于记录销售业务之外所发生的各种其他应收业务。应收单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目为核算该客户所欠款项的一个科目。应收单表头科目必须是应收系统的受控科目。应收单表体信息可以不输入，不输入的情况下点击保存按钮系统会自动形成一条方向相反、金额相等的记录。表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。当输入了表体内容后，表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。

操作要点：

在目录区树型列表中选择“日常处理/应收单据处理/应收单据录入”，选择单据类别及方向，确认后进入应收单据处理界面。点击〖增加〗按钮，则可新增应收单据。输入各个栏目信息后，点击〖保存〗按钮将其保存。

(二)应收单据审核

操作要点：

1.方法之一，

在“应收单据录入”主界面，可通过〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗按钮查找所需要审核的单据，也可通过〖定位〗按钮，查询需要审核的单据，找到后，点击〖审核〗按钮审核单据。如果正在查看某张单据，则可以直接单击〖审核〗图标将当前单据审核。

2.方法之二，

在目录区树型列表中选择“日常处理/应收单据处理/应收单据审核”，系统弹出“单据过滤条件”对话框，系统默认为全部未审核单据。若点击〖批审〗按钮，系统将对选定范围的单据进行成批审核并在完成后提示“本次审核成功发票X 张，本次审核成功应收单X张”；若点击〖确认〗按钮，则进入“应收单据列表”界面，手工选择单据进行审核，可点击〖全选〗按钮选定单据，然后点击〖审核〗按钮，系统进行审核并提供审核情况报告，如图8-21所示。

图8-21应收单据审核

友情提示：

1.当选项中设置审核日期的依据为单据日期时，若发现该单据日期所在会计月已经结账，则系统将提示不能审核该单据，除非修改审核方式为业务日期。

2.不能在已结账月份中进行审核及弃审处理。已经审核过的单据不能进行重复审核；未经审核的单据不能进行弃审处理。已经做过后续处理（如核销、转账、坏账、汇兑损益等）的单据不能进行弃审处理。

(三)应收单据复制

若新增的单据与已录入单据相似，可通过单据复制功能，提高单据录入的效率。在“应收单据录入”主界面，查找到被复制单据，点击〖复制〗按钮，即可将当前界面的单据复制到新增单据上，在新增单据上修改相关栏目后再将其保存。

(四)应收单据修改

在“应收单据录入”主界面，查找到所需要修改的单据后，点击〖修改〗按钮进行修改。修改完成后，按〖保存〗按钮，即可保存当前修改结果。

友情提示：

1.单据的名称和类型不能进行修改，已经审核过的单据不允许修改。

2.若修改的客户有封存标志，则系统将提示不能保存当前的修改内容。

(五)应收单据删除

在“应收单据录入”主界面，查找到需要删除的单据，点击〖删除〗按钮。如果正在查看某张单据，则可以直接单击〖删除〗图标将当前单据删除。

友情提示：

1.从销售管理系统中传入的单据不允许删除。

2.已经审核过的单据不允许删除。

二、收款单据处理

收款单据处理主要是对结算单据进行管理，包括收款单、付款单的录入、审核。

应收款管理系统的收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。其中应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、付款单进行核销勾对。在一张收款单中，若选择表体记录的款项类型为应收款，则该款项性质为冲销应收款；若选择表体记录的款项类型为预收款，则该款项用途为形成预收款；若选择表体记录的款项类型为其他费用，则该款项用途为其他费用。录入收款单时需要指定其款项用途，如果同一张收款单包含不同用途的款项，应在表体记录中分行显示。对于不同的用途的款项，系统提供的后续业务处理不同。对于冲销应收账款，以及形成预收款的款项，需要进行核销处理，即将收款单与其对应的销售发票或应收单进行核销勾对，进行冲销客户债务的处理。对于其他费用用途的款项则不需要进行核销。若一张收款单中，表头客户与表体客户不同，则视表体客户的款项为代付款。

应收款管理系统的付款单用来记录发生销售退货时，企业开具的退付给客户的款项。录入付款单时需要指明付款单是应收款项退回、预收款退回、还是其他费用退回。付款单可与应收、预收性质的收款单、红字应收单、红字发票进行核销。收款单据填列要诀：

1.新增单据时，若输入了客户，则与客户相关的内容均系统将自动带出，如客户的银行名称、银行账号等信息。

2.表头中必须录入的项目有：客户、单据日期、单据编码、结算方式、币种、金额，当币种为外币时，汇率也必须输入。表体中必须输入的项目有：款项类型、客户、金额。

3.输入完表头数据后直接点击保存按钮或者点击表体空白处系统应该自动将表头信息带入表体中。

4.款项类型必须在“应收款”、“预收款”、“其他费用”中选择一种，缺省选择应收款。缺省情况下，新增的表体记录其款项类型为应收款，客户名称均自动带出表头的内容，但可以修改，若修改了表体的客户信息，则系统自动将该结算单作为代付款处理。

5.款项类型为应收款、预收款时，表体中对应输入的冲销科目必须本系统的受控科目；款项类型为其他费用时，表体中对应输入的冲销科目不能是应收系统的受控科目。

6.表体本币金额=表体金额*表头汇率，输入原币金额时自动计算本币金额，修改本币金额时自动反算金额。