船舶管理公司体系办工作交流
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船舶管理公司体系办 工作交流
舟山和昌船舶管理有限公司
黄剑兰
2010年11月
体系办主要工作
联系主管机关
其他日常工作
一、联系主管机关
公司审核
船舶审核 其他申报材料
审核报告、不符合验证及其他
向航管所报备
（一）公司审核
• 公司的初次审核 • 公司的年度审核 • 公司的换证审核 • 公司的跟踪审核
D、公司的跟踪审核
1、跟踪审核的申请报告
2、关于上一次审核不符合项纠正情况的说明 3、公司管理复查报告
4、船舶清单。
备注：跟踪审核申请在审核发证机构指定期限内提出。
E、公司的临时审核
1、安全管理手册 2、安全管理体系文件清单 3、6个月内实施满足《国际安全管理规则》或《国内安全管
理规则》全部要求的安全管理体系的计划
②方式：
自选内容与安排内容相结合、部门自学与集中授课形 相结合、内审员培训内容。
2、培训计划的落实
几个要求： 培训与书面考核相结合的形式。 部门自学的月份提醒各个部门负责人做好部门自 学记录。 如果有即将生效的修改文件，应一起学习考试。 集中培训的培训记录及试卷保存在体系办，部门 自学记录保存各自部门。（根据公司体系文件规 定而定） 另：组织内审员进行培训考试。
• 公司的临时审核
• 公司的附加审核
A、公司的初次审核
1、安全管理手册 2、安全管理体系文件清单 3、安全管理体系有效性评价报告 4、船舶清单 5、初次审核申请报告； 6、企业法人营业执照复印件 7、水路运输许可（服务）证复印件 （筹批件复印件） 8、船舶国籍证书
备注：安全管理体系已在公司岸上及相关船种的至少1艘 船上运行3个月。
（二）船舶审核
• 船舶的初次审核
• 船舶的中间审核 • 船舶的换证审核 • 船舶的临时审核
A、船舶的初次审核
1、与该船有关的安全管理体系文件清单 2、安全管理体系在船上运行以来的有效性评 价或管理复查的报告 3、船舶初次审核申请报告 4、船舶清单； 5、船舶国籍证书复印件。
备注：安全管理体系已在本船运行至少3个月；若属管理船舶， 管理协议有效期未到，可不必提供安全管理协议。
B、船舶的中间审核
1、上次审核以来公司为该船所做的安全管理体系文件 修改的情况说明（如有） 2、安全管理体系在该船运行的有效性评价或管理复查 的报告 3、船舶中间审核申请报告 4、船舶清单 5、船舶国籍证书复印件
备注：若属管理船舶，管理协议有效期未到，可不必提供 安全管理协议。中间审核申请在该船的“安全管理证书” 签发后第23个月至第30个月之间提出。
4、船舶清单 5、工商营业执照复印件 6、水路运输许可批件复印件。
F、公司的附加审核
不需要申报材料，但公司需准备汇报材料。 需要注意的是：根据有关规定，浙江局需在 每月21日前，汇总辖区航运公司及船舶的审 核申请，制定下月度的《SMS审核月度计划 表》，并上报浙江局审核办。国际公司计划则 需提前每月18日前上报。为不影响审核工作， 在提出公司和船舶审核申请时，注意不要超过 以上期限。
A、增发DOC副本申请
1、增发DOC副本的申请 2、船舶清单 3、船舶管理协议、船东报告书、公司报告书 4、国籍证书复印件/所有权证书/光船租赁证明 5、DOC复印件 6、公司水路运输服务许可证复印件 7、最近一年安全管理状况+体系内外船舶清单
B、临时SMC展期申请
1、临时SMC证书的展期申请 2、临时SMC证书展期的原因说明 3、原临时SMC、DOC副本复印件 4、船舶管理协议、船东报告书、公司报告书 5、公司体系内船舶清单 6、国籍证书
D、船舶的临时审核
1、与该船有关的安全管理体系文件清单； 2、公司在3个月内对该船实施内部审核的计划； 3、船舶临时审核申请； 4、船舶国籍证书复印件； 5、船舶清单；
备注：若属管理船舶，管理协议有效期未到，可不必 提供安全管理协议。
（三）其他申报材料
• 增发DOC副本申请
• 临时SMC展期申请 • SMS相关证书变更申请 • SMS相关证书补发申请
三、《国内船舶管理企业代管船舶情况备案表》
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二、体系办其他日常工作
培训
内审 其他
（一）、培训
1、年度培训计划的制订
2、培训计划的落实 3、培训总结
1、年度培训计划的制订
• 船舶 • 岸基
①内容：
公司体系文件、季节性培训项目、强制性规定、主管 部门的相关材料与公司体系文件相结合（航运公司体系文 件编写指南、内审员培训教材等）。
符合SMS相关证书补发的两个申请条件：
SMS相关证书丢失、灭失或
SMS相关证书破损（已影响证书有效性的辩认）
（四）审核报告、不符合验证及其他
1、审核报告 2、不符合验证 3、证书复印件 4、船舶管理协议 5、《航运公司安全管理体系信息报告表》（一）（二）
（五）向航管所报备
一、《国内船舶管理企业基本情况变动备案表》 二、《国内船舶管理企业主要管理人员变动情况备 案表》
百度文库、SMS相关证书变更申请
1、变更SMS相关证书的申请
2、引起需要变更SMS相关证书情况说明和客观证据 3、船舶清单
备注：符合SMS相关证书变更的申请条件： 1、公司名称、地址等情况的变更； 2、船舶名称、吨位、载客定额等情况的变更。
D、SMS相关证书补发申请
1、补发SMS相关证书的申请 2、引起需要补发SMS相关证书情况说明和客观证据 3、破损的证书（若有） 4、公司体系内船舶清单
C、船舶的换证审核
1、与该船有关的安全管理体系文件清单 2、安全管理体系在该船运行的最新有效性评价或管理复 查的报告 3、公司对原安全管理体系与该船有关的文件修改的说明 4、换证审核的申请报告 5、船舶国籍证书复印件 6、船舶清单
备注：换证审核申请在该船的“安全管理证书”有效期届 满前3-6个月提出。
B、公司的年度审核
1、上次审核以来对安全管理体系的修改情况说明
2、上次审核以来公司实施的安全管理体系有效性评价或
管理复查的报告
3、船舶清单
4、年度审核申请报告
备注：年度审核申请在“符合证明”周年日之前3个半月内提 出
C、公司的换证审核
1、最新版的安全管理手册 2、对原安全管理体系的修改说明（如有） 3、安全管理体系文件清单 4、最新的安全管理体系有效性评价报告或管理复查报告 5、船舶管理协议（如管理其它公司所属的船舶） 6、船舶清单 7、换证审核申请报告 8、DOC证书复印件 9、船舶国籍证书复印件 备注：换证审核申请在“符合证明”有效期届满前3-6个 月内提出。
舟山和昌船舶管理有限公司
黄剑兰
2010年11月
体系办主要工作
联系主管机关
其他日常工作
一、联系主管机关
公司审核
船舶审核 其他申报材料
审核报告、不符合验证及其他
向航管所报备
（一）公司审核
• 公司的初次审核 • 公司的年度审核 • 公司的换证审核 • 公司的跟踪审核
D、公司的跟踪审核
1、跟踪审核的申请报告
2、关于上一次审核不符合项纠正情况的说明 3、公司管理复查报告
4、船舶清单。
备注：跟踪审核申请在审核发证机构指定期限内提出。
E、公司的临时审核
1、安全管理手册 2、安全管理体系文件清单 3、6个月内实施满足《国际安全管理规则》或《国内安全管
理规则》全部要求的安全管理体系的计划
②方式：
自选内容与安排内容相结合、部门自学与集中授课形 相结合、内审员培训内容。
2、培训计划的落实
几个要求： 培训与书面考核相结合的形式。 部门自学的月份提醒各个部门负责人做好部门自 学记录。 如果有即将生效的修改文件，应一起学习考试。 集中培训的培训记录及试卷保存在体系办，部门 自学记录保存各自部门。（根据公司体系文件规 定而定） 另：组织内审员进行培训考试。
• 公司的临时审核
• 公司的附加审核
A、公司的初次审核
1、安全管理手册 2、安全管理体系文件清单 3、安全管理体系有效性评价报告 4、船舶清单 5、初次审核申请报告； 6、企业法人营业执照复印件 7、水路运输许可（服务）证复印件 （筹批件复印件） 8、船舶国籍证书
备注：安全管理体系已在公司岸上及相关船种的至少1艘 船上运行3个月。
（二）船舶审核
• 船舶的初次审核
• 船舶的中间审核 • 船舶的换证审核 • 船舶的临时审核
A、船舶的初次审核
1、与该船有关的安全管理体系文件清单 2、安全管理体系在船上运行以来的有效性评 价或管理复查的报告 3、船舶初次审核申请报告 4、船舶清单； 5、船舶国籍证书复印件。
备注：安全管理体系已在本船运行至少3个月；若属管理船舶， 管理协议有效期未到，可不必提供安全管理协议。
B、船舶的中间审核
1、上次审核以来公司为该船所做的安全管理体系文件 修改的情况说明（如有） 2、安全管理体系在该船运行的有效性评价或管理复查 的报告 3、船舶中间审核申请报告 4、船舶清单 5、船舶国籍证书复印件
备注：若属管理船舶，管理协议有效期未到，可不必提供 安全管理协议。中间审核申请在该船的“安全管理证书” 签发后第23个月至第30个月之间提出。
4、船舶清单 5、工商营业执照复印件 6、水路运输许可批件复印件。
F、公司的附加审核
不需要申报材料，但公司需准备汇报材料。 需要注意的是：根据有关规定，浙江局需在 每月21日前，汇总辖区航运公司及船舶的审 核申请，制定下月度的《SMS审核月度计划 表》，并上报浙江局审核办。国际公司计划则 需提前每月18日前上报。为不影响审核工作， 在提出公司和船舶审核申请时，注意不要超过 以上期限。
A、增发DOC副本申请
1、增发DOC副本的申请 2、船舶清单 3、船舶管理协议、船东报告书、公司报告书 4、国籍证书复印件/所有权证书/光船租赁证明 5、DOC复印件 6、公司水路运输服务许可证复印件 7、最近一年安全管理状况+体系内外船舶清单
B、临时SMC展期申请
1、临时SMC证书的展期申请 2、临时SMC证书展期的原因说明 3、原临时SMC、DOC副本复印件 4、船舶管理协议、船东报告书、公司报告书 5、公司体系内船舶清单 6、国籍证书
D、船舶的临时审核
1、与该船有关的安全管理体系文件清单； 2、公司在3个月内对该船实施内部审核的计划； 3、船舶临时审核申请； 4、船舶国籍证书复印件； 5、船舶清单；
备注：若属管理船舶，管理协议有效期未到，可不必 提供安全管理协议。
（三）其他申报材料
• 增发DOC副本申请
• 临时SMC展期申请 • SMS相关证书变更申请 • SMS相关证书补发申请
三、《国内船舶管理企业代管船舶情况备案表》
返回
二、体系办其他日常工作
培训
内审 其他
（一）、培训
1、年度培训计划的制订
2、培训计划的落实 3、培训总结
1、年度培训计划的制订
• 船舶 • 岸基
①内容：
公司体系文件、季节性培训项目、强制性规定、主管 部门的相关材料与公司体系文件相结合（航运公司体系文 件编写指南、内审员培训教材等）。
符合SMS相关证书补发的两个申请条件：
SMS相关证书丢失、灭失或
SMS相关证书破损（已影响证书有效性的辩认）
（四）审核报告、不符合验证及其他
1、审核报告 2、不符合验证 3、证书复印件 4、船舶管理协议 5、《航运公司安全管理体系信息报告表》（一）（二）
（五）向航管所报备
一、《国内船舶管理企业基本情况变动备案表》 二、《国内船舶管理企业主要管理人员变动情况备 案表》
百度文库、SMS相关证书变更申请
1、变更SMS相关证书的申请
2、引起需要变更SMS相关证书情况说明和客观证据 3、船舶清单
备注：符合SMS相关证书变更的申请条件： 1、公司名称、地址等情况的变更； 2、船舶名称、吨位、载客定额等情况的变更。
D、SMS相关证书补发申请
1、补发SMS相关证书的申请 2、引起需要补发SMS相关证书情况说明和客观证据 3、破损的证书（若有） 4、公司体系内船舶清单
C、船舶的换证审核
1、与该船有关的安全管理体系文件清单 2、安全管理体系在该船运行的最新有效性评价或管理复 查的报告 3、公司对原安全管理体系与该船有关的文件修改的说明 4、换证审核的申请报告 5、船舶国籍证书复印件 6、船舶清单
备注：换证审核申请在该船的“安全管理证书”有效期届 满前3-6个月提出。
B、公司的年度审核
1、上次审核以来对安全管理体系的修改情况说明
2、上次审核以来公司实施的安全管理体系有效性评价或
管理复查的报告
3、船舶清单
4、年度审核申请报告
备注：年度审核申请在“符合证明”周年日之前3个半月内提 出
C、公司的换证审核
1、最新版的安全管理手册 2、对原安全管理体系的修改说明（如有） 3、安全管理体系文件清单 4、最新的安全管理体系有效性评价报告或管理复查报告 5、船舶管理协议（如管理其它公司所属的船舶） 6、船舶清单 7、换证审核申请报告 8、DOC证书复印件 9、船舶国籍证书复印件 备注：换证审核申请在“符合证明”有效期届满前3-6个 月内提出。